Cálculo de horas trabajadas con Power Query - tercera nota

En la primera nota vimos como calcular horas trabajadas por un empleado usando el Power Query. El objetivo del post era mostrar que lo que ya habíamos mostrado como hacerlo con Excel (fórmulas) podía hacerse también con Power Query.

En la segunda nota vimos las grandes ventajas que nos ofrece el uso de Power Query al hacer los cálculos combinando los informes de varios empleados, en forma automática y sin necesidad de recrear las fórmulas con cada nuevo informe.

En ambas notas mostramos el caso sencillo donde no hay que diferenciar las horas por turnos. En este post vamos a recrear el ejemplo del segundo pero agregando la necesidad de calcular cuántas de las horas trabajadas fueron en el turno diurno y cuántas en el turno nocturno.

De hecho vamos a estar recreando en Power Query el modelo que mostré en este post. La lógica aplicada es la misma pero "traducida al idioma" Power Query. Las ventajas, como ya expliqué en las notas anteriores, son:

• la robustez del modelo: no hay fórmulas en celdas que puedan ser alteradas desapercibidamente;
• la facilidad de combinar un gran número de fuentes de datos y crear informes;
• actualización de los datos e informes con sólo apretar un botón.

Para este ejemplo vamos a usar los mismos archivos del segundo post (los informes de los empleados que guardamos en la carpeta Informes).
Al crear este nuevo modelo el primer paso es definir las horas de comienzo y finalización del turno noche. En una hoja de Excel ponemos esta sencilla tabla

Creamos una consulta a la tabla como "sólo conexión"

Podemos ver  PASOS APLICADOS que Power Query ha cambiado el tipo de dato de las columnas Comienza y Termina a número decimal (identificado por 1.2 a la izquierda del encabezado de la columna). Ésto sirve a nuestros propósitos así que lo aceptamos.

A partir de esta consulta creamos una nueva con la opción Referencia

Abrimos la nueva conulta y cambiamos el nombre a "noche_comienzo".Con un clic del botón derecho del mouse y apuntando al valor en la fila Comienza y activamos la opción "Rastrear desagrupando datos" (en inglés sencillamente, drill down)

con este resultado

Ahora guardamos esta consulta también como "sólo conexión". Repetimos el proceso para crear una consulta para el valor de "noche_final", esta vez seleccionando el valor de la columna Termina.
Nuestra hoja se ve ahora así

Ahora vamos a aplicar los pasos que aplicamos en la segunda nota para crear una consulta que integre todos los informes (archivos xlsx) guardados en la carpeta Informes. Al final de proceso tenemos esta consulta en la ventana del editor de PQ

Aquí vamos a hacer un pequeño cambio a lo que mostramos en la segunda nota. Vamos a extraer de Entrada y Salida le fecha y dejar sólo las horas. Para hacerlo seleccionamos ambas columnas y aplicamos en Transformar-Columna de Fecha y Hora-Solo hora

ahora tendremos

La próxima transformación que hacemos es transformar las horas de Entrada y Salida al tipo de datos número decimal.

Ahora vamos a aplicar la misma lógica que usamos en la solución con Excel tradicional

# - calculamos las horas trabajadas con una columna personalizada con esta fórmula

=if [Salida]<[Entrada] then

1+[Salida]-[Entrada]

else

[Salida]-[Entrada]

# agregamos dos columnas auxiliares "noche-comienzo"

y "noche-final" de la misma manera . Cambiamos el tipo de datos a número decimal.


# creamos una columna personalizada que llamaremos "Mediana - Entrada". Ésta es una columna auxiliar (con el mismo objetivo de la correspondiente columna en el modelo en Excel ya mencionado). Seleccionamos la columna Entrada y las dos columnas que acabamos de crear y creamos una nueva columna con Agregar Columnas-Estadísticas-Mediana

La columna creada recibe, por defecto, el nombre "Median" que vamos a reemplazar con "Mediana-Entrada". Ésto podemos hacerlo agregando un paso o, como muestro en la imagen abajo, reemplazando el valor en la ventana de las fórmulas

Hacemos lo mismo con Salida-noche_comienzo y noche_final para crear la columna "Mediana-Salida".

