Controlando el tamaño de los comentarios en la hoja de Excel

Cuando introducimos un comentario en una celda Excel le dá un tamaño predeterminado. El comentario es una forma y como tal tiene propiedades que podemos cambiar. Si hacemos visible el comentario podemos abrir el menú contextual de sus propiedades, como ya he mostrado en este post nueve años atrás

Un lector me consulta sobre cómo cambiar de una el tamaño de todos los comentarios en una celda. En su caso se debe a que cada comentario tiene un tamaño distinto, pero también puede darse el caso de querer cambiar todos los comentarios del tamaño estándar a otro.

La selección multiple de cuadros de texto la hacemos apuntando con el mouse usando la tecla Shift (Mayúsculas)

Pero no podemos hacer lo mismo con los comentarios. Por lo tanto tendremos que echar mano a las macros.

Empezamos con una macro sencilla que selecciona todos los comentarios en la hoja activa y les da un tamaño (altura y ancho) determinado

Sub cambiar_dimension_comentario_1()

    Dim shComment As Comment

    For Each shComment In ActiveSheet.Comments
        With shComment
            .Shape.Width = 108
            .Shape.Height = 82
        End With

    Next shComment

End Sub

Mis atentos lectores habrán notado que en el cuadro de propiedades (la primer imagen del post) la altura y el ancho del comentario aparecen en centímetros, mientras que en el código de la macro usamos otra unidad. El tamaño del cuadro del comentario, y de todas las formas, la expresamos en Vba en "puntos".
En una pulgada, 2.54 centímetros, hay 72 puntos. Para convertir las dimensiones de centímetros a puntos, a los efectos de usarlas en la macro, tenemos que dividir la dimension en centímetros por 2.54 y multiplicar el resultado por 72.

Así que vamos a mostrar una macro más elaborada donde el usuario ingresa las medidas deseadas en centímetros y el código las traduce a "puntos":

Sub cambiar_dimension_comentario_2()

    Dim shComment As Comment
    Dim dblShW As Double
    Dim dblShH As Double

    dblShW = InputBox("Ancho en centimetros?", "Dimensiones del Comentario")
    dblShH = InputBox("Altura en centimetros?", "Dimensiones del Comentario")

    For Each shComment In ActiveSheet.Comments
        With shComment
            .Shape.Width = dblShW * (72 / 2.54)
            .Shape.Height = dblShH * (72 / 2.54)
        End With

    Next shComment

End Sub

En esta macro usamos InputBox sin validación de los valores introducidos, así que deberemos ser cuidadosos de ingresar números reales (Actualización: una versión mejorada está disponible en este post).

Este video muestro el funcionamiento de la macro.

Calcular registros únicos con PowerPivot

En la nota anterior vimos como calcular los registros únicos de un campo usando la técnica "pivotear una pivot", es decir, crear una tabla dinámica cuya base de datos es a su vez una tabla dinámica. Esta técnica nos permite sobrellevar los problemas de tiempo de proceso que surgen al usar las técnicas más tradicionales: campo auxiliar con CONTAR.SI y Filtro Avanzado. Recordemos que si estamos usando Excel 2013 podemos agregar la base de datos al modelo de datos y usar luego la función Recuento Distinto para resumir el campo (ver en la parte final de la nota mencionada).

Existe una forma aún más sencilla de hacer el cálculo de registros únicos (o Recuento Distinto) si usamos Excel 2010. Primero deberemos asegurarnos de instalar el complemento PowerPivot (¿cómo??!!!! ¿Todavía no lo han hecho?!!!).

Volviendo al ejemplo de la nota anterior, empezamos por cargar la base de datos en la ventana del PowerPivot para lo cual seleccionamos alguna de las celdas de la tabla de datos y usamos "Crear tabla vinculada"

Una vez cargada creamos una tabla dinámica con la opción "Tabla Dinámica" en la ventana del PowerPivot

con el campo País en el área de las filas e Importe en el área de los valores

Para poder calcular la cantidad de clientes por país, vamos a crear una "Medida". En PowerPivor una "medida" (measure, en inglés) es similar a los campos calculados de las tablas dinámicas tradicionales pero mucho más flexibles y potentes . No entraré aquí en el tema, pero a los interesados en el potencial de PowerPivot les sugiero visitar el sitio de Powered Solutions (en español)

Volviendo al tema, creamos una medida apuntando al nombre de la tabla en la lista de campos y eligiendo la opción "Agregar nueva medida"

En la ventana que se abre para definir la medida vamos a usar la función DISTINCTCOUNT (esta es una función DAX que pertenece a PowerPivot, tema que no tocaremos en esta nota).

Este video muestra el proceso



El resultado final es este

Calcular registros únicos en rangos extensos - otra versión

Supongamos que tenemos una tabla de datos de ventas donde cada registro (fila) nos muestra el país, la ciudad, el cliente, el producto, la cantidad y, por suspuesto, el importe.
Ahora supongamos que nuestro jefe (o jefa) nos pide saber cuantos clientes hay en cada país. Esto significa hacer un recuento de valores únicos.

Cuando se trata de rangos extensos nada mejor que usar tablas dinámicas. Hemos mostrado en el pasado cómo hacerlo, como pueden ver en esta nota.

Excel 2013 cuenta con la función incorparada para registros únicos tal como mostré en esta nota.

Si todavía usamos Excel 2010 y la tabla de datos es extensa, por ejemplo 500 K filas, las técnicas que usan CONTAR.SI son prácticamente inútiles por el tiempo de proceso que demandan. Tampoco Filtro Avanzado con la opción Registro Únicos ofrece una solución eficiente.

El MVP Roger Govier propuso una solución que consiste en construir una tabla dinámica cuya base de datos es otra tabla dinámica; es decir, pivotear una pivot table.

Veamos como es esta técnica. Esta es nuestra tabla de datos

Como nos piden el "recuento distinto", cuántos clientes hay en cada país, construimos esta tabla dinámica

Para que la etiqueta del país se repita en todas las filas usamos Configuración de campo - Diseño e Impresión - Repetir etiquetas de elementos

Otros detalles importantes:

• dar a la tabla formato tabular (por defecto la tabla tiene el formato Compacto);
• quitar los Subtotales del campo País;
• quitar los Totales de las filas y las columnas.

Ahora vamos a construir una segunda tabla dinámica basada en la primera

No es indispensable ubicar la segunda tabla dinámica en la misma hoja como la primera, pero lo hacemos por comodidad.
En esta tabla dinámica ponemos el campo País en el área de las filas y el campo Cliente en el área de los datos. Como Clliente no es un campo numérico, Excel usa la función Cuenta lo que nos da el número de clientes únicos por país

Para completar nuestro modelo debemos agregarle dinamismo, es decir, la capacidad de ampliarse dinámicamente (en ingles: "scalabilty", la capacidad de ir acomodándose a incrementos de datos; la palabra "escalabilidad" no existe en castellano, por lo menos por ahora).
Para hacerlo tenemos que crear un rango dinámico que se refiera a la primer tabla dinámica. Si intentamos definir la tabla dinámica como Tabla (Insertar-Tabla) veremos que esto no es posible. Así que echaremos manos a las técnicas "tradicionales", creando un nombre que se refiera al rango en forma dinámica usando la INDICE y CONTARA. En nuestro ejemplo definimos el nombre "rngTablaDatos" que se refiere a esta fórmula:

=Hoja1!$A$3:INDICE(Hoja1!$C:$C,CONTARA(Hoja1!$A:$A)+2)

Otra mejora posible es crear un evento que actualize la tabla cada vez que se genera un cambio en la base de datos, como muestro en esta nota.