Calcular con Excel horas trabajadas con intervalos

Una consulta frecuente es cómo calcular con Excel las horas trabajadas en un lapso determinado, tomando en cuenta sólo los días hábiles y las horas de trabajo.

Por ejemplo, cuantas horas de trabajo hay desde el 29/09/2010 hasta el 01/10/2010, tomando en cuenta que la jornada de trabajo es de 08:00 a 17:00.

Excel nos permite hacer el cálculo con relativa facilidad si tomamos en cuenta ciertos detalles.
En nuestro ejemplo, el total trabajado es 90 horas que calculamos con esta fórmula

=DIAS.LAB(B1,B2)*(B4-B3)

En nuestra fórmula usamos DIAS.LAB para calcular los días hábiles entre la fecha inicial y la final. DIAS.LAB no toma en cuenta los sábados y domingos. Las horas trabajadas cada día las calculamos fácilmente como la diferencia entre la hora de cierre y la de comienzo.

Un detalle importante es que la celda que muestra el total de horas (B5) debe tener el formato [hh]:mm

Una situación distinta es cuando el turno de trabajo concluye al día siguiente. Por ejemplo, un turno que empieza a las 22:00 y termina a las 06:00

Recordemos que Excel no puede calcular diferencias de horas negativas.

Modificamos nuestra fórmula para que también pueda calcular las horas en casos como ese

=DIAS.LAB(B1,B2)*RESIDUO(B4-B3,1)

En lugar de la fórmula con RESIDUO, podemos usar también

=DIAS.LAB(B1,B2)*(B4-B3+(B4<B3))

 En caso de querer hacer el cálculo complementario, horas trabajadas descontando las horas de descanso, modificamos levemente nuestra fórmula =DIAS.LAB(B1,B2)*(1-RESIDUO(B4-B3,1))

En este caso, el trabajo se interrumpe de 22:00 a las 06:00 del día siguiente, lo que nos deja un día de trabajo de 16 horas que multiplicado por 10 días laborales nos da 160 horas.

Diseño clásico de tablas dinámicas en Excel 2007

En relación a la nota anterior sobre el tema, un lector me consultaba si era posible cambiar el diseño por defecto de las tablas dinámicas en Excel 2007 de manera que se abrieran con el diseño "clásico" (Excel 2003) y que también se pudieran arrastrar los campos, como era posible en el Excel Clásico.

En la nota anterior pasé por alto un detalle importante que da respuesta a las dos inquietudes de mi lector.

Al crear una tabla dinámica en Excel 2007, el diseño por defecto es el siguiente

Para cambiar el diseño al del Excel Clásico, en lugar de usar los estilos de tablas dinámicas como mostramos en la nota anterior, podemos usar el formulario Opciones de Tablas Dinámicas

En la pestaña "Mostrar" marcamos la opción "Diseño de tabla dinámica clásica". Esta opción no sólo cambia el diseño de la tabla sino que también permite arrastrar los campos, incluidos los campos de página, tal como lo hacíamos en las versiones anteriores de Excel. Una vez activada esta opción la tabla se verá así

Nótese que ahora los rótulos de los campos de columnas son visibles y es posible arrastrarlos. Lo mismo con los campos de página.

Este video muestra el proceso



Otro "tip" para los nostálgicos del Excel Clásico. En Excel 2007 se puede activar el "viejo" asistente de tablas dinámicas apretando el atajo de teclado Alt+T+B.

Tablas dinámicas – cambiar el diseño de Excel 2007 a Excel Clásico

Quienes emigran al nuevo Excel (2007/10) del Excel Clásico (97-2003) deben adaptarse a muchos cambios. Uno de ellos es en el diseño por defecto de las tablas dinámicas.

Partiendo de la misma base de datos obtenemos estos resultados

en Excel Clásico

en Excel 2007

Además de algunas diferencias estéticas, saltan a la vista dos detalles:

• los botones a la izquierda de los rótulos de fila en la versión 2007 que no están presentes en las versiones anteriores
• en Excel 2007 los totales de de cada rótulo de fila están en la fila inmediata superior al detalle del los valores, mientras que en Excel Clásico están al final.

A muchos usuarios les cuesta, o no quieren, acostumbrarse a este nuevo diseño. Si queremos obtener las tablas dinámicas en el nuevo Excel con el diseño del Excel Clásico podemos hacer lo siguiente

1 – cambiar el diseño de la tabla al formato tabular



2 – Cambiar el estilo

3 – Quitar los botones +/-

El resultado final