Apertura de cuadernos Excel con contraseña

Pareciera ser que Microsoft evita tocar ciertos temas, o por lo menos, hacerlos públicos. No, no se trata de nada escandaloso. Por ejemplo, el caso de la función SIFECHA que no está documentada en ninguna versión de Excel, con la excepción de Excel 2000. El otro caso es la posibilidad de codificar la apertura de un cuaderno con una contraseña.

Excel permite determinar una contraseña sin la cual no se puede abrir el cuaderno. Las ventajas de esta funcionalidad son evidentes. Por ejemplo, podemos poner un archivo Excel en una red compartida y sólo quien conozca la contraseña podrá abrirlo.
Estas contraseñas pueden tener hasta 15 caracteres de largo y son “case sensitive” (distinguen entre mayúsculas y minúsculas).

Existen dos posibilidades para establecer una contraseña para abrir el cuaderno:



En Excel Clásico

# Con el menú Guardar Como

Después de crear el cuaderno activamos la opción Guardar Como, en la parte superior derecha activamos la opción Herramientas y apretamos Opciones Generales



En el formulario que se abre



En la ventanilla “Contraseña de apertura” introducimos la contraseña deseada. El botón “Avanzadas” permite elegir el tipo de cifrado. Las otras posibilidades son:
Crear siempre una copia de seguridad: si marcamos esta opción Excel guarda una versión del cuaderno bajo el nombre de “Copia de xxx.xls”.
Contraseña de escritura: esta contraseña sirve para controlar cambios al cuaderno uqe queramos guardar bajo el mismo nombre.
Se recomienda sólo lectura: la intención es señalar que el archivo sea sólo “read only”

Al introducir la contraseña de apertura, se abre un formulario de confirmación



Una vez protegido, al tratar de abrir el cuaderno, tendremos que introducir la contraseña



# Usando el menú Herramientas-Opciones-Seguridad



En Excel 2007, el proceso es similar. Usamos el botón del Office-Guardar Como. Aquí el botón de Herramientas se encuentra en la parte inferior a la izquierda



El resto del proceso es similar.

La segunda opción en Excel 2007 es con Office-Preparar-Cifrar Documento



Microsoft recomienda guardar las contraseñas en un cuaderno o documento. Claro que entonces tendríamos que protegerlo con una contraseña que tendríamos que guardar en otro documento que tendríamos que proteger con una contraseña que…ad infinitum

Microsoft anuncia el nuevo Excel 2010

Posiblemente JLD Excel sea el último blog de la galaxia en anunciar a sus lectores el lanzamiento de la versión beta de Excel 2010.

Los interesados en experimentar con ésta nueva versión de Excel pueden descargarla el sitio Office 2010 Beta.

Al descargarla les recomiendo marcar la opción “custom” y “guardar versiones anteriores”. La validez de la versión expira en Octubre del 2010.



Entre las novedades que trae la versión:

# tablas dinámicas mejoradas y la inclusión del complemento PowerPivot

# la introducción de las micro-gráficas (sparklines, gráficas insertables en una única celda)

# nuevas mejores en el Formato Condicional

# la interfaz parece más “liviana”; se ha mejorado la cinta que ahora permite al usuario agregar botones

# vista previa de las opciones al momento de pegar datos que hemos copiado

# soporte para 64 bits

Y más.

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Tablas Dinámicas en Excel – eliminar elementos inexistentes

El problema: después de borrar líneas en una lista (base de datos para una tabla dinámica) los valores eliminados siguen apareciendo en las listas desplegables de la tabla dinámica.

Observación: esta técnica se aplica a Excel Clásico. Excel 2007 tiene un método incorporado para solucionar este problema.

Supongamos este modelo en una hoja de Excel

Vemos una tabla/lista en el rango A1:C19 que sirve como base de datos para la tabla dinámica que vemos a la derecha en el rango E1:I9

La tabla dinámica muestra todas las ventas de los agentes para todos los meses que aparecen en la base de datos.

Ahora despleguemos la lista del campo Fechas

¿Por qué aparecen las fechas Julio-09, Agosto-09, Setiembre-09 y Octubre-09, si no están en la base de datos?

El motivo es que estas fechas si estaban en la base datos al momento de construir la tabla dinámica, pero fueron borrados posteriormente.

Todo nos haría pensar que bastaría con apretar el botón “Actualizar Datos” para que estos valores inexistentes desaparezcan, pero no es así.



En el pasado vimos como solucionar esto manualmente. En nuestro ejemplo quitamos el campo Fechas, actualizamos los datos y volvemos a poner el campo Fechas en la tabla.





Sin embargo, hay situaciones en las cuales esta técnica no funciona. Por ejemplo, si tenemos varias tablas dinámicas basadas en la misma base de datos (de hecho, comparten el mismo PivotCache).

Por ejemplo, si creamos una segunda tabla basada que en la base de datos, vemos que los meses inexistentes siguen apareciendo en la lista desplegable

Volvemos a repetir la técnica indicada al principio, pero los meses inexistentes siguen apareciendo




En este caso tendremos que usar una macro para solucionar el problema. En un módulo común del editor de Vba ponemos este código

Sub eliminarValoresenPTCache()
Dim ptC As PivotCache

For Each ptC In ActiveWorkbook.PivotCaches
ptC.MissingItemsLimit = xlMissingItemsNone
ptC.Refresh
Next ptC

End Sub


Después de correr esta macro, los valores borrados de la base de datos ya no aparecerán en las tablas dinámicas.

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