Definir el rango a imprimir según valor en celda

El lector Boris me consulta:

En una celda con datos tipo lista tengo 2 opciones: Factura, Boleta. ¿Es posible hacer una formula con la función SI, para definir el área de impresión, dependiendo de esas dos opciones?

Una vez más aclaremos que las funciones sólo saben hacer cálculos; no podemos hacer cambios estructurales en la hoja o el cuaderno con funciones.

Sin embargo sí podemos definir el rango del área de impresión basándonos en el valor de una celda. Lo haremos usando la técnica que mostré en la nota sobre área de impresión dinámica en Excel sin macros.

El truco consiste en usar nombres. Supongamos que definimos dos rango a imprimir: Area_1 y Area_2

Lo que hemos llamado Area_1 o Area_2 en el ejemplo puede ser factura y recibo o escenario 1 y escenario 2, etc.

Definimos cada uno de los rangos con nombres

El próximo paso es definir una lista desplegable sencilla con validación de datos y ponerla en una celda donde el usuario pueda elegir el rango a imprimir

El último paso es modificar la definición del nombre Area_de_impresion . Esto lo haremos con el asistente de nombres. En la definición del nombre predefinido "Area_de_impresión" ponemos la fórmula

=INDIRECTO(Hoja1!$C$2)

Si al abrir el Administrador de nombres "Área _de_impresión" no aparece, podemos crearlo definiendo un rango arbitrario en "Área de impresión" del menú Configurar página.

La fórmula =INDIRECTO(Hoja1!$C$2) traduce el texto que aparece en la celda C2, donde hemos puesto la lista desplegable, por el rango definido por el nombre que coincide con el valor de la celda.

Este video muestra el funcionamiento

Impedir ingreso de fórmulas en celdas de Excel

Excel viene provisto con un mecanismo para controlar el tipo de datos permitidos en un rango: Validación de datos. La herramienta controla el tipo de datos ingresado, es decir, constantes (números, fechas, texto), pero no evitará que el usuario ingrese una fórmula en el rango validado.

Este problema se me presentó cuando estaba desarrollando un formulario para ingresar datos de gastos

Este tipo de formularios basados en hojas de Excel requieren poco esfuerzo para construirlos. Los valores permitidos para cada uno de los campos están controlados con Validación de datos; los botones en la parte inferior permiten pasar los datos a otra hoja que hace las veces de base de datos; las filas y columnas innecesarias están simplemente ocultas.

El problema es que validación de datos no impide que una fórmula sea ingresada en las celdas de la columna Monto

Para evitar esto tenemos que usar un evento. En el módulo de la hoja correspondiente ponemos este código

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
   
    If Union(Target, Range("rngMonto")).Address = Range("rngMonto").Address Then
        If Target.HasFormula Then
            Target.ClearContents
            MsgBox "Solo valores, no formulas!"
        End If
    End If
   
End Sub

Al introducir un valor en el rango Monto, se dispara el código que evalúa si se trata de una fórmula con la propiedad HasFormula. En caso positivo el contenido de la celda (target) es borrado y aparece el mensaje informando que no está permitido introducir fórmulas.

Este video muestra el funcionamiento de la validación

Mostrar los criterios de Autofiltro en una celda

Una de las funcionalidades más populares de Excel es el Autofiltro. Con esta herramienta podemos filtrar una tabla de acuerdo criterios lógicos aplicados a los valores de una o más columnas de la tabla.
Un lector me consulta cómo se puede hacer para que el criterio aplicado aparezca en una celda por encima del encabezamiento de la columna. Por ejemplo, partiendo de esta lista

ver en las celdas correspondientes de fila 2 los criterios aplicados para filtrar la lista

Como puede verse, estamos usando una función definida por el usuario (UDF).

Esta función fue desarrollada por el guru de Excel Stephen Bullen.

Para poder usar esta función tenemos que poner este código en un módulo común del editor de Vba, preferentemente en el Personal.xlsb (Personal.xls en Excel 97-2003)

Function FilterCriteria(Rng As Range) As String
    'By Stephen Bullen
    Dim Filter As String
   
    Application.Volatile True
    Filter = ""
    On Error GoTo Finish
    With Rng.Parent.AutoFilter
        If Intersect(Rng, .Range) Is Nothing Then GoTo Finish
        With .Filters(Rng.Column - .Range.Column + 1)
            If Not .On Then GoTo Finish
            Filter = .Criteria1
            Select Case .Operator
                Case xlAnd
                    Filter = Filter & " y " & .Criteria2
                Case xlOr
                    Filter = Filter & " o " & .Criteria2
            End Select
        End With
    End With
Finish:
    FilterCriteria = Filter
End Function

Esta función utiliza un único argumento, "Rng", que es cualquier celda de la columna sobre se aplica el Autofiltro.

Hay que tener en cuenta que esta función fue desarrollada antes de la aparición de Excel 2007. Por ejemplo, si elegimos más de dos criterios en una misma columna, por ejemplo ver las zonas Norte, Sur y Oeste, la función no podrá mostrar el criterio aplicado

Tip: en Excel 2007, al apuntar con el mouse al icono del autofiltro podemos ver una ventanilla que nos muestra los criterios aplicados (como en la imagen de arriba).