Quienes emigran al nuevo Excel (2007/10) del Excel Clásico (97-2003) deben adaptarse a muchos cambios. Uno de ellos es en el diseño por defecto de las tablas dinámicas.
Partiendo de la misma base de datos obtenemos estos resultados
en Excel Clásico
en Excel 2007
Además de algunas diferencias estéticas, saltan a la vista dos detalles:
los botones a la izquierda de los rótulos de fila en la versión 2007 que no están presentes en las versiones anteriores
en Excel 2007 los totales de de cada rótulo de fila están en la fila inmediata superior al detalle del los valores, mientras que en Excel Clásico están al final.
A muchos usuarios les cuesta, o no quieren, acostumbrarse a este nuevo diseño. Si queremos obtener las tablas dinámicas en el nuevo Excel con el diseño del Excel Clásico podemos hacer lo siguiente
1 – cambiar el diseño de la tabla al formato tabular
Esta nota viene a colación de la consulta de un lector que tiene una tabla que totaliza los resultados de una encuesta y quiere convertirla en una tabla plana (lista) que le permita usarla como base de datos para analizarlos con una tabla dinámica.
Es decir, por lo general partimos de una tabla (o lista) de datos y los analizamos con una tabla dinámica. Supongamos ahora que queremos hacer exactamente el proceso inverso, partir de la tabla totalizada (no dinámica, estática) y convertirla en la base de datos de origen.
Por ejemplo, supongamos esta tabla que totaliza los resultados de una encuesta
En Excel Clásico (97-2003) hacemos los siguientes pasos:
1 - accionamos el menú Datos-Tablas Dinámicas-Rangos de consolidación múltiples
2 – en el siguiente paso del asistente de tablas dinámicas señalamos "campos de página personalizados"
3 – en el próximo paso señalamos el rango de la tabla totalizada en "rango" del asistente
4 – en el último paso de asistente elegimos la ubicación de la nueva tabla dinámica y apretamos Finalizar
Excel crea una tabla dinámica idéntica al origen a la que agrega los totales por columna y fila
EL truco ahora consiste en arrastrar los campos "Fila" y "Columna" fuera de la tabla dinámica. Ésta queda reducida a una sola celda con el gran total
El último paso consiste en hacer un doble clic sobre el total (53 en nuestro ejemplo).Esto hace que Excel cree una hoja con el detalle de todos los datos
A partir de esta tabla (o lista) podemos crear tablas dinámicas para analizar los datos que previamente recibimos totalizados.
Este video muestra todo el proceso.
En Excel 2007 tenemos que hacer una pequeña manipulación antes de comenzar con el proceso. El asistente de Tablas Dinámicas no está presente en la cinta de comandos. Pero podemos agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. Abrimos las opciones de Excel en el botón de Office y en Personalizar elegimos la opción "Comandos que no están en la cinta"
Esto nos permite acceder al asistente, tal como en Excel Clásico.
Esta técnica aparece en el libro de John Walkenbach "Favorite Excel 2007 Tips and Tricks"
Curiosamente esta semana una lectora y un compañero de trabajo me dirigen la misma consulta: como evitar que Excel cree hipervínculos automáticamente.
Cada vez que ingresamos datos en una celda de la hoja, Excel trata de interpretar de qué tipo de dato de se trata. Si ingresamos un valor que se como fecha (dos o tres grupos de cifras separados por "-" o "/"), Excel lo convierte automáticamente en fecha.
Lo mismo sucede con textos que parecen ser direcciones de sitios (URL) o de correos electrónicos.
Existen varias maneras de evitar que Excel cree hipervínculos automáticamente.
Si queremos eliminar este comportamiento totalmente tenemos que seguir estos pasos
Excel 2007
Apretar el botón de Office y luego el botón de Opciones de Excel
En las opciones elegir Revisión y apretar el botón Opciones de autocorrección
En la pestaña "Autoformato mientras escribe" quitar la marca de la opción "Rutas de red e Internet…"
En Excel Clásico (97-2003) el proceso es similar: Herramientas-Opciones-Ortografía-Opciones de Autocorrección-Autoformato mientras escribe…
Una vez realizados estos cambios no se crearán hipervínculos en forma automática (hasta que volvamos a cambiar las definiciones).
Existen también opciones manuales para cada celda en particular. Si inmediatamente después de ingresar el valor ha sido convertido en hipervínculo por Excel apretamos Ctrl+Z (deshacer), el hipervínculo desaparece quedando el valor en la celda. También podemos usar "Quitar Hipervínculo" del menú contextual que se abre al apretar el botón derecho del mouse sobre la celda.
Si queremos quitar todos los hipervínculos de una hoja de un golpe, no tendremos más remedio que usar una macro. En un módulo común del editor de Vb ponemos este código, preferentemente en el cuaderno Personal
