jueves, marzo 28, 2013

Listas desplegables dependientes múltiples con Vba

Esta es una extensión de mi nota anterior sobre listas desplegables dependientes. Uno de mis lectores pregunta

Como se haría para que tenga más niveles, por ejemplo 5 listas desplegables dependientes

Podemos extender nuestro modelo a casi todo número de niveles de dependencia introduciendo ciertos cambios. A los efectos del ejemplo extenderemos el modelo a tres niveles: continente – país – ciudad.



El modelo extendido puede descargarse aquí.

Como en el modelo de la nota anterior, creamos una lista de continentes a partir de la base de datos, usando el objeto Collection e insertando la lista de valores únicos en un rango auxiliar. Este rango es el origen de la lista desplegable creada con Validación de datos



La lista la creamos con este código

Sub insertarContinentes()
    Dim arrListaContinentes As New Collection, continente
    Dim iR As Long
 
    On Error Resume Next
    Range("lstContinentes").ClearContents
    On Error GoTo 0
 
    With Sheets("lista")
        On Error Resume Next
            For Each continente In Range("tblContinentes")
                arrListaContinentes.Add continente, continente
            Next continente
        On Error GoTo 0
        For iR = 1 To arrListaContinentes.Count
            .Cells(iR + 1, 6) = arrListaContinentes(iR)
        Next iR
    End With
        
End Sub


Para que esta lista esté permanentemente actualizada, programamos un evento Worksheet_Deactivate de la hoja que contiene los datos (la hoja “lista”)

Private Sub Worksheet_Deactivate()
    Call insertarContinentes
End Sub


Para crear la lista de los países correspondientes a los continentes, creamos un código similar al de los continentes, pero con una condición para que los países agregados a la colección sean los que corresponden al continente

Sub insertarPaises()
    Dim rngCell As Range
    Dim arrListaPaises As New Collection, pais
    Dim iR As Long
 
    On Error Resume Next
    Range("lstPais").ClearContents
    On Error GoTo 0
 
    With Sheets("lista")
        On Error Resume Next
            For Each pais In Range("tblPaises")
                If pais.Offset(0, -1).Value = Range("Continente_Elegido") Then
                arrListaPaises.Add pais, pais
            End If
            Next pais
        On Error GoTo 0
        For iR = 1 To arrListaPaises.Count
            .Cells(iR + 1, 8) = arrListaPaises(iR)
        Next iR
    End With
        
End Sub

El código de la rutina para generar la lista de ciudades queda igual a la del modelo anterior.

El último toque es agregar código en el evento Worksheet_Change de la hoja “reporte” para disparar las rutinas que crean las listas de países y ciudades

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Union(Target, Range("Continente_Elegido")).Address = Range("Continente_Elegido").Address Then
        Range("Pais_elegido").ClearContents
        Range("Ciudad_Elegida").ClearContents
        Call insertarPaises
    End If
 
    If Union(Target, Range("Pais_elegido")).Address = Range("Pais_elegido").Address Then
        Range("Ciudad_Elegida").ClearContents
        Call insertarCiudades
    End If
 
End Sub


Por supuesto, hemos creados nombres definidos que se refieren a los rangos del modelo.


Todo sobre listas desplegables en Excel, técnicas avanzadas y descarga gratuita de ejemplos  en la Caja de Herramientas Excel - Listas Desplegables de JLD. Ver la nota o ir a la página de descarga de la guía.

viernes, marzo 22, 2013

Listas desplegables dependientes – otra versión (Vba)

Uno de los temas más populares en este blog es el de las listas desplegables, en particular el de las listas desplegables dependientes (ver esta nota y también esta otra).

Las técnicas que mostrado hasta ahora se basan en la creación de nombres definidos que se refieren a rangos dinámicos. La ventaja de esta técnica es que no requiere conocimientos de Vba (el lenguaje de programación de Excel); todo lo hacemos usando rangos en hojas y fórmulas. La desventaja es que a medida que nuestro modelo va creciendo en variables debemos agregar nombres y definir nuevos rangos dinámicos.

Por ejemplo, en la nota mencionada manejamos nombres de ciudades para cinco países



Para lo que debemos crear seis nombres definidos. Si decidimos agregar otro país, debemos crear el nombre correspondiente. Esto nos limita si creamos un modelo que debe ser usado por un usuario común o si no queremos que nuestros usuarios modifiquen el modelo.

La solución es usar Vba para crear las listas que alimentan las listas desplegables.

A los efectos supongamos que queremos crear un modelo donde el usuario elige un país, de acuerdo a su elección una lista desplegable le muestra sólo las ciudades de ese país y en una tercera celda se muestra la población de esa ciudad



El modelo funciona de la siguiente manera:

En la hoja “lista” tenemos una tabla de Países-Ciudades-Población



En la columna E de la hoja ponemos los países que aparecen en la tabla Países-Ciudades-Población. Esta lista debe contener valores únicos, cosa que podemos hacer con Filtro Avanzado. Pero en este modelo usaremos un poco de código Vba con el objeto Collection

Sub insertarPaises()
    Dim arrListaPaises As New Collection, pais
    Dim iR As Long

    On Error Resume Next
    Range("lstPais").ClearContents
    On Error GoTo 0

    With Sheets("lista")
        On Error Resume Next
            For Each pais In Range("tblPaises")
                arrListaPaises.Add pais, pais
            Next pais
        On Error GoTo 0
        For iR = 1 To arrListaPaises.Count
            .Cells(iR + 1, 5) = arrListaPaises(iR)
        Next iR
    End With
        
