Filtrado de fechas en Excel con Autofiltro o Filtro Avanzado

Supongamos que queremos filtrar una lista de fechas de manera de dejar visibles sólo las fechas que caen en miércoles. Podemos hacer esto con Autofiltro o con Filtro Avanzado, pero cuál sería el criterio?
Si usamos Autofiltro necesitamos crear una columna auxiliar que nos dé el día de la semana para cada una de las fechas del rango. Luego filtramos de acuerdo a esta columna auxiliar.



¿Cómo calculamos el día de la semana para cada fecha? Dos posibilidades, una sencilla y otra complicada:

1 - La complicada, con funciones. Con la función DIASEM, por ejemplo

=DIASEM(A2,2) da 3.

Para transformar el resultado 3 en "miércoles" usamos la función ELEGIR de esta manera

=ELEGIR(DIASEM(A2,2),"lunes","martes","miércoles","jueves","viernes","sábado","domingo")

O con la función INDICE:
=INDICE(semana,DIASEM(A2,2)),

donde "semana" es un nombre que contiene un rango con los días de la semana o directamente los días de la semana.

2 - La posibilidad sencilla. Creamos en la columna auxiliar una referencia a la celda con la fecha (en B2 ponemos =A2) y cambiando el formato de B con el formato personalizado "dddd".

Si queremos usar Filtro Avanzado, tenemos que usar una fórmula lógica, es decir, que dé como resultado VERDADERO o FALSO. Agregamos algunas filas en blanco para poner las filas de criterios y en la celda A2 ponemos esta fórmula

=DIASEM(A5,2)=3



Luego usamos el menú de Filtro avanzado






La ventaja de usar Filtro Avanzado es que nos permite copiar los resultados a otro rango de la hoja o usar más de dos criterios para filtrar la lista.

Ahora veamos otros casos que se presentan.

Para dejar visibles sólo fechas que sean el primer día del mes usamos la fórmula

=A2=FECHA(AÑO(A2),MES(A2),1)

Si la fecha en A2 coincide con el primer día del mes el resultado será VERDADERO. En caso contrario, FALSO. Luego filtramos la lista usando como criterio VERDADERO en la columna auxiliar.



Si queremos usar Filtro Avanzado, usamos la misma fórmula como criterio






Para filtrar las fechas que sean el último día del mes usamos la fórmula

=A2=FECHA(AÑO(A2),MES(A2)+1,0)

Para filtrar el primer día hábil del mes usamos la fórmula

=A2=FECHA(AÑO(A2),MES(A2),1)+ELEGIR(DIASEM(FECHA(AÑO(A2),MES(A2),1),2),0,0,0,0,0,2,21

La primer parte de esta fórmula calcula la fecha del primer día del mes. En la segunda parte de la fórmula DIASEM calcula el número de día de la semana de esta fecha. Este resultado es usado como parámetro en la función ELEGIR, que agrega 0 (cero) si el día de semana cae entre lunes y viernes, suma 2 si el día de semana del primer día del mes cae un sábado o 1 si es domingo.

Para filtrar el último día hábil del mes usamos la fórmula

=A2=FECHA(AÑO(A2),MES(A2)+1,0)-(MAX(0,DIASEM(FECHA(AÑO(A2),MES(A2)+1,0),2)-5))

Como en los casos anteriores, si queremos usar Autofiltro usamos la fórmula para construir una columna auxiliar. Si queremos usar Filtro Avanzado usamos la fórmula en la celda de criterio.

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Gráfico de columnas con banda sombreada.

La misma lectora que me consultaba cómo poner un fondo en un gráfico de columnas, me presenta un nuevo desafío: cómo poner una banda sombreada en un gráfico de columnas.
En mi blog sobre gráficos y presentación de datos, que seguirá inactivo por ahora, ya había publicado una nota sobre cómo colorear un área entre dos líneas de un gráfico.
Aquí usaremos esa técnica, pero con algunas adaptaciones. Empecemos por plantear el problema. Tenemos esta tabla de velocidad de lectura de cuatro alumnos



Con la cual hemos creado este gráfico



Queremos crear este gráfico, donde una banda de colar señala la zona comprendida entre un límite inferior y uno superior



Los pasos a seguir son los siguientes:

1 - Agregamos una fila antes de la primer fila de datos e incluimos una fila en blanco después de la última fila de la tabla; en nuestro ejemplo la fila 2 y la fila 7



2 - Modificamos la serie de del gráfico para que incluya las filas que acabamos de agregar



Ahora el gráfico se ve así



3 - Agregamos dos columnas, una "limite inferior" y la otra "límite superior". Estas columnas contienen los puntos de dos series que agregaremos al gráfico para crear la banda



4 - Agregamos las series "límite inferior" y "límite superior" al gráfico en el
formulario de Datos de origen, asegurándonos que la serie "limite superior" sea la segunda y "límite inferior la tercera" (el orden de las series es importante!)



