PowerPivot – Bienvenida a un nuevo colaborador

Es para mí un placer anunciar que a partir de hoy Miguel Ángel Escobar comenzará a colaborar en este blog.

Miguel Ángel es, además de experto en Excel, un apasionado profesional del área del BI (Business Intelligence – Inteligencia de Negocios) y en particular del PowerPivot.

En su primer nota, Miguel Ángel nos introduce al nuevo mundo del PowerPivot. En las futuras notas, tratará distintos temas y aspectos de esta nueva y poderosa herramienta.

Miguel Ángel publica este blog bajo el lema "Power Pivot, Power BI, Excel y BI para las masas!" y es el propietario del sitio Powered Solutions.

Cuando las flechas de validación de datos en Excel no aparecen

Cuando definimos en una celda validación de datos con la opción Lista, al seleccionarla aparece una flecha que permite desplegar la lista

¿Qué hacer cuando a pesar de haber definido todo correctamente la flecha no aparece al seleccionar la celda, como le sucedió a una de mis lectoras?

El "primer sospechoso" es que hayamos quitado la marca en "Celda con lista desplegable" en la definición de la validación de datos

Otra posibilidad es que hayamos activado la opción de ocultar objetos. Para comprobar esto podemos activar el "Panel de selección" en Diseño de página—Activar. En el panel podemos ver el estado del objeto (en esta animación "Drop Down 2)

También podemos revisar las definiciones de Excel en Archivo—Avanzadas

Si se ha seleccionado la opción Nada, todos los objetos serán invisibles, incluidas las flechas de validación de datos.

Finalmente, como con algunos gobiernos, existe la posibilidad de que se trate de un archivo corrupto. En este caso después de cerrar el archivo podemos abrirlo usando la opción "Abrir y reparar"

Truco para consolidar datos de varias hojas Excel

Excel permite la creación de rangos tridimensionales, tal como mostré en el pasado (apretar el enlace para ver la nota). Un rango tridimensional es aquel que se extiende a más de una hoja. En este ejemplo tenemos un cuaderno con cinco hojas (ya he señalado que separa datos de esta manera es una mala práctica pero a los efectos del ejemplo ignoraré mis propias recomendaciones).

Las hojas "Ventas…" contienen los totales de ventas de cada sucursal para cada año; en la hoja "Totales" queremos consolidar el valor de la celda B6 de todas las hoja de ventas

En lugar de la técnica que mostré en la nota mencionada más arriba, podemos usar este truco:

En la celda C3 de la hoja Totales introducimos =SUMA('*'!B6)

Al cerrar el paréntesis y apretar Enter, Excel lo transforma en

=SUMA('Ventas 2009:Ventas 2012'!B6)

Como puede apreciarse, todas las hojas del cuaderno, excepto la activa, son incluidas en el rango tridimensional.

Ahora supongamos que el cuaderno contiene también hojas para los costos de ventas, con la misma estructura (los totales en la celda B6). Para que estas hojas no aparezcan en la fórmula podemos condicionar el comodín con un criterio, por ejemplo

=SUMA('Ventas*'!B6

Esta técnica no está limitada a una única celda. Podemos usar, por ejemplo,

=SUMA('Ventas*'!B2:B5

Tampoco está limitada a la función SUMA (la lista de funciones puede verse en la nota ya mencionada).