Diagrama Gantt con tablas dinámicas - versión mejorada

En la nota anterior sobre el tema, mostré las ventajas de crear un diagrama Gantt usando tablas dinámicas. Lo que falta en ese modelo es la posibilidad de mostrar gráficamente el avance del proyecto. La idea es mostrar con colores distintos la duración de la tarea y la parte de la tarea realizada.
Por ejemplo en esta situación

si se ha completado el 50% de la Actividad 1 de la Etapa 1, queremos que se vea así

La porción de color verde de la barra representa la parte de la tarea que ya ha sido completada.

Para poder lograr este efecto vamos a tener que agregar algunos campos en la base de datos de nuestro modelo.
En el modelo anterior la tabla tenía cinco campos (columnas): Etapa, Actividad, Principio, Fin y Duración.

La Duración es el resultado de restar el Fin del Principio.

En nuestro nuevo modelo vamos a agregar tres nuevos campos: % Completado, Completado y A Completar.

El campo "% Completado" es la estimación, en porcentaje, del avance de la tarea; el campo completado se calcula multiplicando "Duración" por "% Completado"

y "A Completar" es la diferencia entre "Duración" y "Completado"

A partir de esta tabla creamos esta tabla dinámica

Para sumarizar los valores (Principio, Completado y A Completar) podemos usar cuañquiera de las funciones Suma, Max o Min, ya que cada valor es único.
Sobre este reporte dinámico creamos un gráfico dinámico de barras apiladas, tal como hicimos en la nota anterior. El primer resultado es éste

Como en el ejemplo de la nota anterior vamos a ocultar los botones, volver "invisible" la serie Principio, corregir la escala del eje de las Y (las fechas) y ubicar la leyenda al pie del gráfico. Una vez hechas todas las correcciones obtenemos este gráfico

Este video muestra el proceso



El archivo con el ejemplo se puede descargar aquí.

Funciones Excel raramente usadas

En un comentario sobre la función N() un lector me preguntaba sobre las funciones más usadas y las menos usadas. No creo que existan estadísticas al respecto, pero antes de argumentar sobre las funciones menos usadas en Excel, tema de esta nota, debemos descartar de la lista las funciones "profesionalmente específicas".
Con esto me refiero a funciones que realizan cálculos relevantes a un área específica de la actividad profesional. Por ejemplo, sólo profesionales en el área financiera utilizarán la función LETRA.DE.TEST.EQV.A.BONO()  ; o matemáticos interesados en soluciones canónicas y(x) de la ecuación diferencial de Bessel considerarán usar la función BESSELY().

Considerando, entonces, las funciones de "uso general", parece más que razonable que SUMA(), SI() y BUSCARV() se encuentren entre las más usadas.

¿Cuáles son las menos usadas? Algunas de las que integran mi colección de funciones Excel infrecuentes ya han sido mencionadas en este blog, como la función N() (ver el enlace al principio de esta nota). Otras funciones de uso poco frecuente pueden ser:

ELEGIR(): función poco apreciada que puede sustituir con ventaja a la función SI() en fórmulas con SI() anidada e inclusive permitir hacer búsquedas con BUSCARV() de derecha a izquierda.

REPETIR(): tras la inocua descripción "repite un texto un número determinada de veces" se esconde una herramienta que nos permite crear gráficos gráficos en celdas (minigráficos).

TIPO(): útil para crear fórmulas condicionales dependiente del tipo de dato de la celda evaluada.

SIGNO(): permite establecer si un número es positivo, negativo o cero.

RESIDUO(): calcula el residuo de una división; muy útil en cálculos de tiempos, para realizar cálculos tomando en cuenta cada n-ésimo valor de una serie o cálculos condicionales, entre otros usos.

SIFECHA(): la más indocumentada de las funciones Excel.


¿Qué funciones agregarían ustedes a la lista?

La función N de Excel

Pregunta: ¿cuándo fue la última vez que utilizaron la función N() de Excel? Supongo que las respuestas se podrán reducir a dos:

1. Nunca
2. ¿qué función?

No es casual. La ayuda en línea de Excel nos informa que por lo general no es necesario usar esta función y que existe solamente por cuestiones de compatibilidad con otros programas.

Sin embargo podemos señalar algunos usos más o menos prácticos de esta función. Veamos qué nos dice Excel al respecto

La función N() utiliza un único argumento (Valor) y los resultados posible son los siguientes:

• Si el valor es un número, el resultado será ese número.
• Si el valor es una fecha, la función N la convierte en su número de serie.
• Si el valor es VERDADERO, la función N dará 1.
• Si el valor es FALSO, la función N dará 0.
• Si el valor es un error, se devuelve el valor de error.
• Para todos los demás valores, la función N dará 0.

Uno de los posibles usos de esta función es agregar comentarios a nuestras fórmulas sin utilizar los comentarios de celda. Esto es posible ya que todo valor textual será convertido a 0, es decir que si lo sumamos a nuestra fórmula el resultado no se verá afectado. Por ejemplo

Como puede apreciarse, sumar la función N() en nuestra fórmula no afecta el resultado pero si nos permite ver el comentario en la barra de las fórmulas.