Tipos de usuarios de Excel

El título de esta entrada estaba destinado a ser “¿Qué tipo de usuario de Excel sos?”. El “sos” expresa toda mi argentinidad, pero me parecía un tanto discriminatorio para la mayoría de mis lectores, que no son argentinos.

De acuerdo a las estadísticas que me provee Statcounter, la mayoría de mis lectores son españoles, mexicanos y venezolanos. Así que consideré usar “¿Qué tipo de usuario de Excel eres?”. Pero no podía liberarme de cierta sensación de hipocresía, así que concluí con un título “neutro” como el que encabeza esta nota.

Empecemos por decir que todo usuario de Excel es de hecho un programador (me niego rotundamente a usar “desarrollador” como traducción de “developer”).

De hecho Excel es mucho más que simplemente una hoja de cálculos. En esto, y muchas cosas más, coincido con Stephen Bullen, Rob Bovey y John Green que en su Excelente libro “Professional Excel Development” consideran a Excel una plataforma para el desarrollo de aplicaciones. En la introducción del libro, los autores clasifican los usuarios de Excel en cinco distintos tipos:

• El usuario básico (basic Excel user)

• El usuario avanzado (Excel power user)

• El programador de Vba (Vba developer)

• El programador de Excel (Excel developer)

• El programador profesional de Excel (professional Excel developer)

Supongo que la mayoría de mis lectores caen dentro de las dos primeras categorías.
Dentro de ellas es posible definir sub categorías. Pero antes de ocuparnos de ese tema es interesante ver cómo definen Bullen, Bovey y Green las diferencias entre las últimas tres categorías.

Para ellos el programador de Vba se caracteriza por el uso intensivo y aún exagerado de código Vba en sus cuadernos Excel. Este usuario tiene buenos conocimientos, aunque no avanzados, de Vba y cree que las macros son la mejor solución para todo problema. Por lo general no conocen suficientemente las posibilidades de Excel lo que los lleva a preferir soluciones de Vba.

El programador de Excel, por lo contrario, usa intensivamente las funcionalidades de Excel y las potencia usando Vba a discreción. Estos usuarios son capaces de desarrollar modelos complejos y a la vez eficientes basándose principalmente en Excel , pero llegan a su límite cuando se trata de usar otras aplicaciones o lenguajes junto con Excel.

El programador profesional desarrolla sus modelos basándose principalmente en Excel, pero sabe combinarlo con otras aplicaciones y lenguajes.

Volviendo a las dos primeras categorías es posible, como señalaba más arriba, definir sub categorías.

El primer nivel de usuario básico, el principiante, es aquel que conoce los rudimentos de Excel y las funciones más sencillas, como SUMA, PROMEDIO, CONTAR, etc. Por lo general tiende a crear hojas que replican formularios que llevaba en forma manual. El énfasis está puesto en el formato de la hoja más que en la funcionalidad.

El segundo nivel de usuario básico, el intermedio, conoce y comprende el uso de funciones de búsqueda como BUSCARV, INDICE y COINCIDIR. Conoce y usa Autofiltro y esto lo lleva a entender la necesidad de organizar los datos en forma tabular (listas en términos de Excel 2003, tablas en términos de Excel 2007).

El primer nivel de usuario avanzado usa Excel tanto para crear modelos de cálculo como para administrar datos. Usa funcionalidades avanzadas como nombres (en especial para rangos dinámicos), Filtro Avanzado, Validación de Datos y Formato Condicional. Usa funciones como DESREF y SUMAPRODUCTO.

EL segundo nivel de usuario avanzado, el súper usuario, conoce y usa para sus modelos funciones matriciales y tablas dinámicas y, lo más importante, comprende cuando deben ser usadas. Además tiene ya suficiente conocimientos de Vba para agregar macros y tal vez desarrollar funciones definidas por el usuario (UDF) sencillas.

En resumen, las líneas demarcadoras entre las categorías de usuarios de Excel son:

Básico ----funciones de búsqueda--->Intermedio--->DESREF, SUMAPRODUCTO--->Avanzado--->tablas dinámicas--->Súper Usuario.

¿Qué criterios agregarían o cambiarían? ¿Qué tipo de usuario se consideran ustedes?

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Buenas y malas prácticas en Excel – colores como datos y número de hojas en un cuaderno.

Hay otros dos puntos en la discusión propuesta por The Universe Divided que merecen ser examinados: el uso de colores como datos (o mejor dicho, meta-datos) y la cantidad de hojas empleadas en un cuaderno.

