Referencias remotas en validación de datos

jueves, febrero 12, 2009

Una de las consultas frecuentes que recibo es si se puede crear una validación de datos en una hoja de un cuaderno de Excel usando una lista (es decir, un rango) que se encuentra en otro cuaderno.

La respuesta es si, con un poco de trabajo manual. Veamos este ejemplo: tenemos un cuaderno que hemos guardado con el nombre "clientes.xls" donde tenemos una lista de clientes. En un segundo cuaderno, "validación.xls", queremos crear una lista desplegable con validación de datos, basándonos en la lista del primer cuaderno.
Para facilitar la visualización he puesto ambos cuadernos en una ventana usando Ventana-Comparar en Paralelo




En el cuaderno clientes.xls definimos el nombre "clientes" que contiene el rango A2:A92



Ahora pasamos al cuaderno validación.xls y creamos el nombre "clientes" con esta definición

=clientes.xls!Lista_de_Clientes



Hay que prestar atención al signo de exclamación entre el nombre del cuaderno remoto y el nombre que hemos definido en él.

Ahora creamos la lista desplegable en la hoja1 del cuaderno validación.xls usando el nombre que acabamos de definir ("clientes")



Ahora podemos ver que la lista desplegable en validación.xls usa los valores del rango definido en el cuaderno clientes.xls.



Para que esta lista funcione ambos cuadernos deben estar abiertos.



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5 comments:

Anónimo,  13 febrero, 2009 13:45  

Edu:

Buenos dias (en chile) Jorge
Consulta!!

una vez hecho esto con los dos cuadernos abiertos, si los cierras y despues abres solo el cuaderno para elegir al cliente de la lista, la lista aun funciona?? se actualiza???

saludos

Jorge L. Dunkelman 13 febrero, 2009 15:19  

No, ambos cuadernos tienen que estar abiertos.

Anónimo,  04 marzo, 2009 04:58  

Hola jorge, Buenas noches, te quería consultar si hay alguna forma de hacer que la lista sea mas inteligente. Es decir, que si comienzo a escribir el nombre del cliente ya me vaya localizando o posicionandose cerca de los que estan cargados. Es posible, dado que tengo listas que superan 200 piezas y me es tedioso tener que estar buscando con la barra desplazaora.
Desde ya muchas gracias, muy bueno tu blog y toda la información que compartis.

Saludos

Jorge

Jorge L. Dunkelman 04 marzo, 2009 18:34  

Fijate en la técnica que muestro en esta nota.

LDU4 29 abril, 2009 01:02  

tambien he tenido esta necesidad, lo hago como tu indicas solo que en lugar de crear dos libros lo hago entre hojas de un mismo libro, luego para mayor seguridad oculto la hoja que contiene las listas.
Uso Excel 2003

Saludo

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