Construir un tablero de comandos (Dashboard) en Excel – primera nota

A partir de las dos notas publicadas sobre tableros de comandos (dashboards) sencillos he recibido pedidos de publicar algunas notas más organizadas. Con ésta empiezo una serie de entradas sobre construcción de dashboards en Excel, que espero será de provecho para todos.

A lo largo de estas notas veremos cómo construir este tablero de comandos (dashboard).

En este video podrán apreciar algunas de las funcionalidades del dashboard



Un dashboard es una herramienta, tal como un tablero de comando de un avión por ejemplo, que nos permite tener una idea precisa del curso de la empresa u organización en base a datos que hemos recopilado y organizado.

Excel es una excelente herramienta para construir este tipo de informes.



Una de las razones principales del poco uso de Excel para crear dashboards es que tal vez más del 80% de los usuarios desconocen el poder de Excel como plataforma de desarrollo.

Pocos usuarios conocen o están familiarizados con herramientas tales como

• tablas dinámicas y listas (tablas en Excel 2007),



• funciones tales como DESREF, IMPORTARDATOSDINAMICOS (GETPIVOTDATA) y SUMAPRODUCTO



• la gran mayoría sigue usando los formatos por defecto de Excel para crear gráficos,



• pocos usuarios intentan usar la grabadora de macros y menos aún intentan aprender técnicas sencillas de Vba (Visual Basic for Applications).

El primer paso para construir un dashboard en Excel es saber cuál es el objetivo del informe, que información y de qué manera será presentada.

Una vez que sabemos para quién, para qué y cómo presentaremos la información se nos presentan tres cuestiones que debemos resolver:

1. Diseño - cómo diseñar el dashboard para hacerlo comprensible en forma intuitiva



2. Datos - cómo llegarán los datos al cuaderno en el cual estará ubicado el dashboard



3. Mecanismo - cómo manejaremos los datos para obtener la información que mostraremos en el dashboard

En esta serie de notas usaremos como ejemplo la construcción de un tablero de comando para analizar los resultados de una empresa imaginaria.

Nuestra empresa cuenta con varias sucursales repartidas en cuatro zonas: Norte, Sur, Este y Oeste. El director general de la empresa ha encargado un dashboard que muestre estos datos cuantitativos:

• ventas,



• número de clientes,



• ganancia (para el caso de nuestro ejemplo no tiene importancia si se trata de la bruta o de la neta)

y los siguientes índices (KPI – key performance indicators)

• ventas por cliente


• porcentaje de ganancia

Todo esto debe ser dinámico y la resolución mínima de los datos debe ser mensual y comprender los últimos 3 años. Por dinámico entendemos que se podrá generar cortes de la información por períodos, zonas, sucursales y toda combinación posible de esos parámetros.

En las próximas notas estaré mostrando los pasos para construir este dashboard.

Y si, se podrá descargar el archivo... ya se puede descargar aquí

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Apertura de cuadernos Excel con contraseña

Pareciera ser que Microsoft evita tocar ciertos temas, o por lo menos, hacerlos públicos. No, no se trata de nada escandaloso. Por ejemplo, el caso de la función SIFECHA que no está documentada en ninguna versión de Excel, con la excepción de Excel 2000. El otro caso es la posibilidad de codificar la apertura de un cuaderno con una contraseña.

Excel permite determinar una contraseña sin la cual no se puede abrir el cuaderno. Las ventajas de esta funcionalidad son evidentes. Por ejemplo, podemos poner un archivo Excel en una red compartida y sólo quien conozca la contraseña podrá abrirlo.
Estas contraseñas pueden tener hasta 15 caracteres de largo y son “case sensitive” (distinguen entre mayúsculas y minúsculas).

Existen dos posibilidades para establecer una contraseña para abrir el cuaderno:



En Excel Clásico

# Con el menú Guardar Como

Después de crear el cuaderno activamos la opción Guardar Como, en la parte superior derecha activamos la opción Herramientas y apretamos Opciones Generales



En el formulario que se abre



En la ventanilla “Contraseña de apertura” introducimos la contraseña deseada. El botón “Avanzadas” permite elegir el tipo de cifrado. Las otras posibilidades son:
Crear siempre una copia de seguridad: si marcamos esta opción Excel guarda una versión del cuaderno bajo el nombre de “Copia de xxx.xls”.
Contraseña de escritura: esta contraseña sirve para controlar cambios al cuaderno uqe queramos guardar bajo el mismo nombre.
Se recomienda sólo lectura: la intención es señalar que el archivo sea sólo “read only”

Al introducir la contraseña de apertura, se abre un formulario de confirmación



Una vez protegido, al tratar de abrir el cuaderno, tendremos que introducir la contraseña



# Usando el menú Herramientas-Opciones-Seguridad



En Excel 2007, el proceso es similar. Usamos el botón del Office-Guardar Como. Aquí el botón de Herramientas se encuentra en la parte inferior a la izquierda



El resto del proceso es similar.

La segunda opción en Excel 2007 es con Office-Preparar-Cifrar Documento



Microsoft recomienda guardar las contraseñas en un cuaderno o documento. Claro que entonces tendríamos que protegerlo con una contraseña que tendríamos que guardar en otro documento que tendríamos que proteger con una contraseña que…ad infinitum

Microsoft anuncia el nuevo Excel 2010

Posiblemente JLD Excel sea el último blog de la galaxia en anunciar a sus lectores el lanzamiento de la versión beta de Excel 2010.

Los interesados en experimentar con ésta nueva versión de Excel pueden descargarla el sitio Office 2010 Beta.

Al descargarla les recomiendo marcar la opción “custom” y “guardar versiones anteriores”. La validez de la versión expira en Octubre del 2010.



Entre las novedades que trae la versión:

# tablas dinámicas mejoradas y la inclusión del complemento PowerPivot

# la introducción de las micro-gráficas (sparklines, gráficas insertables en una única celda)

# nuevas mejores en el Formato Condicional

# la interfaz parece más “liviana”; se ha mejorado la cinta que ahora permite al usuario agregar botones

# vista previa de las opciones al momento de pegar datos que hemos copiado

# soporte para 64 bits

Y más.

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