Agrupar y desagrupar filas en hojas protegidas

Ya en el pasado hemos hablado de la funcionalidad Datos--Subtotales en Excel. Esta funcionalidad tiene un serio problema: no funciona si la hoja está protegida.
Supongamos esta tabla de ventas por mes y sucursal

Después de aplicar Datos-Subtotales, la tabla se ve así

Apretamos el botón del nivel 2 y veremos la tabla de esta manera

Ahora protegemos la hoja marcando todas las posibilidades de permiso

Si intentamos desplegar algún mes para ver el detalle o cambiar el nivel de agrupamiento, veremos esta nota



Es decir, Excel no tiene una opción para permitir agrupar o desagrupar líneas en una hoja protegida.

Una solución obvia es desproteger la hoja antes de efectuar el cambio. Pero esto puede contradecir nuestra intención (que el usuario no pueda modificar los datos en la hoja).

La solución consiste en proteger la hoja programáticamente, es decir, con una macro. En este caso se trata de un evento WorkBook_Open y el código lo ponemos en el módulo del objeto ThisWorkbook

Private Sub Workbook_Open()
    With Worksheets("Hoja1")
        .EnableOutlining = True
        .Protect Password:="", _
        Contents:=True, UserInterfaceOnly:=True
    End With
End Sub

En este código hemos dejado la contraseña en blanco (.Protect Password:=""), lo que permite al usuario quitar la protección. Si queremos agregar la contraseña la pondremos entre las comillas.
Como hemos usado el evento Workbook_Open, cada vez que se abre el cuaderno la protección entra en efecto.

De esta manera hemos bloqueado las celdas protegidas, pero permitimos a nuestros usuarios agrupar y desagrupar las líneas.

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Promedios con SUBTOTALES sin incluir ceros.

Un lector me consulta si se puede usar la función SUBTOTALES para calcular un promedio sin tomar en cuenta los ceros.

Recordemos que la función SUBTOTALES tiene la propiedad de realizar cálculos sin tomar en cuenta valores ocultos al aplicar Autofiltro (o con Ocultar filas usando el argumento 109 en lugar de 9 para SUMA, 101 en lugar 1 para PROMEDIO, etc).

Supongamos esta tabla de dos columnas: Categorías y Valores

La fórmula en la celda B12 es

=SUBTOTALES(1,B2:B10)

donde el argumento “1” indica que queremos calcular el promedio.

Ahora filtramos la lista para dejar visible sólo los valores de la categoría C

Podemos ver que el resultado es 3.67. Si no tomamos en cuenta los ceros, el resultado tendría que ser 5.50 (aclaremos que debemos tener un buen motivo para no tomar en cuenta los ceros, a diferencia de celdas vacías que no son tomadas en cuenta por la función).

Una solución es crear una columna auxiliar con la fórmula =SI(B2<>0,B2,"") en la columna C

En la celda C12 ponemos la fórmula con la función SUBTOTALES, que al filtrar dará el resultado esperado

Si no queremos usar una columna auxiliar, podemos crear esta fórmula, adaptada de una propuesta por Bob Phillips

=SUMAPRODUCTO(SUBTOTALES(9,DESREF(B2,FILA($B$2:$B$10)-2,,1))*($B$2:$B$10<>0))/
SUMAPRODUCTO(SUBTOTALES(3,DESREF(B2,FILA($B$2:$B$10)-2,,1))*($B$2:$B$10<>0))

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Cambios en el diseño del blog

Como seguramente habrán notado, he cambiado la plantilla del blog. Mi intención es lograr un diseño más claro, menos cargado, que el de la plantilla anterior.

En los próximos días seguiré haciendo cambios y agregando o quitando elementos. Ya que este blog está dirigido a sus lectores, vuestras opiniones, observaciones y sugerencias tienen una gran importancia para mí.

Están invitados a dejar vuestros comentarios en el formulario de comentarios que aparece al pie de la nota.

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