Cálculo de mínimos con criterios con tablas dinámicas.

En una nota de hace varios años atrás mostré los problemas que pueden surgir cuando queremos calcular el mínimo en un rango de valores, sin incluir los ceros. Esto sucede, por ejemplo, cuando queremos extraer el mínimo de una lista bajo algún criterio.

Veamos este ejemplo: tenemos una lista de órdenes con sus fechas de entrega. Cada orden tiene distintas fechas de entrega y queremos encontrar la fecha de la primera entrega.

Podemos vernos tentados a usar esta fórmula matricial

=MIN((A2:A101=D2)*B2:B101)

Pero veremos que el resultado es 00/01/1900 (que es cero con formato de fecha).

Para evitar que MIN evalúe los ceros que aparecen en la matriz del resultado, podemos usar esta otra fórmula matricial

=MIN(SI(($A$2:$A$101=D2)*$B$2:$B$101=0,"",($A$2:$A$101=D2)*$B$2:$B$101))

Para esta misma tarea podemos usar tablas dinámicas en lugar de usar fórmulas matriciales.


Creamos la tabla a partir de la lista; luego usamos la función MIN para resumir los valores; cambiamos el formato de los valores a fecha y finalmente quitamos los totales por columna.

Una de las ventajas de este método es que no tenemos que ir complicando nuestra fórmula a medida que agregamos criterios, por ejemplo, región.

Esta tabla dinámica muestra las fechas por orden y región

Convertir documentos PDF a Excel

Aclaración: esta nota no es publicidad paga y tampoco implica ninguna recomendación por mi parte a hacer uso de los servicios, gratuitos o pagos, ofrecidos por el sitio.

El sitio PDFConverter.com permite convertir documentos PDF a Excel y también a otros formatos de Office como PPT y DOC.

El procedimiento es sencillo: seleccionamos el archivo PDF a convertir, introducimos la dirección mail donde queremos recibir el archivo convertido y apretamos al botón Start

El peso del archivo no debe superar los 2MB.

Después de unos minutos, recibimos un mail con un enlace para descargar el archivo convertido.

El sitio puede resultar útil cuando recibimos informes en forma de documento PDF y queremos extraer datos a una hoja.

El sitio ofrece otras aplicaciones, éstas pagas, como PDF Converter Elite, que promete permitir crear, editar y convertir todo tipo de PDF a un costo menor que Adobe Acrobat.

Calcular al número de semana dentro del trimestre

En un comentario en la nota Calcular trimestres con Excel me pregunta un lector:

¿existe alguna fórmula que permita calcular el número de semana, pero no anual, sino dentro de un trimestre?

Excel no tiene una función nativa para este cálculo, pero podemos crear una fórmula como ésta:

=NUM.DE.SEMANA(A2)-NUM.DE.SEMANA(BUSCAR(A2;FECHA(AÑO(A2);{1;4;7;10};1)))+1

Esta imagen muestra algunos ejemplos

Así, por ejemplo, el 25/05/2012 corresponde al segundo trimestre del año; es la semana número 21 del año pero la octava semana del trimestre.

La idea de la fórmula es restar el número de semanas transcurridas hasta el primer día del semestre en cuestión del número de semana en el año de la fecha buscada.

Esta fórmula funciona así:

1 - =NUM.DE.SEMANA(A3) calcula el número de semana del año, en nuestro caso 21.

2 - BUSCAR(A3;FECHA(AÑO(A3);{1;4;7;10};1)) calcula el primer día del trimestre correspondiente a la fecha en A3. La expresión FECHA(AÑO(A3);{1;4;7;10}; crea una matriz con los primeros días de cada trimestre ({1;4;7;10} es una constante matricial). Así para la fecha 25/05/2012, esta fórmula da como resultado 01/04/2012.

3 - NUM.DE.SEMANA(BUSCAR(…) calcula el número de semana del primer día del semestre; en nuestro ejemplo, 14.

4 – Restamos este último resultado del número de semana en el año y sumamos uno para corregir el resultado.