Fechas en combobox

Ya hemos tratado en este blog sobre la posibilidad de incrustar controles directamente en hojas de Excel. En particular hemos mostrado las bondades de usar cuadros combinados de la colección de controles ActiveX (combobox) para crear listas desplegables.

Ciertos problemas surgen cuando queremos usar una combobox incrustada en la hoja para desplegar fechas. Veamos este ejemplo: en la hoja tenemos un rango con fechas al que le hemos asignado un nombre (fechas); hemos incrustado un cuadro combinado (combobox) para que el usuario elija una de esas fechas y ésta aparezca en la celda E5. También nos hemos preocupado de darle a E5 el formato de fecha

Al desplegar las fechas esto es lo que veremos

pero al elegir la fecha las cosas se complican

El formato de fecha se ha perdido tanto en la celda ligada como en el cuadro combinado. Lo que vemos ahora es el número de serie que representa la fecha.

Pero si miramos con un poco más de atención veremos que hay un segundo problema. El valor aparece alineado a la izquierda, lo que nos sugiere que se trata de un valor de texto, no numérico. Efectivamente, el valor que pasa de la combobox a la celda es textual. Para remediar esta situación tendremos que programar un evento de la combobox.

El código del evento debe ir en el módulo de la hoja que contiene el cuadro combinado. Podemos acceder al módulo desde el editor de Vba seleccionando el objeto Sheet correspondiente

o seleccionando la combobox en la hoja y seleccionando Ver Código en el menú contextual (para poder seleccionar el objeto debemos activar la opción Modo Diseño en Programador-Controles)

En el módulo ponemos este código

Private Sub ComboBox1_Change()
    ComboBox1.Value = CDate(ComboBox1.Text)
End Sub

Ahora veremos el formato adecuado en la celda y en el cuadro combinado. Pero si prestamos atención veremos que el valor sigue siendo texto.

Si no queremos realizar ninguna operación con el valor que pasamos a la celda ligada, podemos terminar aquí nuestra tarea. Pero en caso contrario tendremos que convertir el texto en valor numérico. Recordemos que la celda ligada ya tiene formato de fecha.

Para que esto suceda agregamos una línea de código en el evento

Private Sub ComboBox1_Change()
    ComboBox1.Value = CDate(ComboBox1.Text)
    Range(ComboBox1.LinkedCell).FormulaR1C1 = CDate(ComboBox1.Text)
End Sub

Con este código el valor en la celda ligada será numérico.

Todo sobre listas desplegables en Excel, técnicas avanzadas y descarga gratuita de ejemplos  en la Caja de Herramientas Excel - Listas Desplegables de JLD. Ver la nota o ir a la página de descarga de la guía.

Como (casi) deje de usar VLOOKUP (usando Datos-Relaciones)

Excel 2013 introdujo muchas innovaciones que, más aún que en las versiones anteriores, lo convierten en la herramienta ideal para los analistas de datos. Algunas, como PowerPivot, ya se han ganado su fama. Otras han pasado desapercibidas, como la nueva funcionalidad Datos-Relaciones

Una de las situaciones más corrientes cuando analizamos datos es la necesidad de unificar en una única tabla datos que se encuentran en dos o más tablas. Esto es necesario, en particular, cuando queremos analizar los datos con tablas dinámicas.

Veamos este ejemplo: en una hoja tenemos una tabla con los datos de ventas

y en otra una tabla con las categorías de los productos (madera, electricidad, etc.)

Para crear reportes con tablas dinámicas lo que haríamos con las versiones anteriores de Excel es usar VLOOKUP para combinar las categorías en la tabla de ventas. De esta manera podemos crear un informa de ventas por categorías y períodos, categorías y clientes, etc.

Con la nueva funcionalidad podemos combinar los datos de ambas tablas como en una consulta (query) en Access, sin necesidad de cargar nuestro modelo con miles de fórmulas VLOOKUP.

El primer paso es convertir las listas de datos en Tablas (Insertar-Tabla). Para facilitar el trabajo posterior cambiamos el nombre por defecto (Tabla1) por algo más significativo (tblVentas)

Hacemos lo mismo con la tabla de las categorías (tblCategorias)

El segundo paso es crear las relaciones entre las tablas. En la cinta activamos Datos-Herramientas de Datos-Relaciones y apretamos la opción Nuevo. En el formulario "Crear relación" definimos el campo (columna) común a ambas tabla (en nuestro ejemplo Producto)

Apretamos "Aceptar" y "Cerrar".

