Consolidación de datos de distintos cuadernos.

lunes, agosto 11, 2008

En el pasado hemos mostrado cómo consolidar datos de distintas hojas de un cuaderno usando Datos-Consolidar, Tablas Dinámicas, y MS Query.
Naturalmente se presentan situaciones en las cuales queremos consolidar datos que se encuentran en hojas de distintos cuadernos.
En esta nota veremos algunas de las técnicas posibles. Supongamos estos dos cuadernos con datos de ventas del primer trimestre de una cadena de tiendas, un cuaderno para el año 2007 (2007.xls) y el otro para el 2008 (2008.xls).

Técnica #1 - transferir los datos a un único cuaderno.
La ventaja de esta técnica es que nos permite usar con facilidad Datos-Consolidar o Tablas Dinámicas. Podemos, por ejemplo, crear un nuevo cuaderno y transferir a él los datos en hojas separadas o en una única hoja. Por ejemplo, creamos el cuaderno "Consolidado" y pasamos a él las hojas de los cuadernos 2007 y 2008




Cambiamos el nombre de las hojas transferidas a "2007" y "2008"



Todo lo que nos queda por hacer es crear una hoja consolidada con Datos-Consolidar



Alternativamente podemos usar tablas dinámicas con rangos de consolidación múltiples



Técnica #2 - Datos en cuadernos separados
Usando Datos-Consolidar.
Como en el caso anterior, empezamos creando un cuaderno donde consolidaremos los datos (Consolidado.xls).
Una vez creado el cuaderno abrimos el menú datos consolidar y creamos la referencia al rango relevante en el cuaderno 2007.xls



Apretamos "agregar". Ahora veremos que Excel no nos permite crear una referencia al rango relevante en el cuaderno 2008.xls. Lo que haremos será crear la referencia manualmente



Sencillamente tecleamos la referencia manualmente, cambiando 2007 por 2008 y extendiendo el rango a D8.

Pulsamos "Aceptar" y Excel consolidará los datos.



Usando Tablas dinámicas.
También aquí usamos rangos de consolidación múltiples, creando referencias a las hojas relevantes de los distintos cuadernos. A diferencia de Datos-Consolidar, creamos las referencias directamente apuntando a los rangos en las hojas de los distintos cuadernos



El resultado es




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3 comments:

Anónimo,  14 agosto, 2008 05:58  

Hola Jorge. En primer lugar te quiero felicitar por tu valioso aporte a todos los que estamos aprendiendo Excel. Es realmente maravilloso todo lo que se puede hacer.
También te quería comentar que en un complemento que han desarrollado unos compatriotas míos, de Chile, hay unas herramientas que permiten hacer consolidaciones de múltiples hojas. Esto para complementar tu nota sobre este tema.
Su nombre es ddtrada, y web es www.ddtrada.cl.

Saludos y felicitaciones nuevamente.

Carolina

Robert Blanco 09 diciembre, 2009 17:34  

LE consulto sobre este punto:
Para consolidar datos de otros cuadernos, deben estar abiertos necesariamente estos?, porque si nos los abro, me muestra el mensaje "La referencia de la consolidación no es válida".

Jorge L. Dunkelman 09 diciembre, 2009 21:14  

No, no es necesario. Pero tienes que crear la referencia en forma exacta. Por ejemplo, supongamos que tenemos abierto el cuaderno cons01.xls con una tabla en el rango A1:D5. Si queremos hacer consolidación con los datos del cuaderno cons02.xls que está en la misma carpeta, en la consolidación escribiremos

[cons02.xls]Hoja1!$A$1:$D$5

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