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sábado, agosto 05, 2006

Enviar e-mail desde Excel

Estaba buscando algunas referencias para una entrada sobre las diferencias entre las funciones REEMPLAZAR y SUSTITUIR, cuando me encontré con un viejo conocido: el excelente complemento (Add-In) de Ron de Bruin y Norman Harper para enviar e-mails directamente desde Excel.
Así que el tema de las funciones quedará para más adelante, y en esta entrada hablaremos sobre este excelente complemento.
Paras los usuarios menos experimentados aclaremos que complementos (Add-Ins) son aplicaciones que permiten extender la funcionalidad de Excel. Así, por ejemplo, este complemento permite enviar rangos, hojas o todo un cuaderno directamente desde Excel.
El complemento desarrollado por Ron de Bruin y Norman Harper tiene dos versiones, una para Outlook u Outlook Express, y otra sólo para Outlook. Esta última tiene más posibilidades y funcionalidad.
Para utilizar este complemento lo primero que tenemos que hacer es descargarlo e instalarlo en alguna carpeta. La mejor forma de saber dónde guardarlo es abrir el el menú Herramientas--Complementos y apretar el botón Examinar, para ver dónde Excel busca los complementos. Alternativamente se puede guardar en cualquier carpeta y crear el vínculo con el botón Examinar.


Al intentar instalarlo podemos toparnos con algunos problemas, como este anuncio




Lo que tenemos que hacer es, simplemente, seguir las instrucciones:


Una vez instalado el complemento, veremos que en el menú Herramientas aparece un nuevo elemento "SendMail".

Este complemento es no solamente útil sino también muy intuitivo en cuanto a su uso. Las posibilidades son diversas, desde enviar cuadernos completos, hojas o rangos.


Se puede descargar también un manual de instrucciones (en inglés), en formato Word o PDF.





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miércoles, febrero 18, 2009

Hipervínculo a una dirección de correo Outlook

Siguiendo en el tema de los hipervínculos, respondemos hoy a la consulta de un de mis lectores: ¿Cómo puedo hacer para crear un hipervínculo a una dirección de correo Outlook dependiendo del valor de una celda con una lista validada?

EL tema es más sencillo de lo que parece en principio, pero hay un pequeño problema por resolver, como en casi todos los aspectos de nuestras vidas.

Empecemos por notar que cuando ponemos en una celda de Excel un texto que sigue el patrón de una dirección de correo electrónico, Excel agrega automáticamente un hipervínculo de tipo “mailto:xxx@yyy.zzz”





Como ya sabemos, podemos crear una lista desplegable usando validación de datos. Para eso creamos una lista de direcciones de mail y le damos un nombre definido. Para más comodidad definimos un rango dinámico con DESREF



Luego creamos la lista desplegable con validación de datos-lista



Ponemos la lista desplegable en la celda B1, de manera que podamos elegir la dirección



El problema con este método, es que a diferencia de cuando introducimos la dirección manualmente, Excel no crea el hipervínculo



Existen dos remedios a esta situación:

1 – después de seleccionar el nombre apretamos F2 (edición) e inmediatamente después Enter.

2 – Creamos un evento de manera que las acciones señaladas en 1 sucedan automáticamente. En el módulo Vba de la hoja1 (en nuestro ejemplo) ponemos este código

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

If Union(Target, [B1]).Address = [B1].Address Then
SendKeys "{F2}"
SendKeys "{Enter}"
Application.EnableEvents = False
End If
Application.EnableEvents = True

End Sub

La sentencia SendKeys imita el tecleado de F2 y Enter si la variable Target coincide con la celda que hemos definido como celda que contiene la dirección.





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lunes, septiembre 07, 2015

La función HIPERVINCULO con direcciones de correo electrónico

Cuando introducimos en una celda un texto con un patrón dirección de correo eléctronico, Excel crea un hipervínculo


Al pinchar este hipervínculo Excel abre el Outlook y crea un correo electrónico

También podemos crear hipervínculos a correos electrónicos usando la función HIPERVINCULO, como ya hemos mostrado en otros posts de este blog.
Por ejemplo, si tenemos una tabla con nombres y sus repectivos correos electrónicos, podemos crear una hipervínculo dinámico combinando las funciones HIPERVINCULO y BUSCARV. Sin embargo veremos que la creación del hipervínculo no es trivial.

Veamos este ejemplo:

La fórmula "=HIPERVINCULO(BUSCARV(C15,$B$9:$C$12,2,0))" en la celda C16 crea un hipervínculo. Sin embargo si pinchamos el vínculo en la celda veremos el mensaje: la dirección de este sitio no es válida.

El problema es que cuando Excel reconoce un patrón de correo electrónico, al crear el hipervínculo agrega el identificador "mailto:", lo que no sucede cuando lo creamos con la función HIPERVINCULO

Para poder crear hipervínculos al correo electrónico tenemos que agregar "mailto:" a la dirección


Si queremos que "mailto:" no aparezca en el contenido de la celda (C16 en nuestro ejemplo), modificamos la fórmula de esta manera:

=HIPERVINCULO("mailto:"&BUSCARV(C15,$B$9:$C$12,2,0),BUSCARV(C15,$B$9:$C$12,2,0))