Formato condicional en Excel 2007

Una de las funcionalidades que más han mejorado en Excel 2007 es el formato condicional. Entre las mejoras mencionaremos:

# - no hay límite al número de reglas que se pueden definir. Anteriormente sólo era posible definir tres condiciones.

# - en las versiones anteriores no era posible usar referencias a celdas de hojas remotas al definir las condiciones (en esta nota vimos como se podía superar ese inconveniente). En Excel 2007 no existe esta restricción.

# - En Excel 2007 se puede condicionar el formato de números.

# - Además de fondos y bordes también se pueden aplicar iconos como flechas, puntos de color y barras de color. Estas últimas permiten generar gráficos "instant" basados en valores de celdas.

# - Se puede aplicar más de un formato condicional a una misma celda. Por ejemplo, si una regla pone un fondo de color y cambia el tamaño de la fuente, al cumplirse ambas condiciones los dos formatos serán aplicados. En las versiones anteriores sólo la primer condición se aplicaba.


La posibilidad de usar iconos y barras es particularmente atractivo por los efectos que se pueden lograr. Supongamos que tenemos esta tabla de ventas




Si queremos poner resaltar con flechas de color aquellos departamentos que han vendido más de 30000 (superaron el plan), los que están entre 15000 y 30000 (cumplen el plan) y aquellos que no han superado los 15000, seleccionamos el rango de las celdas a formar, en la pestaña Inicio de la cinta apretamos Formato condicional-Nueva Regla





El resultado



Es de notar que sólo definimos dos valores, 30000 y 15000 y Excel define los límites de las tres condiciones mostrándolas en la parte izquierda del formulario.

También podemos usar barras de color para dar una idea gráfica del tamaño relativo de cada número. Seleccionamos el rango de número y aplicamos Formato Condicional - Barra de datos. Al señalar alguna de las opciones Excel nos muestra como se verán las barras en el rango formado



La barra es aplicada como fondo a la celda que contiene el valor. Podemos mejorar el efecto visual de esta opción aumentado el ancho de las columnas creando así este este efecto



Una opción mejor es crear una tercera columna con una referencia las celdas y usar la opción "mostrar sólo la barra"

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Excel 2007 - Primera nota

Hasta hoy no he tratado temas relacionados con Excel 2007 a pesar de tenerlo instalado ya hace algunos meses. Esto se debe, principalmente, a dos motivos:

1 - en mis tareas cotidianas sigo usando el Excel 2003 (y llevará un buen tiempo hasta que en mi empresa se decidan a pasar al Office 2007);

2 - era mi impresión que la gran mayoría de mis lectores seguían usando las versiones anteriores de Excel, en particular XL2003.

Tal vez tendría que confesar que aún recuerdo los "dolores de parto" del pasaje de una versión a otra, en particular de Excel 5 al Excel 97.

Pero en este caso la situación parece ser distinta. La encuesta que llevo adelante en el blog, la cual ha recibido hasta ahora 347 respuestas, muestra esta situación

Personalmente no creo que el pasaje de Excel 2003 a Excel 2007 sea difícil o requiera un tiempo prolongado de aprendizaje. Sin lugar a dudas hay que acostumbrarse a la cinta de opciones en lugar de los menúes de las versiones anteriores. Además la barra de acceso rápido donde se pueden poner los iconos de las funcionalidades que usamos frecuentemente.

En general se ha conservado la agrupación lógica de los comandos y se han agregado varios que encuentro muy útiles, como la opción "quitar duplicados" en el menú Datos

En esta página de Microsoft hay una guía interactiva para ubicar los comandos del Excel 2003 en Excel 2007 (requiere tener instalado el Adobe Flas Player 7.0 o posterior). Una vez puesta a correr, la guía presenta una hoja con los menúes de Excel 2003. Al apretar un comando, aparece un comentario con la descripción de la ubicación del comando en el Excel 2007



Un segundo clic muestra la cinta de opciones de Excel 2007 señalando el comando con un recuadro



Dado que cerca de la mitad de mis lectores usa ya el Excel 2007, no entraré a detallar en esta nota las muchas diferencias entre ésta versión y su anterior. Pero si señalaré algunas diferencias, algunas obvias, otras menos, como:

# - el número de filas ha aumentado de 65,536 a 1,048,576

# - el número de columnas a crecido de 256 a 16,384

# - el número de colores de 56 a 4.3 miles de millones (billones)

# - no hay límite al número de formatos condicionales por celda (anteriormente sólo 3 condiciones eran posibles)

# - la lista desplegable de Autofiltro muestra ahora hasta 10000 valores de la columna en lugar de los 1000 en las versiones anteriores

# - es posible anidar hasta 64 niveles de funciones en una fórmula en lugar de los 7 niveles permitidos anteriormente

# - el número máximo de argumentos en una función es ahora 255 en lugar de 30

# - funciones que antes estaban disponibles sólo después de instalar el Analysis ToolPak son ahora parte integral de la colección de funciones de Excel

# - el aspecto de los gráficos ha mejorado notablemente (para mi gusto, por supuesto).

En las próximas notas encararemos cuestiones como el uso de las nuevas funciones y la ampliación del formato condicional y más.

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Versiones de Excel

Un lector me señala que he olvidado de incluir la versión 2002 de Excel en la encuesta que aparece en la columna izquierda del blog ("¿Qué versión de Excel usas?).

Efectivamente, mea culpa. Quien esté usando esa versión de Excel y quiera votar tendrá que votar por la versión 2000.

¿Cuáles son las versiones de Excel? La primera versión de Excel, 1.0, fue diseñada para Apple Macintosh en 1985. La primer versión para Windows apareció en 1987 como versión 2.0.

Las siguientes versiones para Windows fueron:

# - Versión 3.0 de 1990, que incluía muchos avances en relación a la versión anterior como barras de herramientas, agrupamiento de datos (outlining), complementos y más.

# - Versión 4.0 que apareció en 1992.

# - Versión 5.0 de 1994. En esta versión fue reemplazado el lenguaje macro XLM por el Vba (Visual Basic for Applications).

# - La versión 7.0 apareció en 1995 y es conocida como Excel 95. No existe una versión 6.0 de Excel y esto parece deberse a que Excel 95 forma parte del paquete Office 95 que incluía la versión 7 de Word.

# - Excel 97 (la versión 8) apareció en 1997 como parte del paquete Office 97. Esta versión introdujo cambios muy significativos tanto en la interfaz del usuario como en el número de filas disponibles en cada hoja.

# - En 1999 apareció la versión 9.0 de Excel bajo el nombre Excel 2000.

# - En el 2001 aparece la versión 10.0, Excel 2002, como parte del paquete Office XP.

# - La versión 11.0 de Excel (Excel 2003) aparece en el paquete Office 2003.

# - Finalmente en el 2007 aparece la versión 12.0, Excel 2007 como parte del Office 2007.

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