# creamos una nueva columna auxiliar, "aux1" con esta fórmula condicional

# ahora calculamos las horas trabajadas en el turno noche con esta fórmula:

[Horas trabajadas]+[#"Mediana-Entrada"]-[#"Mediana-Salida"]-[aux1]

# todo lo que nos queda por hacer es calcular las horas diurnas que, lógicamente, son la diferencia entre las horas trabajadas y las horas nocturnas

# Finalmente eliminamos todas las columnas auxiliares que creamos y dejamos solamente aquellas que queremos que aparezcan en nuestro informe

Transformamos las columnas de horas al tipo de dato "Hora" y cargamos la consulta a una hoja del cuaderno

Para crear un informe que resuma los datos por empleados empezamos por crear una nueva consulta que cuyo origen es una referencia a la que acabamos de crear. Cambiamos el tipo de datos de las columnas de horas a número decimal y aplicamos "Agrupar por" de esta manera

Cargamos la consulta a una hoja del cuaderno y cambiamos el formato de las columnas de las horas al tipo personalizado [hh]:mm en el menú de formato de celdas de Excel (ver la explicación en la nota anterior).
Nuestro resumen se verá así

Cálculo de horas trabajadas con Power Query - segunda nota

En la nota anterior mostramos como calcular las horas trabajadas por un empleado a partir de un informe en una hoja de Excel usando Power Query. En un caso sencillo como el del ejemplo la ventaja de usar Power Query en lugar de Excel tradicional (fórmulas) pasará desapercibida para la mayoría de los usuarios que aún no hayan adoptado las nuevas herramientas de Excel (Power Query, PowerPivot).
En este post mostraré un escenario más complejo (más real) donde nuestra misión es consolidar informes mensuales de varios empleados en un único informe. Y ésto debe suceder automáticamente y con sólo apretar un botón.

En este ejemplo cada empleado envía un informe semanal de las horas trabajadas. En este caso tenemos tres empleados pero, por supuesto, podrían ser cinco, veinte o cien.
La misión es:

• calcular las horas trabajadas de cada empleado;
• descontar media hora de descanso/comida cada día excepto que el empleado haya trabajado menos de siete horas;
• crear un informe que totalice las horas netas trabajadas por cada empleado en la semana.

Empezamos por crear una carpeta para guardar los informes semanales de los empleados que recibimos en hojas de Excel, como ésta (al final del post hay un enlace al video que muestra todo el proceso)

Abrimos un cuaderno Excel y creamos una consulta que consolide todos los archivos (informes) guardados en la carpeta de los informes con Obtener Datos-Desde un archivo-Desde una Carpeta

Vamos a resistir la tentación de apretar el botón Combinar y en su lugar apretamos Editar

Eliminamos todas las columnas con excepción de Content y Name. Name contiene el nombre del archivo que es a su vez el nombre del empleado pero con la terminación .xlsx. Para quitarla y que nos nos quede sólo el nombre del empleado usamos Reemplazar

con este resultado

Ahora expandimos la columna Content (apretando la doble flecha a la derecha del encabezado) para combinar los archivos. En la ventana del editor veremos que la hoja contiene dos objetos

Elegimos "Tabla1" que es el rango que contiene la tabla de fechas y horas (más explicaciones en el video al final de este post donde muestro todo el proceso). Después de apretar Aceptar veremos esta tabla de datos combinados

 ¡La columna con los nombres de los empleados ha desaparecido! Para recuperarla hacemos un clic en el "engranaje" a la derecha del paso aplicado "Otras columnas quitadas1" y marcamos "Name"

y luego volvemos a seleccionar el último paso con un clic

Ahora nuestros datos están completos y podemos empezar a transformarlos. Empezamos por cambiar el nombre de la columna Name a Empleado. Como en el ejemplo del post anterior cambiamos el tipo de datos de Entrada y Salida a número decimal. Ésto nos permite realizar operaciones aritméticas sencillas con los datos evitando usar funciones DateTime y Time de Power Query con las que no estamos familiarizados.

y luego creamos la columna personalizada Horas Trabajadas 

La columna personalizada aparece con el formato "Cualquiera" por lo que tenemos que transformarlo a número decimal. La forma más fácil es con el menú Transformar-Tipo de Datos-número decimal.

