Evaluación de Able2Extract – convertir PDF a Excel

La gente de Investintech me pide hacer una evaluación de la herramienta Able2Extract, para lo cual tuvieron la gentileza de proveerme con una copia de la aplicación.

Mi evaluación se limita a las primeras impresiones del uso de la herramienta para extraer datos de documentos PDF a Excel. Empecemos por activar el programa

Able2Extract tiene un sistema de ayuda incorporado que resulta muy útil en los primeros usos.

Como pueden apreciar en la imagen, Able2Extract puede convertir archivos PDF a un buen número de formatos: Word, PowerPoint, HTML y más.

Todo lo que hay que hacer es abrir el archivo PDF que queremos convertir o del cual queremos extraer datos, señalar la opción de selección (Select), todo el documento a algún área, y finalmente el tipo de archivo (Excel, Word, etc.). La posibilidad de elegir un área determinada resulta muy útil cuando queremos extraer una tabla rodeada de texto, por ejemplo.

Una vez que pulsamos el icono de la opción podemos elegir el tipo de conversión: automática o definida por el usuario (custom).

En mis pruebas la conversión fue rápida y exacta.

Otras características importantes son la capacidad de procesar lotes de archivos (batch) y el uso de plantillas (template). El uso de plantillas es útil cuando volvemos sobre la misma conversión con frecuencia. Para usar plantillas debemos primero crearlas (usando la opción “custom”) y guardarlas.

El programa contiene un menú de opciones (View-Options) que permite definir y manejar los parámetros de conversión. Por ejemplo forzar el tipo de archivo Excel en la conversión (.xls o ,xlsx, útil cuando tenemos instaladas en nuestra máquina más de una versión de Office).

En resumen, de todos los programas de conversión de archivos PDF que he probado, Able2Extract8 es en mi opinión el más completo y funcional. Sin lugar a dudas, una gran ayuda para todo usuario de Excel que tenga que extraer datos de archivos PDF.

Investintech ofrece dos versiones de Able2Extract: Converter y Professional. Esta última permite procesar PDF escaneados. También se puede descargar una copia de evaluación gratuita, válida sólo por siete días.

Validación de direcciones de e-mail en Excel

Validación de datos es una herramienta excelente, indispensable diría, en todo modelo de Excel que requiera ingresar datos. Pero, como todo en este mundo, tiene sus limitaciones. Por ejemplo, ¿cómo comprobamos que el usuario ingrese direcciones válidas de correos electrónicos?

Si se tenemos una lista de direcciones válidas, nos basta con usar la opción Lista de validación de datos. Pero, ¿qué hacemos si no contamos con una lista de direcciones pero queremos asegurarnos que la sintaxis de la dirección es correcta? Es decir, abc123@xyz.com es una dirección válida, independientemente de que exista o no; pero abc..123@xyz no lo es).

La solución es usar expresiones regulares (regular expresions). La expresión regular es un patrón que nos permite describir un conjunto de texto sin enumerar sus elementos. No voy entrar en los detalles técnicos, que pueden leer en la nota del enlace, pero si señalar que estos patrones pueden ser usados en Vba. De esta manera podemos crear una función definida por el usuario para validar direcciones de correo electrónico.

La función para validar la sintaxis de una dirección de correo electrónico es

Public Function blnEmailValid(ByVal strEmailAdd As String) As Boolean
    With CreateObject("VBScript.RegExp")
        .IgnoreCase = True
        .Global = True
        .Pattern = "^([a-zA-Z0-9_\-\.]+)@[a-z0-9-]+(\.[a-z0-9-]+)*(\.[a-z]{2,3})$"
        blnEmailValid = .Test(strEmailAdd)
    End With
End Function

Este código fue publicado por Vishesh en ExcelExperts.com.

En este ejemplo, ponemos la función en la celda D2 para evaluar la dirección ingresada en la celda C2; si la dirección es válida el valor en la celda D2 es VERDADERO, en caso contrario FALSO

También podemos usarla en Validación de Datos, usando el valor de la celda D2 en la opción Personalizada (en este ejemplo, ponemos la función en A2 que podamos hemos ocultado)

JLD Excel – balance del sexto año y un gráfico interesante

Este blog cumple su sexto año de existencia. A lo largo de los años el número de lectores ha ido creciendo lo cual me llena de satisfacción. 2012 ha sido el año record en visitas y páginas vistas, más de 1,5 millón y más de 2.3 millones respectivamente.

Buscando como representar las estadísticas encontré en el excelente blog de Chandoo una nota sobre sobre la representación gráfica del precipicio fiscal de los Estados Unidos. Basándome en esa nota y en una posterior sobre un tema similar, he desarrollado este gráfico que muestra dinámicamente el número de páginas vistas en JLD Excel en los años 2007-2012

Este tipo de gráfico, permite una rápida comparación entre los años y ver cómo se ha ido desarrollando la popularidad del blog. La barra de desplazamiento permite señalar cada mes en particular, mostrando al mismo tiempo el número de páginas vistas.

Para crear este gráfico empecé por descargar la información sobre el número de visitantes y páginas vistas en el blog que llevo en el sitio StatCounter

Como puede apreciarse se tratan de datos diarios. Para poder crear nuestro gráfico tenemos que transformar estos datos a datos mensuales y anuales. Como ya habrán intuido la forma más eficiente de hacerlo es con tablas dinámicas

Ahora copiamos todo el contenido de la hoja y usamos Pegar Especial-Valores, para cancelar la tabla dinámica dejando sólo los valores.

El próximo paso es separar con una fila en blanco los años (para crear la separación en el gráfico) y agregar una serie de datos adicional en la columna D con esta fórmula

=SI(B2=$G$1,C2,NOD())

La celda $G$1 contiene el nombre del mes vinculado al valor de la barra de desplazamiento e identifica el mes a señalar (en la imagen el mes elegido es diciembre, por eso la celda D13 exhibe el valor de ese mes y el resto aparece con el valor #N#A; este valor de error no es representado en los gráficos).

Creamos un gráfico de área donde los valores del eje X (categorías) están en las columnas Ay B; los valores del área de cada año en la columna C y los valores del mes elegido en la barra de desplazamiento en la columna D.

Los valores de la serie de la columna D están representados con un gráfico de líneas.

La línea vertical que une el punto al eje de la X es una barra de error definida de esta manera

La barra de desplazamiento está ligada a la a la celda F2 en la hoja “motor”. Esta hoja contiene todos los datos del gráfico y todos los cálculos necesarios

Para calcular los acumulados en forma dinámica, tal como aparecen en el rango G5:G10 de la hoja “motor”, usamos esta fórmula

=SUMA(DESREF(INDICE($C$2:$C$78,COINCIDIR(F5,$A$2:$A$78,0)),,0,$F$2))

Finalmente creamos un cuadro de texto para cada año en el gráfico y lo ligamos a la celda con el acumulado

Este tipo de gráfico puede aplicarse a un sinnúmero de situaciones (ventas, eficiencia de servicios, etc.).

El archivo puede descargarse aquí.

Mis mejores de deseos de salud, paz y prosperidad en este nuevo año para todos mis lectores.