Estas funciones permiten analizar y realizar cálculos en base a listas. En Excel "lista" es una tabla de datos que en su primera fila tiene encabezamientos.
Tal vez uno de los motivos de la pérdida de popularidad de estas funciones sea la alternativa de usar tablas dinámicas (pivot tables) y fórmulas matriciales (array formulas).
Sin embargo en la mayoría de los casos, las funciones base de datos son preferibles a las fórmulas matriciales.
Las funciones matriciales son muy poderosas pero tienen un gran inconveniente: producen problemas de recálculo. El uso intensivo de fórmulas matriciales hace que los archivos tarden en recalcularse. En este terreno, las funciones base de datos son la mejor alternativa.
Las funciones base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en común:
Función BD(base_de_datos, campo ,criterios).
El argumento base_de_datos es la tabla/lista que contiene los datos; campo es la columna sobre cuyos datos queremos realizar el cálculo y criterios es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos.
Existen 13 funciones base de datos (XL2003), entre ellas BSUMA, BCONTAR y BPROMEDIO.
Consideremos esta
lista 
El rango A5:E20 está asociado al nombre "alumnos"
Si queremos calcular la cantidad de alumnos que cumplen dos condiciones simultáneamente: han recibido por lo menos 80 puntos en matemática y por lo menos 75 puntos en historia, hacemos lo siguiente
Nótese que en la primer fila de la hoja hemos replicado los encabezamientos de las columnas de la tabla de datos.
En la celda E22 hemos puesto la fórmula =BDCONTARA(alumnos;1;B1:D2)
donde:
alumnos =Hoja1!$A$5:$E$20 es el rango de la tabla de datos
1 indica que queremos contar las miembros de la primer columna de la tabla
B1:D2 es el rango de criterios con los cuales queremos "filtrar" la tabla
En lugar de usar el número de columna, podemos usar el encabezamiento, con lo cual la fórmula se vuelve totalmente legible
=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:D2)
Al poner las definiciones de los criterios en la misma fila, estamos indicando el uso del operador Y, es decir, todas las condiciones deben cumplirse simultáneamente.
Para usar el operador O, ponemos las condiciones en filas distintas. Por ejemplo, si queremos contar cuantos alumnos hay en la lista que recibieron por lo menos 80 puntos en matemática o 75 en historia, arreglamos la hoja de la siguiente manera
Por supuesto, también hemos modificado el rango de los criterios en la fórmula para que incluya todas las filas
=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:C3)
También podemos combinar los operadores Y y O en el rango de criterios. Por ejemplo, si queremos saber cuantos alumnos hay que recibieron por lo menos 80 puntos en matemática Y 75 en historia O más de 85 de promedio, usamos el modelo
También aquí hemos modificado la fórmula para que incluya todos los criterios
=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:E3)
Las funciones base de datos son fáciles de usar, una vez que hemos entendido la sintaxis básica. Son muy flexibles y permiten hacer cálculos que con más facilidad y velocidad que las funciones matriciales
La lista completa de funciones base de datos es:
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos
BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de datos que coinciden con los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.
BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la base de datos que coincidan con los criterios especificados
BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos
BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica
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Como se podria definir un criterio que diga >= 60 y <=80, porque cuando uno le define eso el toma los mayores de 60 y los menores de 80 y no el rango
ResponderBorrarGracias
Hola Pedro
ResponderBorrarno estoy seguro de entender tu pregunta, pero si en nuestro ejemplo queremos contar cuantos alumnos recibieron una nota en matemática en el rango 60 - 80 (o sea, igual o mayor que 60 Y menor o igual a 80, haremos lo siguiente:
1 - en la celda C1 repetimos el encabezamiento Matemática
2 - en la celda B2 ponemos ">=60"; en la celda C2 ponemos "<=80"
3 - en la celda E22 ponemos la fórmula =BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:C2)
El resultado será 8.
Jorge, tengo una base de datos con 3 columnas. Donde la 1era hay nombres (todas las celdas llenas), la 2da fechas de notificacion y la 3era fechas de respuesta. En la 2da y 3er columna, tengo celdas en blanco. Como hago para contar por nombre todas las celdas que estan vacias en la 2da columna? y dps, contar las celdas vacias en la 3er columna por nombre, que no estan vacias en la segunda columna?
