Búsquedas complejas en matriz de Excel

En los últimos meses varios lectores me han consultado sobre cómo resolver este ejercicio (lo que me lleva a pensar que se trata de un típico ejercicio de los que aparecen en los cursos de Excel)

Dadas estas tablas se pide mostrar la lista de deportes que practica un socio ingresando el número de socio. Se permite usar cualquier número de fórmulas.

Como es obvio, la solución es bastante complicada y no creo que sea de interés general para el lector promedio de este blog. De todas maneras, hay mucho que aprender de este ejercicio:

1 – cómo construir fórmulas complejas

2 – cómo usar fórmulas matriciales

3 – y lo más importante: cómo no organizar datos en Excel.

Empecemos por mostrar una captura de pantalla que muestra cómo funcionará nuestra solución:

La fórmula matricial que crea la lista de de los deportes de cada socio (la fórmula en el rango B26:F26) es

=INDICE(deportes,,K.ESIMO.MENOR(SI(ESERROR(HALLAR("x",INDIRECTO(DIRECCION((COINCIDIR(B25,num_socio,0)+13),2)&":"&DIRECCION((COINCIDIR(B25,num_socio,0)+13),6)),1)*COLUMNA(1:5)),"",HALLAR("x",INDIRECTO(DIRECCION((COINCIDIR(B25,num_socio,0)+13),2)&":"&DIRECCION((COINCIDIR(B25,num_socio,0)+13),6)),1)*COLUMNA(1:5)),COLUMNA(1:5)))

Esta fórmula la crearemos en varios pasos. El primero es crear una fórmula que nos dé el número de socio dado su nombre. Esto lo hacemos con la función BUSCARV.

Primero definimos tres rangos nominados (rangos que ponemos dentro de nombres)

nombre_Socios =Hoja1!$A$3:$A$10

num_socio=Hoja1!$A$14:$A$21

socios=Hoja1!$A$3:$B$10

El nombre “nombre_Socios” nos sirve para crear una lista desplegable en la celda B24

En la celda B25 ponemos esta fórmula con BUSCARV para obtener el número de socio a partir del nombre



El próximos paso es crear una fórmula transitoria en la celda B26 (más adelante prescindiremos de esta celda)



Esta fórmula nos da el número de fila en la Tabla de Actividades que corresponde al socio buscado.

Ahora crearemos una serie de fórmulas en pasos intermedios para luego sintetizarlas un una única fórmula (la que expusimos más arriba).

En el rango B27:F27 ponemos esta fórmula matricial (y nuevamente recordamos que las fórmulas matriciales son introducidas pulsando simultáneamente Ctrl+Mayúsculas+Enter)

La función HALLAR nos permite determinar qué columnas de la fila correspondiente contienen una “x”. Para determinar la fila usamos

DIRECCION(B25,2)&":"&DIRECCION(B25,6)

donde B25 nos da el número de fila del socio. Usamos INDIRECTO para que el resultado de la concatenación de ambas funciones DIRECCION sea interpretada como rango y no como simple texto.

En el rango B28:F28 ponemos esta fórmula matricial

Este artilugio nos permite generar un vector con los primeros cinco número enteros (también podríamos haber ingresado los números directamente, pero para nuestra única fórmula necesitaremos un vector).

Ahora vamos a combinar las fórmulas de las filas 27 y 28 en una única fórmula matricial en la fila 29

=SI(ESERROR(HALLAR("x",INDIRECTO(DIRECCION(B25,2)&":"&DIRECCION(B25,6)),1)*COLUMNA(1:5)),"",HALLAR("x",INDIRECTO(DIRECCION(B25,2)&":"&DIRECCION(B25,6)),1)*COLUMNA(1:5))

Esta fórmula nos permite prescindir de las fila 27 y 28, que pasamos a borrar (además he cambiado el socio para que no resulte una serie de números sucesivos)



Como puede apreciarse, esta fórmula nos da los números de columna en la tabla donde aparece una “x” en la fila del socio.

Ahora tenemos que resolver el problema de las celdas en blanco. Es decir, queremos que no haya celdas en blanco entre los números que surgen de la fórmula.

Para lograrlo tendremos que echar mano a la función K.ESIMO.MENOR, combinándola con la fórmula anterior:

=K.ESIMO.MENOR(SI(ESERROR(HALLAR("x",INDIRECTO(DIRECCION(B25,2)&":"&DIRECCION(B25,6)),1)*COLUMNA(1:5)),"",HALLAR("x",INDIRECTO(DIRECCION(B25,2)&":"&DIRECCION(B25,6)),1)*COLUMNA($B$13:$F$13)-1),COLUMNA(1:5))

Ahora tenemos los valores relevantes en forma sucesiva y donde no hay valores el resultado es #NUM, lo que como veremos no representa ningún problema.

A esta altura del partido (para aquellos bravos lectores que han logrado llegar a esta parte de la nota) es obvio que podemos obtener los nombres de los deportes con la función INDICE (también ésta en forma matricial)

=INDICE(B13:F13,,K.ESIMO.MENOR(SI(ESERROR(HALLAR("x",INDIRECTO(DIRECCION(B25,2)&":"&DIRECCION(B25,6)),1)*COLUMNA(1:5)),"",HALLAR("x",INDIRECTO(DIRECCION(B25,2)&":"&DIRECCION(B25,6)),1)*COLUMNA(1:5)),COLUMNA(1:5)))

Podemos borrar ahora todas las filas intermedias, ya que esta fórmula no las utiliza. Sólo nos queda eliminar los resultados #NUM. Lo que haremos es ocultarnos usando formato condicional



Con esto hemos terminado nuestra tarea, quedando sólo aplicar un poco de cosmética como quitar las líneas de división.

