Las funciones TRUNCAR y ENTERO de Excel

Excel tiene dos funciones para extraer la parte entera de un número: TRUNCAR() y ENTERO(). Si bien en principio puede parecer una redundancia, no lo es.

ENTERO() toma como argumento un número y lo redondea al entero inferior más próximo.

TRUNCAR() suprime la parte fraccionaria de un número. A diferencia de la función ENTERO, TRUNCAR tiene un argumento opcional: número de decimales.

Dado que ENTERO redondea hacia abajo y TRUNCAR suprimer la parte decimal, el resultado será el mismo si el argumento es un número positivo, pero distinto si el número es negativo

Como TRUNCAR tiene el argumento opcional "num_decimales" la fórmula =TRUNCAR(64.5894,1) da como resultado 64.5, a diferencia de REDONDEAR(64.5894,1) que dá 64.6.

Otro uso de TRUNCAR y ENTERO es obtener la fecha sin las horas

Las fechas en Excel son números positivos donde la parte entera es la fecha y la parte decimal la hora (como he explicado en esta nota). Por lo tanto ENTERO y TRUNCAR quitan la parte "horaria" (decimal) y dejan la parte "entera" (la fecha).

Crear series de días hábiles en Excel

Podemos crear una serie de días hábiles en Excel usando una funcionalidad poco conocida: Rellenar  - Series. Podemos activar este funcionalidad de dos maneras: en la cinta de opciones con Rellenar-Series o con el menú contextual de opciones de autorrelleno.

Supongamos que queremos crear una lista de los días hábiles de agosto del 2015. En la celda A1 ponemos la fecha del primer día hábil del mes de agosto de este año; luego en la cinta de opciones activamos Inicio-Modificar-Rellenar-Series y completamos el formulario de esta manera

Apretamos Aceptar y obtenemos la serie de días hábiles

La fórmula en la columna B es
=ELEGIR(DIASEM(A1;2);"lunes";"martes";"miércoles";"jueves";"viernes";"sábado";"domingo")

Podemos hacer lo mismo con el menú contextual  arrastrando con el mouse

La serie de días hábiles resultante depende de las definiciones regionales del sistema.

Excel reconoce si el valor de la celda es una fecha y ofrece crear series de días corridos, hábiles, meses y años.

Formato numérico de campos de datos en tablas dinámicas

Podemos considerar dos formas de organizar datos en una hoja de Excel: en forma plana ("flat file") y en forma tabular ("tabular dataset").  Supongamos una de tabla de ventas que muestra las cantidades vendidas de distintos productos por año. Si organizamos la tabla en forma plana tendremos algo así

En cambio si organizamos los datos en forma tabular, tendremos esta tabla

Esta última forma donde todos los valores (datos numéricos) están en una única columna (un solo único campo numérico) es la más eficiente para trabajar con tablas dinámicas.

Pero si tenemos que crear una tabla dinámica a partir de una matriz de datos plana descubriremos que cada campo de valor (las columnas 2010, 2011, etc, en el primer ejemplo) debe ser arrastrado individualmente al área de los datos. Y lo mismo cuenta para el formato de los números. Excel da por defecto formato "General" a los datos numéricos.

Al crear esta tabla dinámica

si queremos cambiar el formato de los valores tendremos que hacerlo campo por campo, cinco veces en nuestro caso. En nuestro auxilio vendrán las macros, como cada vez que tenemos que queremos automatizar una tarea repetitiva.

Si tenemos una única tabla dinámica en la hoja activa podemos usar esta macro

Sub format_NUM_1()
    Dim strFormatSelected As String
    Dim oPTable As PivotTable
    Dim oPField As PivotField
    Dim iPTCount As Integer
 
    iPTCount = ActiveSheet.PivotTables.Count
    If iPTCount = 0 Then
        MsgBox "No se encontraron tablas dinamicas en la hoja", _
                    vbInformation, _
                    "Formato numerico"
        Exit Sub
    End If

    Set oPTable = ActiveSheet.PivotTables(1)

    Application.Dialogs(xlDialogFormatNumber).Show

    strFormatSelected = ActiveCell.NumberFormat

    For Each oPField In oPTable.DataFields
        oPField.NumberFormat = strFormatSelected
    Next oPField
 
End Sub

Usamos el método Application.Dialogs(xlDialogFormatNumber).Show para abrir el diálogo de formato de números, capturamos la elección de usuario y con el loop For Each...Next lo aplicamos a todos los campos de datos de la tabla.

Este video muestra el funcionamiento



Si hay más de una tabla dinámica en la hoja activa tendremos que complicar un poco nuestro código

Sub format_NUM_all()
    Dim strFormatSelected As String
    Dim oPTable As PivotTable
    Dim oPField As PivotField
    Dim iPTCount As Integer
    Dim iX As Integer

    iPTCount = ActiveSheet.PivotTables.Count
    If iPTCount = 0 Then
        MsgBox "No se encontraron tablas dinamicas en la hoja", _
                    vbInformation, "Formato numerico"
        Exit Sub
    End If
    
    With Application
        .ScreenUpdating = False
        .Dialogs(xlDialogFormatNumber).Show
        strFormatSelected = ActiveCell.NumberFormat

        For iX = 1 To iPTCount
            For Each oPField In ActiveSheet.PivotTables(iX).DataFields
                oPField.NumberFormat = strFormatSelected
            Next oPField
        Next iX
        .ScreenUpdating = True
    End With


Podemos llevar nuestra macro un paso más adelante y dar al usuario la posibilidad de elegir que tabla dinámica formar de las que se encuentran en la hoja activa.

En este caso tendremos que agregar un Userform con una combobox, que contendrá los nombres de las tablas dinámicas presentes en la hoja activa (un evento crea la lista dinámicamente de acuerdo a la hoja), y una rutina que recibe como variable el nombre de la tabla elegida, abre el diálogo de formato numérico y aplica el formato elegido a la tabla.

Podemos reunir todas las macros en un complemento (Add in) e instalarlo de manera que podamos usarlo en todo cuaderno activo de Excel.
Otra ventaja del complemento es que agregará una pestaña en la cinta de comandos para activar las macros con facilidad.

El complemento se puede descargar sin cargo aquí

Después de descargar y guardar el complemento lo instalamos usando el menú Programador-Complementos (en caso de ser necesario usamos el botón Examinar para encontrar la ubicación del complemento)

En caso de recibir una advertencia de seguridad aceptamos la opción "Habilitar contenido".

Este video muestra la instalación y el funcionamiento de la macro



Los códigos pueden verse con el editor de Vba (el complemento no está protegido con contraseña).

Algunas observaciones:

• como norma de buena práctica es recomendable reemplazar el nombre por defecto de la tablas dinámica (Tabla dinámica1, Tabla dinámica2, etc.) por algo más significativo

• podemos convertir matrices planas a matrices tabulares usando el Power Query o la opción de consolidación de rangos múltiples en el viejo asistente de tablas dinámicas.