Office 365 y PowerPivot

En mi post sobre Excel 2016 no mencioné que la nueva versión de Office, con Excel incluido, viene en dos variantes fundamentales: la clásica “Desktop” y Office 365 que funciona por suscripción.

No me voy extender en consideraciones sobre las distintas versiones, pero si señalar ciertas diferencias que, en un primer momento, pueden confundir a los usuarios.

Mi primer contacto con Excel 2016 fue a través de la versión de escritorio y la primer sorpresa fue que no tiene actualizaciones automáticas (y parece ser que tampoco manuales). Como señalaba en el post, las nuevas funciones incorporadas a Excel Online y a la versión por suscripción, no aparecen en la versión de escritorio. Lo cual no deja de ser curioso ya que la versión online es gratuita y la de escritorio, obviamente, no.

Hace unos días recibí un mail de Microsoft, al igual que todo quien tenga una cuenta de Onedrive, sobre el cambio de política en lo que respecta al espacio gratuito en la nube. El mail traía una “propuesta que no se puede rechazar”: adquirir una suscripción de Office 365 y recibir un terabyte de espacio en Onedrive, o verse reducido a 5 gigabytes. 

Dadas las circunstancias y ya que el precio de la suscripción no es excesivo (100 dólares al año), compre la suscripción a la versión Home del Office 365 que permite implementarla en cinco máquinas.

Una vez instalado el Office 365, Excel se ve tal como Excel 2016 y muy similar a Excel 2013. La primer sorpresa fue cuando noté que no incluía PowerPivot,

a diferencia de Excel 2013

y de la versión 2016 de escritorio

La situación es que PowerPivot ha desaparecido de casi todas las versiones de Office 365. PP está incluido en Office 365 ProPlus, Office 365 E3 y Office 365 E4. En todas las otras versiones (Home, Personal, Business, Business Premium, etc.) no está. Y esto no deja de ser sorprendente ya que las versiones “básicas” (Home, Personal, etc.) incluyen Access y algunas versiones “business” no.

Mi primera conclusión: quien necesite el almacenamiento en Onedrive, el "cebo" de un terabyte puede justificar la compra de la suscripción, en particular si no se hace uso de PowerPivot (Power Query está incorporado plenamente).

Para quien trabaje con PowerPivot la mejor opción parece ser quedarse en Excel 2013 o Excel 2010. 

Extraer el primer valor numérico de un rango mixto

Este post viene a colación de una consulta sobre cómo extraer con fórmulas el primer valor numérico en un rango mixto (rango que contiene celdas con texto y celdas con números).

En un post de hace varios años atrás mostramos como encontrar el primer número positivo o negativo en un rango. En el post la suposición era que todos los valores en el rango son numéricos, pero mi lector tenía que resolver el problema para un rango con texto y valores numéricos.

La solución es similar a la propuesta en la nota mencionada: usar INDICE con COINCIDIR en forma matricial, pero con un detalle: usar ESNUMERO para evaluar qué valores en el rango son numéricos y cuáles no.

En este ejemplo

calculamos extraemos el primer valor numérico en cada fila con esta fórmula

=INDICE(D3:K3,COINCIDIR(VERDADERO,ESNUMERO(D3:K3),0))

Tal como indicamos antes la fórmula es matricial, es decir, se introduce apretando simultáneamente Ctrl-Mayúsculas-Enter.

Usando la Evaluar Fórmulas podemos ver cómo funciona esta fórmula

La función ESNUMERO crea un vector de valores VERDADERO o FALSO según los datos del rango evaluado sean numéricos o textuales. COINCIDIR encuentra la posición del primer VERDADERO y el resultado es el argumento de posición en la función INDICE

Excel 2016

La encuesta "Qué versión de Excel usas" que llevé adelante las últimas semanas me deparó ciertas sorpresas. Los resultados fueron

En total participaron 234 usuarios. Lo sorprendente no es que el 39% de los encuestados usen Excel 2013 (mi intuición decía que la mayoría usaba Excel 2010) sino que Excel 2016 con el 31% ocupara el segundo lugar.

La consecuencia más inmediata de la encuesta es que he instalado Office 2016, que será desde ahora la "versión oficial" de este blog.

Sobre las novedades y mejoras pueden leer en el blog oficial de Microsoft y en muchos otros buenos sitios y blogs de colegas. Así que aquí haré sólo una reseña, como para salvar un poco el prestigio de este blog que viene a ocuparse del tema con notable atraso (Office 2016 fue anunciado el 22 de setiembre del 2015).

Obtener y transformar (alias Power Query)

Lo que hasta la versión anterior era un complemento ha pasado a ser parte integral de Excel y ha sido rebautizado como "Obtener y transformar" en la ficha Datos de la cinta

Power Query, o con su nuevo nombre Obtener y Transformar", se encuentra en estado de permanente desarrollo y se ha vuelto, para los que analizamos gran cantidad de datos de distintas fuentes, en una herramienta fundamental.

Nuevas Funciones

En la última actualización Microsoft ha agregado nuevas funciones, pero me apresuro a aclarar que sólo están disponibles en la versión Office 365 (por suscripción).  Supongo y espero que en breve también estén disponibles para la versión de escritorio.

Es curioso que Microsoft no haya actualizado la versión de escritorio ya que estas funciones están disponibles en la versión on-line que es gratuita.

UNIRCADENAS (en inglés: TEXTJOIN)

Al igual que CONCATENAR esta función nos permite unir textos alojados en distintas celdas, pero ingresando el rango de celdas como un único argumento en lugar de celda por celda. Además, podemos definir el separador con un único argumento y definir si ignorar celdas vacías.

Por ejemplo

CONCAT

Reemplaza a CONCATENAR y es muy similar a UNIRCADENAS, pero con menos funcionalidades (sólo permite usar rangos e ignora las celdas vacías por definición)

SI.CONJUNTO (en inglés: IFS)

En lugar de “anidar” funciones SI para obtener el resultado que corresponde al cumplimiento de una determinada condición, podemos escribir las condiciones y el resultado en una serie y el resultado será el de la primera condición que se cumpla.

El caso clásico para esta función es determinar un porcentaje de descuento en función del monto de la compra

CAMBIAR (en inglés: SWITCH)

Función familiar para los usuarios de Access. Permite establecer el resultado como comparación de un variable con una serie de variables posibles

A diferencia de SI.CONJUNTO sólo permite comparar igualdades, es decir, si la variable coincide plenamente o no con los valores de la lista de comparación.

MAX.SI.CONJUNTO (en inglés: MAXIFS) y MIN.SI.CONJUNTO (en inglés: MINFIS)

Mis memoriosos seguidores recordarán el post sobre máximos y mínimos condicionales. Con estas dos nuevas funciones podemos dejar de lado todos los artilugios y calcular los máximos o mínimos sujetos a condiciones en forma natural.