Manejo de pequeñas bases de datos en Excel con tablas dinámicas (pivot tables) - Actualización de Datos

domingo, marzo 05, 2006

Ayer dimos una breve explicación sobre las tablas dinámicas (pivot tables) en la primera nota sobre manejo de pequeñas bases datos en Excel.
Vimos que a partir de una lista que cumpla ciertas condiciones mínimas, Excel puede construir tablas dinámicas con las cuales podemos realizar análisis de datos en forma eficiente y sorprendentemente rápida.
La lista debe tener encabezamientos en su primer fila, de tal manera que Excel los pueda reconocer como tales. Aquí se puede pivotsp1descargar el archivo con el ejemplo de lista para construir tabla dinámica.

Los elementos de la tabla dinámica son campos, que podemos ordenar como filas o columnas, y datos.
Otros elementos que debemos conocer:
1 – la barra de herramientas de las tablas dinámicas





En esta nota sólo nos referiremos icono "actualizar datos" (el signo de exclamación "!"). Por definición las tablas dinámicas no se actualizan con los cambios en la base de datos. Para actualizar la tabla debemos pulsar el icono "!".

2 – Al apretar el botón derecho del mouse, cuando el cursor se encuentra en la zona de la tabla dinámica, se abre un menú.



Aquí nos referiremos sólo al menú "configuración de campo". Para nuestro ejemplo veremos cómo usar las opciones de "Resumir por…" y el botón "Número".



"Resumir por…" determina el tipo de operación que utilizará Excel: suma, cuenta, promedio, etc. Importante saber: la primera opción de Excel es usar la operación suma. Si alguno de los datos no es reconocido por Excel como número, la función utilizada será cuenta. Esto también es cierto si hay alguna celda en blanco en el campo de los datos.

"Número" permite formar las celdas con los mismos formatos de del menú Formato de celdas.

A esta altura ya estamos en condiciones de generar tablas dinámicas a partir de listas en hojas de Excel.

En la próxima entrada veremos como usar referencias dinámicas. Por qué es importante esto? Si agregamos datos a nuestra lista, digamos otro año de ventas, y actualizamos la tabla dinámica, veremos que los datos nuevos no aparecen en la tabla.
Esto se debe a que no hemos actualizado la referencia al rango en la definición de la tabla dinámica.
Si descargan este archivo con el pivotsp2ejemplo de tabla dinámica, verán que he agregado las ventas del año 2003. Sin embargo, también después de pulsar el icono de actualización los datos no aparecen en la tabla dinámica.
Para que esto suceda debemos hacer lo siguiente:

1 – Pulsar el botón "Tabla dinámica" en la barra.



2 – En el diálogo que se abre, pulsar la opción "asistente"
3 - En el nuevo diálogo apretar el botón "atrás"

4 – Corregir el rango para incluir toda la lista


5 – Al apretar "Finalizar", los nuevos datos serán incluidos en la tabla dinámica




En lugar de actualizar la referencia manualmente, podemos utilizar referencias dinámicas, técnica que veremos en la próxima entrada.

Categorías: Manejo de Datos_


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8 comments:

Anónimo,  22 abril, 2007 04:21  

el enlace:
http://www.filelodge.com/files/room13/327240/SpFiles/pivotsp2.xls

da error?

Jorge L. Dunkelman 22 abril, 2007 17:03  

Si, Filelodge cerró el servicio, sin previo aviso, y los archivos no están disponibles. Estoy pasándolos a otro sitio.
Vuelve a intentar descargarlos en 24 horas (hasta entonces espero haber arreglado los enlaces).

Esteban,  14 junio, 2007 15:33  

Jorge:

Quisiera saber cómo hacer para comunicarme con vos para hacerte preguntas.

La pregunta que tengo hoy es cómo hago para vincular fórmulas con los datos de una tabla dinámica sin que estos se muevan al actualizarse una tabla y cambiar de tamaño. Lo intenté con la función importardatos, pero funciona bien solamente dentro del mismo cuaderno, no asi con libros vinculados.
Tampoco se cómo hacer para que la tabla dinámica, al actualizarse, no me sobreescriba datos que calculé en las filas y columnas de los costados.

Jorge L. Dunkelman 14 junio, 2007 17:35  

Podés comunicarte conmigo por mail: dunk@maaganm.co.il

mikkel 09 marzo, 2010 20:16  

Gracias,

sigo aprendiendo sobre tablas dinámicas.

erik 15 septiembre, 2010 21:24  

Hola Jorge! He visto que entiendes mas de Formulas que muchos de nosotros, y queria saber si pudieras ayudarme con unas formulas.
Ejemplo:

Necesito que en una sola celda me acepte esta formula pero repetidamente: =SI(C6=0,0,BUSCARV(B6,PRECIOS!A4:D50,2,FALSO))
Lo que pienso hacer es que en vez de C6=0,0, quiero poner que si C6 es igual al texto BODEGA entonces busque el valor de B6 en la hoja PRECIOS en el rango A4 a D50 pero en la columna 2, pero si C6 es igual al texto MAYOREO te busque en el mismo rango pero en la columna 3 y asi por el estilo en caso de tener 3 listas de precios o mas en la hoja PRECIOS. ¿se podra hacer alguna formula para esto?

Jorge L. Dunkelman 16 septiembre, 2010 06:47  

Fiajte en la técnica que sugiero en esta nota.

Fernando 06 enero, 2011 17:46  

Muy bueno toda la informacion que tenés! Muchas Gracias por compartir!

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