Excel no viene provisto con fórmulas para realizar cálculos basados en el color de fondo de la celda (o el color de la fuente). Sin embargo a lo largo de los años que vengo ayudando a colegas a desarrollar modelos he visto muchos usuarios que usan en forma intensiva el color de fondo de la celda para señalar un meta-dato. Por ejemplo, esta lista con trabajadores de tres distintos niveles

A pesar que se ha agregado una referencia para indicar al usuario cuál es el nivel del trabajador de acuerdo al color del fondo, éste meta-dato es absolutamente inútil. Por ejemplo, no podemos usar CONTAR.SI para saber cuántos trabajadores de cada nivel hay. En este blog hemos mostrados dos soluciones para efectuar operaciones basándonos en colores, usando funciones XLM y usando funciones UDF (desarrolladas por el usuario – macros). Pero éstas no son soluciones ideales y si estamos diseñando un modelo desde el principio la mejor práctica es evitar el uso de colores como meta-datos.

La otra cuestión es la del número de hojas en un cuaderno. Una práctica común en especial en los usuarios poco experimentados es dividir los datos en hojas de acuerdo a algún criterio aparentemente lógico. Por ejemplo, creamos un modelo para registrar las ventas de una compañía que tiene varios departamentos o líneas de producto, parece lógico crear una hoja para cada departamento o para cada mes (o año).

Esta práctica no conlleva ninguna ventaja o beneficio y sólo hace que los sumarios y los cálculos sean más difíciles de realizar. Para demostrarlo supongamos que tenemos los datos de ventas por mes de una compañía con 20 departamentos. Queremos llevar todos los datos en un cuaderno con una hoja donde ponemos una tabla dinámica. La tabla dinámica nos permite analizar los datos con eficiencia y facilidad.

Una alternativa es crear una hoja para cada mes. Nuestro cuaderno tendrá 13 hojas, una para cada mes y una para contener la tabla dinámica. Como los datos no están en una única lista (o tabla) usamos la opción Rangos de consolidación múltiples. Esto nos obliga a agregar una por una cada hoja al construir la tabla y además los meses no son identificados como campos. Las hojas de nuestro cuaderno se ven así

La tabla dinámica resultante se ve así



Ahora tendremos que cambiar los nombres Elemento 1, Elemento 2, etc. , por los meses correspondientes (teniendo previamente que identificar que elemento corresponde a que mes).

Cada hoja de este cuaderno, sin la hoja Reporte, tiene 42 celdas, en total 504 celdas de datos y su peso es 78.5KB.

La alternativa recomendable es usar una única hoja para los datos. Esta hoja tiene tres campos: Departamento, Mes y Ventas

La tabla dinámica se crea simplemente y se ve así



La hoja datos tiene 723 celdas de datos y el cuaderno pesa 41.5KB, es decir, cerca de la mitad del Multihojas.xls.

La conclusión no es que bajo cualquier circunstancia hay que limitarse a una única hoja para contener los datos. Pero cuando se trate de analizar datos, dado que no hay ninguna herramienta que supere a las tablas dinámicas en eficiencia, la práctica recomendada es poner todos los datos en una única lista.

Otra ventaja, en especial para los usuarios de Excel 2007, es que una única lista permite el uso de tablas (listas en Excel 2003 y anteriores), como ya hemos mencionado en alguna nota anterior.

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Buenas y malas prácticas en Excel – cuadros, tablas y listas.

El primer punto en la nota sobre malas prácticas en Excel de The Universe Divided, que mencioné en la nota de ayer, es usar cuadros (“using tables” en el original). Me he tomado la libertad de traducir “tables” como “cuadros” (y no tablas como pareciera que tiene que ser) por cierta confusión que existe entre los usuarios de Excel respecto a los términos tablas y listas. En la nota original el autor usar el término “table” como una matriz organizada de datos que se caracteriza por tener encabezamientos para las columnas y para las filas, como en este ejemplo:

A este tipo de matriz organizada de datos la llamaremos “cuadro”, para diferenciarla de listas y tablas.

El uso de cuadros es una mala práctica, por lo menos por dos motivos:

# - Esta forma de organizar datos hace que sea prácticamente imposible usar tablas dinámicas para analizar datos. Y si no podemos usar tablas dinámicas, estamos de hecho renunciando a una de las herramientas más poderosas de Excel. Para poder usar tablas dinámicas eficientemente tenemos que organizar los datos como en una tabla de una base de datos: campos (columnas) y registros (filas de datos). Por ejemplo, si queremos usar los datos del cuadro/matriz para construir una tabla dinámica, esto es lo que sucede

La columna A se convierte en el campo Ventas cuyos valores son los nombres de los meses del año (??!!).

# - No podemos convertir el rango de datos en una lista (Excel 2003) o tabla (Excel 2007). Nuevamente estaríamos renunciando al uso de una excelente herramienta de Excel. Por ejemplo, si aplicamos Datos—Listas, esto es lo que obtenemos Como en el caso de la tabla dinámica, podemos ver que el nombre del cuadro (Ventas) es interpretado como el encabezamiento de un campo, es decir, como parte de los datos.

Y volviendo sobre el tema de la confusión entre listas y tablas, digamos que en términos de Excel es lo mismo. Hasta la versión 2007, la funcionalidad se llama Listas (Datos—Lista). En Excel 2007 esta funcionalidad ha pasado a llamarse Tablas.