Ahora tenemos que descontar media hora de cada fila donde el trabajador trabajo siete horas o más. Nuevamente agregamos una columna calculada con una fórmula condicional

Ahora eliminamos las columnas Entrada y Salida y cambiamos el tipo de datos de Horas Trabajadas y Horas Trabajadas Neto a Hora

Cargamos esta consulta a una hoja de Excel y tendremos un reporte detallado. Seguidamente vamos a crear un reporte agrupado por empleado.
Empezamos por crear una consulta cuyo origen es la consulta anterior usando Referencia en la ventana de las consultas

En la nueva consulta transformamos las columnas de la horas al tipo de datos número decimal y luego agrupamos por Empleado creando dos columnas: Horas Trabajadas - bruto y Horas Trabajadas - neto

con este resultado

Para que nuestro informe sea legible queremos que los datos aparezcan como horas, no como números decimales (en el video de la nota agrego una explicación sobre el tipo de datos Duración de Power Query).

Para expresar los datos como horas acumuladas usamos el  formato personalizado [hh:mm] en la tabla de la hoja

con el resultado esperado

Este video muestra todo el proceso




En el próximo post mostraré como hacer el cálculo tomando en dos turnos (diurno y nocturno).

Cálculo de horas trabajadas con Power Query

Cálculo de horas trabajadas es uno de los temas sobre los cuales recibo la mayor cantidad de consultas. Así que ha llegado el momento de ver cómo podemos realizar estos cálculos con Power Query.
Si ya hemos mostrada en varios posts como podemos calcular horas trabajadas, con y sin turnos, ¿por qué mostrar como hacerlo con Power Query? Por la misma razón por lo cual recomiendo a todo quien este dispuesto a escuchar:

• porque las soluciones con Power Query suelen ser más robustas;
• porque una vez que desarrollamos el modelo en Power Query no hace falta reescribir las fórmula y realizar los cálculos cada vez que que recibimos datos nuevos;
• porque podemos combinar datos de varios cuadernos o varias hojas automáticamente y con facilidad;
• porque Power Query es una de las herramientas centrales del "nuevo Excel" (Power Query, Power Pivot, Power BI).

Lista parcial :)

Y ahora, ¿cómo hacemos un cálculo de horas trabajadas con Power Query? En esta nota voy a mostrar un caso sencillo. Supongamos que recibimos de un trabajador (más adelante veremos cómo lo integramos con varios) una planilla semanal de horas trabajadas com ésta:

Tal como ya mostramos en posts anteriores, una cuestión a resolver es que a veces el turno termina al día siguiente del principio (en nuestro ejemplo el miércoles y el jueves). Ésto es crítico ya que no contamos con la fechas. La solución con fórmulas Excel es usar  RESIDUO (hay otras, pero ésta es la que recomiendo). Con Power Query vamos a hacerlo de otra manera.

Como toda solución en Power Query empezamos por crear una consulta a partir de la tabla de horas (para este ejemplo usaremos Excel 2016/365, pero funciona de la misma manera para Excel 2010/13) y visualizarla en el editor de consultas

Podemos ver que Power Query interpreta las horas como números decimales. Esto no debe sorprendernos ya que las fechas y horas son también en Excel números (enteros para las fechas y la parte decimal para las horas, minutos y segundos).
Por ahora no vamos a cambiar el tipo de datos. Para poder calcular las horas trabajadas creamos la columna "Horas Trabajadas" con esta fórmula

donde agregamos 1 (sumar un día) al valor de Salida cuando este es menor que el correspondiente de Entrada.

Ahora podemos eliminar las columnas Entrada y Salida, pero antes de cargar la consulta una hoja tenemos que cambiar el tipo de dato de la columna personalizada de "Cualquiera" a "Hora"

Agregamos la línea de Total con la función Suma a la tabla

y aplicamos el formato [hh]:mm

A partir de este momento cada vez que recibimos un reporte del trabajador todo lo que tenemos que hacer es reemplazar el reporte anterior en la carpeta y actualizar la consulta.

En el próximo post veremos como crear un reporte que combina los datos de varios trabajadores.