ResponderBorrarJorge, tengo una base de datos con 3 columnas. Donde la 1era hay nombres (todas las celdas llenas), la 2da fechas de notificacion y la 3era fechas de respuesta. En la 2da y 3er columna, tengo celdas en blanco. Como hago para contar por nombre todas las celdas que estan vacias en la 2da columna? y dps, contar las celdas vacias en la 3er columna por nombre, que no estan vacias en la segunda columna?
ResponderBorrarSupongamos que tu rango va de la fila 1 a la 16. En la columna A aparecen los nombres, entre ellos Juan. Si queremos contar cuantas celdaas vacías hay en la columna B, en la filas donde en la columna A aparece "Juan" usamos esta fórmula
ResponderBorrar=SUMAPRODUCTO((LARGO(B1:B16)=0)*((A1:A16)="Juan"))
Para contar las celdas no vacías cambiamos LARGO(B1:B16)=0 por LARGO(B1:B16)<>0
Las celdas con fecha llevan algun formato en especial? cuando intento filtrar los datos de un mes, no me los encuentra. Escribo en las celdas que uso para el filtro > 01/01/2007 y < 01/02/2007. Si no le pongo signos, me lo reconoce, una vez que pongo signos el resultado es 0.
ResponderBorrarHola, te habia hecho una pregunta y como no la vi cuando le di publicar, la repito. Estoy tratando de hacer un bdcuenta, y cuando pongo un rango de fechas no encuentra nada. Si pongo una fechha sola, sin signos de mayor o menor, encuentra lo que busco. En las celdas que uso de filtro escribo lo siguiente > 01/09/2007, y < 01/10/2007. Si pongo una fecha que figure en los datos, por ejemplo 28/09/07 me cuenta sin problemas. Aparentemente hay algun formato que me falta. Sera como el excel que tiene que llevar la fecha entre numerales? Gracias
ResponderBorrarHola Juan,
ResponderBorraruna posibilidad es que las fechas en la tabla de datos sean fechas pero el dato que pones en el rango de criterios sea interpretado como texto.
Debés tener en cuenta que Excel exhibe las fechas de acuerdo al formato elegido, por ejemplo 15/01/2007, pero lo que Excel "ve" en la celda es el número serial 39097. O lo contrario.
Si quieres puedes mandarme el archivo a jorgedun@gmail.com para que le de un vistazo.
Como puedo hacer para poder extraer los datos de una tabla a otra hoja solo de las celdas llenas?
ResponderBorrarHay varias formas. Si se trata de una sola columna, aplicando Autofiltro y filtrando con el criterio No Vacías.
ResponderBorrarSi se trata de una tabla de varias columnas, habría que analizar como quieres organizar los datos en la hoja de destino.
Don Jorge:
ResponderBorrarEstoy construyendo una tabla diaria para llevar el control prespuestario con las ampliaciones, reducciones y ejecuciones, pero necesito hacer una formula condicional que me permita darme el resultado por actividad(termino numerico), producto y region (terminos de texto).
Gracias
¿Por qué una fórmula condicional? Para sumar resultados con varias condiciones podemos usar funciones base de datos (el tema de esta nota), SUMAPRODUCTO, tablas dinámicas y otras técnicas. Qué técnica usar depende en gran medida del diseño de la hoja o las hojas donde registras los datos.
ResponderBorrarHola Jorge, me puedes explicar como trabajar con las funciones BD cuando tengo una base de datos al reves? es decir mi campo es una fila no una columna.
ResponderBorrarGracias!
Existe la posibilidad de trasponer la tabla (Copiar-Pegado Especial-Trasponer), y luego usar las funciones normalmente.
ResponderBorrarMi base de datos es un poco complicada para trasponer...esa seria la unica solucion?
ResponderBorrarGracias por tu pronta respuesta!
Hola Cristian
ResponderBorrarhay otras herramientas fuera de las funciones BD, que pueden hacer la tarea. Por ejemplo, tablas dinámicas.
Puedes mandarme el archivo o un ejemplo para que vea que solución te pueda sugerir.
Jorge, al final pude transponer la tabla sin problemas y obtuve la información que necesitaba.
ResponderBorrarNuevamente gracias!!!
