Encabezamiento y pie de página en Excel.

miércoles, octubre 01, 2008

Excel, tal como Word, permite incluir encabezamientos y pies de páginas que aparecen al imprimir las hojas. De esta manera podemos incluir información sobre las hojas o el cuaderno que estamos imprimiendo.
El proceso de agregar estos encabezamientos y pies de páginas en Excel es sencillo. Abrimos el diálogo de configuración de página con el menú Archivo- Configurar página



o pulsando el icono de vista preliminar



Si usamos este segundo método, pulsamos el botón Configurar para abrir el diálogo.



Tanto en el encabezamiento como para el pie de página existen tres secciones: derecha, izquierda y central. Para definir el contenido apretamos el botón de la zona deseada, nos ubicamos en la sección correspondiente y usamos el o los botones correspondientes.

Las posibilidades son (en Excel 2003):

&[Página]
&[Páginas]
&[Fecha]
&[Hora]
&[Ruta de acceso]&[Archivo]
&[Archivo]
&[Etiqueta]

Para incluir texto personalizado sencillamente lo escribimos en la sección deseada. Para cambiarle el formato a la fuente usamos el botón de formato (A).
También podemos incluir una imagen. Una vez incluida podemos usar el botón de configuración de imagen para cambiarle el tamaño.

Podemos combinar las distintas posibilidades, por ejemplo si la impresión incluye muchas hojas podemos definir un pie de página como este



con este resultado



También podemos ordenar la información en varias líneas usando Enter para crea una nueva.
Hasta aquí hemos resumido información básica que seguramente la mayoría de mis lectores conoce.

Ahora pasemos a algunas cuestiones más avanzadas.

A veces queremos agregar dinámicamente el nombre del usuario, tal como aparece en el sistema. Esto nos permite identificar quien guardó la página. Para esta tarea tenemos que usar una macro como ésta, donde usamos la función Environ de Vba para obtener el nombre del usuario

Sub Footer_user()
    Dim PS As PageSetup, WS As Worksheet
    
    Set PS = ActiveSheet.PageSetup
    
    PS.CenterFooter = Environ("username")
    
    
End Sub



Los encabezamientos y pies de página se definen a nivel de hoja. Para definirlos simultáneamente para más de una hoja tenemos que seleccionarlas previamente, abrir el menú Archivo-Configurar Página y apretar el botón Aceptar.
Para seleccionar varias hojas hacemos un clic a la etiqueta de cada una de las hojas a seleccionar mientras mantenemos apretado la tecla Ctrl. También podemos usar la tecla Mayúsculas para seleccionar un rango de hojas marcando la primer y la última hoja en el rango.
Para seleccionar todas las hojas del cuaderno usamos el menú contextual que se abre apuntado a la etiqueta de la hoja y apretando al botón derecho del mouse.



Para copiar la configuración de página de un cuaderno a otro tenemos dos posibilidades:

1 - Manualmente, movemos una hoja del cuaderno de origen al cuaderno al cual queremos copiar la configuración (asegurándonos que marcamos la opción "crear una copia"). Luego procedemos como señalamos más arriba.

2 - Usando una macro como ésta

Sub CopyHeaderFooter()
   Dim PS As PageSetup, WB As Workbook, WS As Worksheet
   Set PS = ActiveSheet.PageSetup
   For Each WB In Workbooks
     For Each WS In WB.Worksheets
       With WS.PageSetup
         .LeftHeader = PS.LeftHeader
         .CenterHeader = PS.CenterHeader
         .RightHeader = PS.RightHeader
         .LeftFooter = PS.LeftFooter
         .CenterFooter = PS.CenterFooter
         .RightFooter = PS.RightFooter
       End With
     Next
   Next
End Sub


Esta macro (tomada del sitio VitalNews) copia la configuración de página de la hoja activa a todas las hojas de todos los cuadernos abiertos al momento de correrla.



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6 comments:

David Peris 06 octubre, 2008 20:15  

Jorge, muchas gracias por haber explicado esto... lamentablemente no soy un usuario muy avanzado y seguro que estoy haciendo algo mal. una vez metida la macro, voy al informe e introduzco &[username], pero lamentablemente en el informe no cambia al nombre de usuario. La pregunta es saber qué hacer una vez metida la macro en la hoja, para que muestre correctamente el nombre. Gracias.

Jorge L. Dunkelman 07 octubre, 2008 19:15  

David

todo lo que tenes que hacer es correr la macro. No hay ninguna necesidad de poner &[username], que tampoco sirve porque Excel no "entiende" ese comando.

Félix 07 enero, 2009 22:39  

Hola Jorge

Muchas gracias por la ayuda.

Me interesaría saber si puedo configurar el número de las páginas. Por ejemplo, que en pie de pagina comience a contar desde la pagina 6 por ejemplo y no desde la pagina 1. ¿se puede hacer?

Muchas gracias de antemano

Jorge L. Dunkelman 08 enero, 2009 19:40  

Se puede hacer com macros. Te refieres a darle a la primer página el numero 6 o empezar a numerar desde la sexta?

Lucas A. Rios 26 julio, 2012 18:36  

Hola Jorge,

Dentro del pie de pagina ¿Se puede poner una linea negra del ancho de la hoja?

Lo intente buscando la ultima celda activa pero no logro lo que quiero.

Jorge L. Dunkelman 27 julio, 2012 18:19  

No se me ocurre ninguna manera directa de hacerlo.

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