No asustarse del resultado y seguir adelante!

5 - Seleccionamos la serie "limite superior" y en el menú Formato serie de datos-Eje, la relacionamos al eje secundario



Esto hará que aparezca un eje Y secundario. Seleccionamos la serie "límite inferior" y la relacionamos al eje secundario.

Un paso importante es asegurarnos que ambos ejes Y tengan exactamente la misma escala.

6 - Seleccionamos la serie "limite superior" y cambiamos el tipo de gráfico a Área. Luego hacemos lo mismo con la serie "límite inferior". Nuestro gráfico se ve ahora así



7 - Elegimos un color más "blando" para la serie "límite superior" y para "limite inferior elegimos el color del fondo del gráfico. A esta altura del partido el gráfico debe verse así



8 - Seleccionamos el eje de las X y abrimos el menú de Formato de ejes. En la pestaña Escala quitamos la marca de la opción "Eje de valores Y cruza entre categorías"



Finalmente llegamos a nuestra meta:



Este gráfico es totalmente dinámico. Si cambiamos los valores de las series límite superior e inferior, la banda sombreada se "moverá" de acuerdo a los nuevos valores.

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Poner fondos en gráficos de columnas Excel

Supongamos, como me consultaba una lectora, que tenemos esta tabla que mide la velocidad de lectura de los alumnos de un curso



Hemos puesto un fondo para resaltar los datos del rango entre 45 palabras a 100 palabras.

A partir de estos datos creamos este gráfico de columnas



¿Cómo hacemos para poner un fondo, tal como en la tabla, en el gráfico? Es decir, queremos obtener este gráfico



La técnica consiste en crear una serie auxiliar para definir el fondo. Éste esta formado por una serie de columnas, donde hemos cambiado la definición de ancho del rango a 0 y hemos cancelado los bordes, para crear la ilusión de una única columna.
Veamos los pasos:

1 - creamos una columna auxiliar en el rango C2:C22



En las celdas paralelas a los valores del rango que queremos resaltar ponemos el valor 70 (el valor máximo del eje Y del gráfico). En las celdas fuera del rango ponemos 0 (o dejamos en blanco).

2 - Agregamos la nueva serie al gráfico. Seleccionamos la serie y la copiamos (Ctrl+C), seleccionamos el gráfico y abrimos el menú Edición-Pegado Especial y en el formulario seleccionamos "nueva serie" y "columnas"



3 - Seleccionamos la primer serie (no la que acabamos de agregar). Abrimos el menú de Formato de Series de Datos y en la pestaña Eje la relacionamos al eje secundario. Nos aseguramos que ambos ejes tengan la misma escala y formato



4 - Seleccionamos la serie que acabamos de agregar y abrimos el menú Formato Serie de Datos. En Tramos ponemos Bordes a Ninguno y elegimos un color claro



En la pestaña Opciones definimos Ancho de rango como 0



En la pestaña Eje nos aseguramos que la serie pertenece al eje principal. A pesar que el sentido común parece decir lo contrario, en los gráficos de Excel las series del eje secundario son representadas en el frente y las del primario en el fondo.

Una técnica similar es crear una columna auxiliar donde todos los valores equivalen al valor superior del eje de la Y del gráfico original



Repetimos los pasos anteriores: copiamos la nueva serie y relacionamos la serie original al eje secundario. Cambiamos las definiciones de la nueva serie, como hicimos en el paso 4. El resultado será



A pesar que vemos sólo una única columna en el fondo, en realidad la serie incluye 21 columnas. Seleccionamos la columna correspondiente al valor 45 (el primero que queremos resaltar en la serie) y le cambiamos el color. Para seleccionamos un punto de la serie (columna en el gráfico) hacemos un clic para seleccionar la serie y un segundo para seleccionar el punto/columna



A continuación seleccionamos las otras columnas y apretamos F4 para copiar el nuevo formato. El resultado será



La primer técnica nos permite refinar nuestro modelo para hacer aún más dinámico. En las celdas C3 y D3 ponemos los límites de los valores del fondo



En el rango E3:E22 introducimos esta fórmula (la fórmula original era matricial y fue reemplazada por esta más sencilla)

=(A3>=$C$3)*(A3<=$D$3)*MAX($B$3:$B$23)



Agregamos la serie al gráfico y seguimos todos los pasos señalados en la primer técnica. Luego movemos el gráfico de manera que oculte la columna. De esta manera podemos cambiar los parámetros en las celda C3 y D3 y veremos los cambios en el gráfico en forma instantánea

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