Cristian
hola. queria saber si era posible mostrar los nombres de los que cumplen la condicion, y no solo la cantidad.
ResponderBorrarSi, pero tendrías que usar Filtro Avanzado con la opción Copiar a otro lugar. Puedes fijarte en las notas del blog sobre Filtro Avanzado.
ResponderBorrarHola Jorge, necesito tu ayuda porque estoy haciendo una base de datos en la cual hay una primer columna donde ubico el nombre de autopartes(ej.motor), en la segunda columna la marca del artículo (ej.Ford) y en la tercera el precio. Yo quería utilizar la fórmula BDEXTRAER para poner como condiciones el nombre del artículo y la marca y que la fórmula me devolviera el precio pero no puedo lograrlo. Quisera que me des alguna recomendación. Gracias
ResponderBorrarTendría que ver que es lo que no funciona en tu fórmula, pero puede señalarte que hay otras alternativas para tu tarea como usar una fórmula como fórmulas matriciales (o SUMAPRODUCTO) y tablas dinámicas.
ResponderBorrarHola Jorge,
ResponderBorrarEstoy utilizando BDSuma en una tabla de 45000 filas ya que con fórmulas volátiles tipo sumaproducto o matriciales se me hace eterno el cálculo. Mi pregunta es si BDSUMA puede devolver una dato dándole un rango de fechas desde.... hasta..... En tu ejemplo sería si BDSUMA puede devolver el dato desde el alumno 1 al 8 por ejemplo. ¿Es posible?
Gracias
Las funciones BD calculan resultados, no "devuelven" datos. No veo ningún inconveniente paa hacer lo que describís, pero me parece que una tabla dinámica sería una solución más eficiente.
ResponderBorrarHola, tengo una base de alumnos, y quisiera saber si existe algún modo de que la hoja me muestre el NOMBRE del alumno con el mejor promedio, no solo la mejor calificación. Gracias de antemano
ResponderBorrarSupongo, a pesar de que no lo describís, que la hoja contiene una columna con los nombres y vrias columnas con las calificaciones de las distintas materias (asignaturas). Naturalmente tiene que existir una columna donde se calculen los promedios de cada alumno. Después se puede aplicar formato condicional, por ejemplo, para poner un fondo de color en la celda con el nombre del alumno con el mayor promedio.
ResponderBorrarTambién se puede poner una celda donde se calcule el mayor promedio (con la función MAX) y luego extraer el nombre con INDICE y COINCIDIR.
En fin, tendías que ser más explícito.
Hola Jorge...
ResponderBorrarTengo un inconveniente:
en la primera columna tengo una serie de marcas en la cual existen marcas duplicadas, en la siguiente columna tengo valores correspondientes a las marcas, ¿como puedo formular mi hoja, para que me saque los valores primero mayor, segundo mayor y tercero mayor de alguna marca que yo determine?, es decir de una sola marca, me arroje los valores primero, segundo y tercero mayores...
Gracias
Una posibilidad es usar Autofiltro con la opción 10 mejores. Esta opción,a pesar del nombre, permite determinar cuantos elementos mostrar.
ResponderBorrarcomo hago para realizar una depuracion de personas que tengo en dos archivos los cuales hay personas con sus respectivos numero de cedula pero necesito datos reales, es decir, las personas que de verdad me hacen falta, las que no aparscan repetidas, por favor ayudame ok. gracias
ResponderBorrardailer.
Ponte en contacto conmigo por mail, pero por favor lee primero lo que escribo en la pestaña Ayuda.
ResponderBorrarTodo lo que pueda aprender sobre Excel, Access, y lo que sea, se agradece, gracias por ponerlo sin animo de lucro.
ResponderBorrarGracias por poner estos conocimientos al alcance de todos sin ánimo de lucro.
ResponderBorrarTengo que depurar una gran base de datos: tengo datos de todos los bancos europeos por filas (un año en cada fila), y en una columna, una de las variables por la que quiero empezar a limpiar la base. ¿cómo puedo hacer para quedarme sólo con aquellos bancos que dispongan de datos para un mínimo de 8 años consecutivos?
ResponderBorrarGracias
Podrías, por ejemplo, agregar una columna auxiliar con la función CONTAR.SI para determinar cuántas filas hay para cada banco. Las que tengan un resultado menor a 8 las eliminas.