End Sub


No entraremos en los detalles técnicos, pero podemos ver que usamos un rango definido por el nombre “tblPaises”. Este es un rango dinámico que se refiere al rango en uso en la columna A de la hoja “lista”

tblPaises=lista!$A$2:INDICE(lista!$A:$A,CONTARA(lista!$A:$A))

Con este código creamos una nueva “colección” de valores (países) haciendo un rizo a lo largo del rango de los países. Como no se puede agregar un valor ya existente en la colección, usamos On Error Resume Next para que el código no se interrumpa al tratar de agregar un país existente. De esta manera obtenemos una lista de valores únicos. Luego la copiamos al rango lstPais con el loop For…Next

La celda D3 de la hoja “reporte” contiene una validación de datos con la opción Lista usando el nombre definido “lstPais”



El nombre definido “lstPais” se refiere a al fórmula =DESREF(lista!$E$1,1,0,CONTARA(lista!$E:$E)-1,1), que es el rango donde hemos puesto los países con el código mostrado anteriormente.

Para que este rango se actualice automáticamente cuando agregamos o quitamos países y ciudades en la tabla, usamos un evento Deactivate de la hoja “lista”. De esta manera, cuando el usuario vuelve a la hoja reporte luego de efectuar un cambio en la tabla, el evento dispara el código de actualización



En la celda D5 de la hoja “reporte” creamos una lista desplegable con la opción Lista y el nombre
“lstCiudad”



El nombre “lstCiudad” se refiere al rango usado en la columna G que contiene las ciudades del país elegido



Para agregar los nombres de las ciudades del país elegido a este rango, usamos este código

Sub insertarCiudades()
    Dim lCounter As Long
    Dim rngCel As Range

    On Error Resume Next
    Range("lstCiudad").ClearContents
    On Error GoTo 0

    lCounter = 2

    With Sheets("lista")
        For Each rngCel In Range("tblPaises")
            If rngCel.Value = Range("Pais_Elegido").Value Then
                .Cells(lCounter, 7) = rngCel.Offset(0, 1)
                lCounter = lCounter + 1
            End If
        Next rngCel
    End With
 
End Sub


En este código usamos nuevamente el rango “tblPaises” para comparar el país elegido (la celda D3 de la hoja “reporte” a la que le hemos definido el nomber “Pais_Elegido”); cuando el país de la tabla Paises-Ciudades-Población coincide con el país elegido, la ciudad es agregada al rango de la columna G.

Este código es disparado por un evento Worksheet_Change de la hoja “reporte”, de manera que cuando se produce un cambio en D3, se dispara el código y la lista de ciudades es actualizada.
El código del evento es el siguiente:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Union(Target, Range("Pais_Elegido")).Address = Range("Pais_Elegido").Address Then
        Range("Ciudad_Elegida").ClearContents
        Call insertarCiudades
    End If
End Sub


Finalmente, en la celda D7 usamos una función BUSCARV combinada con SI.ERROR para extraer la población de la ciudad elegida.



El archivo con el ejemplo se puede descargar aquí.

Actualización: nota que explica cómo crear un modelo ampliado (continente-país-ciudad)


Todo sobre listas desplegables en Excel, técnicas avanzadas y descarga gratuita de ejemplos  en la Caja de Herramientas Excel - Listas Desplegables de JLD. Ver la nota o ir a la página de descarga de la guía.

domingo, marzo 17, 2013

Cálculo de días en base a meses de 30 días

Uno de los usos más difundidos de Excel es el cálculo del número de días entre dos fechas. Excel permite hacerlo de diversas maneras, con una simple resta (fecha final – fecha inicial) o usando funciones como DIAS.LAB o DIA.LAB y las nuevas funciones de fechas (Excel 2010) DIAS.LAB.INTL y DIA.LAB.INTL.

Todos los cálculos de fechas en Excel toman en cuenta la duración de cada mes en particular, incluidos los años bisiestos.

Pero sucede que hay ocasiones en las cuales necesitamos hacer el cálculo de días entre dos fechas basándonos en meses de 30 días (año de 360 días). Debo confesar que en la práctica no me ha tocado hacer cálculos de ese tipo, pero si a uno de mis lectores que debía hacer cálculos para pagar aguinaldos.

La forma más sencilla e inmediata de hacerlo es usando la función DIAS360. Esta función tiene dos argumentos obligatorios y una opcional:


  • Fecha inicial
  • Fecha final
  • Método: según la ayuda en línea de Excel
  • FALSO u omitido Método de EE.UU. (NASD). Si la fecha inicial es el último día del mes, se convierte en el día 30 del mismo mes. Si la fecha final es el último día del mes y la fecha inicial es anterior al día 30, la fecha final se convierte en el día 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el día 30 del mismo mes.
  • VERDADERO Método europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al día 31 del mes se convierten en el día 30 del mismo mes.


Ejemplo del uso



Sumamos 1 a la función para incluir en la cuenta tanto la fecha de inicio como la del final.

Otra forma de hacer el cálculo, si nos gusta la vida complicada, es usar la "indocumentada" función SIFECHA.

Esta fórmula dará el mismo resultado

=SIFECHA(A2;B2;"m")*30+SIFECHA(A2;B2;"md")+1



La expresión SIFECHA(A2;B2;"m") da como resulta 2, el número de meses entre las dos fechas (por eso usamos el argumento "m" en la función). Al multiplicar por 30 obtenemos el número de días en base a meses de 30 días.

La expresión SIFECHA(A2;B2;"md") da el número "extra" de días por encima del número de meses calculado. En nuestro caso dará 10 por lo que, como en el caso anterior, sumamos 1 a nuestra fórmula.