A pesar de toda la pirotecnia que hemos mostrado aquí, desde el punto de vista de diseño y manejo de datos se trata de un mal ejemplo.

Las fórmulas matriciales se caracterizan por ser muy “pesadas”, haciendo que el cálculo de la hoja sea muy lento cada vez que se produce un cambio. En nuestro ejemplo esta sobrecarga no tiene importancia, pero si tuviéramos una lista de de varios miles de socios, el trabajo con este modelo sería un suplicio.

Los mismos datos pueden ser organizados, por ejemplo, en una única tabla (lista, en términos de Excel clásico) y con un simple Autofiltro puede obtenerse todos los cortes neesarios.

Podemos ir más lejos y separar los datos en dos tablas, socios y deportes, y generar el reporte con el MS Query.

Technorati Tags: MS Excel

Gráfico Excel con fecha.

Un lector me consulta cómo hacer este gráfico en Excel

Como pueden ver el eje de las X (categorías en Excel) es una escala de tiempo. Lo particular en este gráfico es que en el eje de las X sólo aparecen las fechas de los puntos de la serie de valores.
Crear este gráfico en Excel no es trivial y es lo que mostraremos en esta nota.

El resultado final será el siguiente

Empezamos por crear los datos básicos de grafico (fechas y valores) y el gráfico

Como puede observarse aparecen en el gráfico de las X valores que no figuran explícitamente en los datos de origen (en la columna A). Esto se debe a que Excel reconoce los datos en la columna A como fechas. Si nos fijamos en las definiciones del eje de la X



vemos que el valor mínimo es la primer fecha en el rango, el valor máximo es el último valor en el rango y la unidad principal es un mes.

Dado que las fechas en los datos no se distribuyen en intervalos regulares, no podemos crear el efecto deseado. No tenemos forma de ocultar las fechas para las cuales no hay datos. Para lograr el efecto deseado tendremos que transformar los datos.

Empezamos por crear datos auxiliares en las columnas D y E

En la columna D ponemos todas fechas, día por día, comprendidas entre la primer y la última fecha. En la columna E ponemos la fórmula

=BUSCARV(D3,$A$2:$B$10,2,0)

Esta forma pone el dato original en la fecha o #N/A si para la fecha no hay datos. Ahora cambiamos los datos en el gráfico por los del rango D1:E333



El segundo paso es cambiar el tipo de eje de las X de Automático a Categoría



Ahora tenemos que realizar una segunda transformación a los datos. En nuestro ejemplo creamos un rango de datos en las columnas G y H. En la columna G ponemos la fórmula

=SI(ESNUMERO(E2),D2,"")

y en la columna H sencillamente creamos una referencia a los datos en la columna E

El resultado es que en los puntos en los que no hay valores, la fecha no aparece.

Ahora podemos usar esta serie de datos en el gráfico, con este resultado

Como puede verse todavía no hemos llegado al resultado final. Nuestros próximos retoques son los siguientes:

# - abrimos el menú de formato del Eje de las X y en la pestaña Escala ponemos el valor 1 en la casilla de “Número de categorías entre rótulos de marcas de graduación

# - En la pestaña Tramas señalamos “Ninguna” en la opción Marca de graduación principal

El resultado “casi” final es

# - No queremos que el primer punto de la serie esté sobre el eje de la Y, para lo cual agregamos líneas en blanco al principio del rango y modificamos los datos de origen del gráfico de acuerdo

# - Para crear el efecto de retícula, cambiamos la trama de las líneas de división y definimos barras de error para los puntos de la serie.

Este paso implica cambiar la definición de la escala del eje de las Y a valores fijos, quitando las marcas de Automático de Mínimo y Máximo



Abrimos el menú formato de serie de datos activamos la pestaña Barras de Error Y, elegimos la opción Ambas y en Valor Fijo ponemos el máximo del eje de las Y (400 en nuestro ejemplo)



Finalmente seleccionamos las barras de error y abrimos el menú de formato. En la pestaña tramas elegimos la trama punteada para la línea y en Marcador la opción a la derecha



Con esto termina nuestra tarea

Technorati Tags: MS Excel

Selecciones múltiples en Excel basadas en un valor

Ya hemos visto en el pasado cómo realizar selecciones múltiples usando Ir A (F5 o Ctrl+G). El problema surge cuando queremos hacer una selección múltiple basándonos en algún valor.
Por ejemplo, después de importar un informe del sistema ERP en mi empresa, tuve la necesidad de borrar todas las filas cuyas celdas en la columna A contengan la palabra “Total”.

Pongamos un ejemplo reducido

Necesitamos borrar todas las líneas con totales para poder usar los datos en una tabla dinámica.
Una solución posible es escribir una macro que haga la tarea. Pero el blog Bacon Bits trae una sugerencia mucha más sencilla y todo el crédito va para él.

Empezamos por seleccionar el rango relevante, en nuestro caso A1:A14. Abrimos el menú Buscar y reemplazar (Ctrl+B o Edición—Buscar) y en la casilla Buscar ponemos “Total” (o la palabra o combinación de valores que queremos usar). Apretamos Buscar todo

Todas las celdas aparecen en la ventanilla del diálogo pero sólo la primera en la lista está seleccionada (con un fondo azul). Apretamos Ctrl+E para elegir todas las celdas de la lista (o apretando Mayúsculas señalamos la última celda en la lista)

Al hacer esto, todas las celdas que contienen la palabra “Total” son seleccionadas.

Apretamos Cerrar y poniendo el marcador del mouse sobre una de las celdas seleccionadas abrimos el menú contextual con el botón derecho.

Elegimos Eliminar y Toda la fila y apretamos Aceptar

Eso es todo!




De la misma manera podemos aplicar un fondo de color a las celdas seleccionadas, o borrar el contenido, etc.

Technorati Tags: MS Excel