ResponderBorrarCómo puedo dar formato al texto que me dá como resultado de una fórmula en una celda.? Por ejemplo: Si un dato es positivo que saliera en verde o si un resultado es negativo aparezca en rojo:
ResponderBorrarSi conoce alguien la manera de formularlo de manera automática, agradecería lo comentaran. Mi correo es atoledoc@gmail.com, suelo leerlo a diario mucho más que este foro.
Y muchas gracias de antemano
Usando Formato Condicional!
ResponderBorrarTe sugiero que no publiques tu correo electrónico en un comentario, excepto que quieras ver tu casilla de correo inundada de spam.
Como hago para poner en el criterio una fórmula? Tengo que contar la cantidad de personas que su apellido empiece con S! Gracias!
ResponderBorrarUsando el comodín "*"
ResponderBorrarS*
Hola, necesito ayuda por favor... yo tengo una base de datos similar a lo que escribo abajo... necesito una formula que me filtre el Id. y posteriormente sume los resultados de P1, después de P2 y después de P3 correspondientes a ese Id.
ResponderBorrarId P1 P2 P3
AI-014 5 5 5
AI-020 5 3 4
AI-020 4 3 4
Por ejemplo, en base a la tabla que escribí arriba necesito que mi resultado sea:
Id P1 P2 P3
AI-014 5 5 5
AI-020 9 6 8
Habrá alguna fórmula con la que lo pueda hacer?
Espero me puedas ayudar.
GRACIAS! :)
El filtrado no se hace con fórmulas sino con Autofiltro o Filtro Avanzado. Ambas funcionalidades permiten filtrar por varios niveles.
ResponderBorrarJorge, primero que nada agradezco toda tu disponibilidad para contester todas nuestras dudas, empiezo a usar excel (manejo lotus 123 desde que salio al mercado)asi que tengo base de datos de alumnos donde tienen 15 columnas de datos(apellidos,nombre,semestre,nº contro,etc)como hago para sacar la fila de datos de todos los alumnos de 8º semestre, y que me los enliste?,(en lotus lo hago con data query)Gracias chava
ResponderBorrarCon Filtro Avanzado.
ResponderBorrarHola Jorge
ResponderBorrarHe aprendido mucho siguiendo tus foros. te felicito por vuestra ayuda.
Lo que me convoca es solicitar ayuda con una tabla en que estoy usando la funcion contar.si.conjunto(). =CONTAR.SI.CONJUNTO(Hoja1!F:F;"apellido nombre";Hoja1!A:A;"5"), donde me da el resultado que quiero. pero necesito agregar un tercer criterio y al extender la funcion me arroja error =CONTAR.SI.CONJUNTO(Hoja1!F:F;"apellido nombre";Hoja1!A:A;"5";Hoja1!B:B;"Credito"). deseando tu colaboracion, recibe un cordial saludo
Esta es la Tabla
A B F
marca Pago vendedor
1 ctdo. primero
2 credito segundo
3 ctdo. tercero
4 ctdo. primero
5 credito segundo
6 credito tercero
7 ctdo. primero
Hola Roberto, tendrías que enviarme el archivo (fijate en el enlace Ayuda, en la parte superior de la plantilla). A primera vista el error está en el primer criterio donde estás buscando el texto "apellido nombre" (constante) .
ResponderBorrarHOLA
ResponderBorrarDisculpe es que en una actividad que me marcaron con excel necesito utilizar ese tipo de funciones con nombres, pero cuando lo hago obviamente me dice "error". Mi problema es parecido al de uno de los comentarios. Gracias
¿Por qué "obviamente"? Tendrías que describir con más detalle lo que estás tratando de hacer.
ResponderBorraresta muy bueno el post, quisiera saber su el las funciones de bd se pueden coger varias hojas como base de dato y como hacerlo en caso de que se pueda
ResponderBorrarEstoy de viaje asi ue me demoro un poco en responder. Supongo que la situacion que describes es usar varias hojas como una unic base de datos para la formula. Si es asi, la respuesta es no. Pero te sugiero que leas mis notas sobre Power Query que te permite soluciones mucho mas eficientes para ese tipo de situciones.
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