Para crear la tabla dinámica con los datos combinados seleccionamos alguna de las tablas y creamos la tabla dinámica (Insertar-Tabla dinámica)

En el formulario que se abre marcamos la opción "Agregar estos datos al modelo de datos"

Excel abre una nueva hoja con la plantilla de la tabla dinámica

En el área de definiciones "Campo de tabla…" activamos la opción "Todos". Esto nos permite ver todos los campos de ambas tablas y usarlas en nuestro informe dinámico.
Ahora podemos crear el informe Ventas por categorías

Matrices de valores únicos en funciones de Excel

El origen de esta nota es esta consulta:

"tengo una tabla de alumnos con las calificaciones de nueve asignaturas. Quiero extraer las tres mejores notas en orden decreciente, sin repetición".

Para ejemplificar veamos parte de esta tabla:

La función que nos permite extraer el valor de la lista de acuerdo a su jerarquía en la lista es K.ESIMO.MAYOR (orden decreciente) y K.ESIMO.MENOR (orden ascendente). La sintaxis de estas funciones es sencilla:

=K.ESIMO.MAYOR(matriz de valores, número de orden)

Así, para el alumno 1 (fila 2) la fórmula

=K.ESIMO.MAYOR($B2:$J2,1)

da como resultado 95.

El problema con esta función es que no ignora los valores repetidos. Si usamos ahora

=K.ESIMO.MAYOR($B2:$J2,2)

para obtener la segunda mejor notas en orden decreciente, el resultado será nuevamente 95, cuando el resultado que buscamos es 86.

Para obtener los resultados esperados necesitamos que el argumento "matriz de valores" de la función sea una matriz de valores únicos.

En esta nota mostraré dos soluciones posibles a este problema: 1) usar columnas auxiliares; 2) usar una FDU (función definida por el usuario).

Solución con columnas auxiliares.

A la izquierda de la matriz insertamos un número de columnas equivalente al número de columnas de la matriz

La celda A2 contiene la fórmula

 =SI(CONTAR.SI($L2:L2,L2)=1,L2,"#")

Esta fórmula evalúa si el valor de la celda L2 aparece por primera vez en la fila; en caso afirmativo da el valor de la celda L2; en caso negativo da como resultado el símbolo #.

EL valor 95 aparece por segunda vez en la celda N2 y por eso el valor resultante en la celda C2 es #.

En la función CONTAR.SI anclamos la columna en la referencia a la primer celda del rango ($L2) de manera que al copiar la fórmula a lo largo de las columnas el rango de evaluación se va extendiendo ($L2:M2 en la celda B2, $L2:N2 en la celda C2 y así sucesivamente).

Ahora podemos usar los rangos de las columnas A:I para nuestros cálculos

En la fórmula

=K.ESIMO.MAYOR($A2:$I2,V$1) 

usamos los valores de la fila 1 como el argumento de orden, fieles al principio de no evitar el uso de constantes en las fórmulas.

Podemos mejorar esta solución funcionalmente convirtiendo todo el rango (columnas auxiliares, matriz de datos y columnas con resultados) en una tabla (Insertar-Tablas-Tabla). De esta manera al agregar alumnos, todas las fórmulas se copian automáticamente

Solución FDU (función definida por el usuario – macro).

La función valUnicos crea una matriz de valores únicos que podemos usar dentro de las funciones de Excel, en nuestro caso en K.ESIMO.MAYOR.

Esta función usa la técnica que ya mostramos en la nota sobre cómo extraer valores únicos.

El código de la función es el siguiente:

Function valUnicos(rngValores As Range)
    Dim iX As Integer
    Dim arrTemp()
    Dim collUnicos As New Collection
    Dim vcollItem As Variant
    Dim rngCell As Range
   
    On Error Resume Next
    For Each rngCell In rngValores
        collUnicos.Add rngCell, CStr(rngCell)
    Next rngCell
    On Error GoTo 0
       
    ReDim arrTemp(collUnicos.Count)
    For iX = 1 To collUnicos.Count
        arrTemp(iX - 1) = collUnicos.Item(iX)
    Next iX
   
    valUnicos = arrTemp
   
End Function

Como siempre recomiendo, guardamos el código en un módulo del cuaderno Personal.xls(b) de manera de poder usar la función en todo cuaderno abierto.

Esta función utiliza un único argumento: un rango de la hoja. En la función usamos el objeto Collection para descartar los valores repetidos en el rango; luego pasamos los ítems de la colección a una matriz (array).

En nuestro ejemplo, combinamos esta función con K.ESIMO.MAYOR para obtener los resultados deseados

De la misma manera podemos combinarla con otras funciones (K.ESIMO.MENOR, CONTAR, etc). Por ejemplo

=CONTAR(valUnicos(B2:J2))

da como resultado 7 ya que el 95 y el 86 se repiten.


El cuaderno con el código y los ejemplos se puede descargar aquí.