Registrar fecha y hora de una entrada en Excel con fórmulas

Poniéndome al día con los 196 mails acumulados durante mis vacaciones, me encuentro con esta consulta:

quiero capturar la hora y la fecha del momento que ingresar este información, la función HOY() y AHORA() no sirven por que estas se actualizan cada vez que ingreso datos en la hoja; es necesario para mi que estas queden estáticas para realizar posteriores cálculos y estadísticas con ellas…

Mi primera respuesta fue que la única forma de hacerlo es programando un evento (macro). Pero después de investigar un poco el tema descubrí (y muchos otros antes de mi) que puede hacerse con fórmulas.

Para hacerlo con fórmulas tenemos que crear una referencia circular, tema mencionado tangencialmente en la prehistoria de este blog en esta nota.

En pocas palabras, ¿qué es una referencia circular? Cuando una fórmula incluye una referencia a la misma celda que la contiene o una celda que se refiere a ésta, Excel genera una advertencia de "referencia circular".

En este ejemplo, queremos calcular la ganancia neta que incluye el pago de comisiones que a su vez son calculadas en base a la ganancia neta, creándose así una referencia circular (la celda B3 contiene la fórmula =B4*15% y la celda B4 la fórmula =B1-B2-B3 que se refiere a la celda B3)

Al apretar Aceptar veremos

Para que Excel pueda resolver el cálculo tenemos que habilitar el cálculo iterativo en Opciones de Excel-Fórmulas

Después de habilitar el cálculo iterativo Excel muestra el resultado

Una vez definido el cálculo iterativo podemos usar esta fórmula para crear una registro de fecha y hora ("timestamp" en inglés)

=SI(A2<>"",SI(B2="",AHORA(),B2),"")

Para evitar tener que copiar la fórmula a lo largo de la columna A, transformamos el rango en Tabla (en un rango definido como Tabla las fórmulas y formato de las columnas son copiadas automáticamente)

26/10/2012 - Aclaración importante sobre el uso de Tablas en este modelo.

En la próxima nota veremos como hacerlo programando un evento (macros).

El extraño caso del espacio inamovible en Excel (o ASCII 160)

Cuando importamos datos a una hoja de Excel, en particular de una base de datos o de la Web, las celdas pueden contener, además del valor visible, un espacio o algún carácter no imprimible.

La presencia de estos caracteres crea varios problemas: los números son interpretados por Excel como texto o los resultados de filtrar u ordenar resultan imprevisibles.
Excel nos provee con dos funciones para enfrentarnos con estos problemas: ESPACIOS() y LIMPIAR().

ESPACIOS() remueve todos los espacios excepto los espacios individuales entre palabras. Pero no siempre es así. Veamos este ejemplo

La celda A2 contiene tres caracteres visibles (abc) pero la función LARGO da un valor de 4. Este se debe a que la celda contiene un espacio en blanco después de "c".

En la celda A3 usamos ESPACIOS() para remover el espacio y vemos que ahora el largo es de 3.

Ahora veamos este caso, aparentemente idéntico

A pesar de que ambos casos parecen idénticos, en este segundo caso LIMPIAR no logra remover el espacio en blanco. Esto se debe a que la función LIMPIAR fue diseñada para remover el carácter de espacio de 7-bit ASCII (valor 32). Pero ciertos programas, y en especial datos provenientes del Web usan el carácter ASCII 160. Este carácter se utiliza comúnmente en las páginas Web como la entidad HTML. La función LIMPIAR no quita este carácter de espacio.

Una solución es usar la función SUSTITUIR()

=SUSTITUIR(A2;CARACTER(160);"")

Si se trata de un número (que ha sido convertido en texto por la presencia del espacio), agregamos un doble signo menos (--) al principio de la fórmula para forzar la conversión a número

El uso de la función SUSTITUIR puede ser menos conveniente cuando tenemos que ocuparnos de un gran número de registros. En esos caso es mejor usar una macro como ésta

Sub limpiar_todo()

    Selection.Replace What:=Chr(160), Replacement:="", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
       
End Sub

Esta macro quita todos los espacion generados por el carácter 160 en el rango seleccionado. Si queremos quitar todos los espacios en la hoja usamos

Sub limpiar_todo()

    Cells.Replace What:=Chr(160), Replacement:="", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
       
End Sub

Búsquedas con COINCIDIR en varias columnas

A partir de mañana y por los próximos diez estaré ocupado en una investigación sobre el tema “Los mejores platos y vinos en restoranes no turísticos de Toscana” (es decir, me tomo vacaciones en esa bellísima zona de Italia).

Mientras tanto veamos un tema sobre el cual he recibido varias consultas últimamente: realizar búsqueda usando COINCIDIR a través de varias columnas.

Para calcular qué posición ocupa un elemento determinado en un rango, Excel nos provee con la función COINCIDIR. Pero si el rango de búsqueda comprende más de una columna (o fila), la función da un resultado de error.

Para el caso supongamos que tenemos una serie de valores (números o texto) en el rango D1:E10. Para saber que posición ocupa el valor “14” nos veremos tentados a usar la fórmula

=COINCIDIR(B2,D1:E10,0)

donde B2 contiene el valor de búsqueda. Si bien 14 ocupa el quinto lugar en la segunda columna, el resultado es #N/A

La función COINCIDIR funciona sólo con rangos de búsqueda (matrices) de una única columna o fila.

Para hacer la búsqueda a través de varias columnas podemos combinar COINCIDIR con las funciones SI y ESERROR o, si usamos Excel 2007 o 2010, la nueva función SI.ERROR de esta manera

=SI.ERROR(COINCIDIR(B2,D1:D10,0),SI.ERROR(COINCIDIR(B2,E1:E10,0),"inexistente"))

Si la búsqueda debe hacerse en tres columnas agregamos otra función SI.ERROR

=SI.ERROR(COINCIDIR(B2,D1:D10,0),SI.ERROR(COINCIDIR(B2,E1:E10,0),SI.ERROR(COINCIDIR(B2,F1:F10,0),"inexistente")))

En Excel Clásico (97-2003) puede hacerse combinando Si con ESERROR, pero la nueva función SI.ERROR nos permite crear una fórmula mucho más compacta.

Uno de los inconvenientes de esta solución es que no nos dice en qué columna se encuentra el valor. Además, nos da la ubicación relativa del elemento en la matriz de búsqueda, pero por lo general queremos saber en qué fila se encuentra el elemento.

Para calcular la dirección de la celda que contiene el elemento buscado podemos usar DIRECCION combinada con la solución anterior

=SI.ERROR(DIRECCION(COINCIDIR(B2,D1:D10,0),4),SI.ERROR(DIRECCION(COINCIDIR(B2,E1:E10,0),5),"inexistente"))

Otra alternativa es crear una UDF (función definida por el usuario) como ésta

Function direccion_celda(Valor_Buscado, Matriz_Busqueda As Range)
    Dim rngCell As Range
   
    For Each rngCell In Matriz_Busqueda
        If rngCell.Value = Valor_Buscado Then
            direccion_celda = rngCell.Address
            Exit Function
        Else
            direccion_celda = "inexistente"
        End If
    Next rngCell

End Function