martes, julio 29, 2008

Ajuste automático de fórmulas en Excel

Excel ajusta las referencias dentro de una fórmula automáticamente. Supongamos esta operación en una hoja de Excel



La celda B7 calcula el total de unidades vendidas con =SUMA(B2:B6). Como ya habrán notado, hemos olvidado de incluir el Producto 4.
Como queremos guardar el orden en nuestra lista de productos incluimos el Producto 4 entre la línea 4 y la línea 5



Como pueden ver, Excel ha corregido automáticamente el rango en la función SUMA.

Agreguemos una nueva columna a nuestra tabla, Ingresos. En la celda A12 hemos puesto una lista desplegable con los productos y en la celda B12 una fórmula con la función BUSCARV que nos muestra los ingresos del producto elegido



Ahora agreguemos la columna Precio entre las columnas "Unidades Vendidas" e "Ingresos"



Como pueden ver Excel ha ajustado el rango de la fórmula de A2:C7 a A2:D7 para incluir la nueva columna, pero no ha modificado el tercer argumento de la función BUSCARV que sigue siendo 3. Es decir, BUSCARV sigue buscando en la tercer columna a la derecha de la columna A, que ahora es Precio y no Ingresos.
No se trata de un "bug" de Excel, ya que el argumento es un número de referencia estático y no un rango.
Veamos algunas técnicas para sobreponernos a este problema. Si nuestra función BUSCARV siempre se refiere a la última columna en el rango, podemos crear una referencia dinámica con la función COLUMNAS.

Empecemos por incluir nuestra tabla de datos en un nombre, tabla_productos



Ahora modificamos nuestra fórmula de la siguiente manera

=BUSCARV(A12,$A$2:$D$7,COLUMNAS(tabla_productos),0)

El resultado es el siguiente



Como ven, nuestra fórmula se ha ajustado automáticamente. Lo mismo sucederá si agregamos una nueva columna dentro del rango



La función COLUMNAS cuenta el número de columnas en una matriz o rango al cual se refiere.
Si queremos que la función se refiera dinámicamente a la anteúltima columna, usaremos la expresión COLUMNAS(referencia)-1.





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viernes, julio 25, 2008

Cálculo de fecha de pago con Excel.

Un caso particular del cálculo de fechas es el de fechas de pago. Si las condiciones de pago de una factura, o cualquier otra obligación, son, por ejemplo, 30 días de la fecha de la factura, el cálculo con Excel es muy sencillo. Para calcular la fecha de pago de una factura cuya fecha es el 25/07/2008 y las condiciones de pago son fecha factura + 30 días, usamos



Pero si la intención es que la fecha de pago sea el mismo día de la fecha de la factura pero un mes más tarde, usamos la función FECHA.MES (en algunos sistemas tendremos que usar la versión inglesa: EDATE)



Para poder usar esta función necesitamos que esté instalado el complemento Analysis ToolPak.
Como puede verse, los resultados son distintos. En el primer caso, 24/08/2008 es exactamente 30 días; el segundo resultado es el 25 del mes siguiente.

Ciertas empresas e instituciones tienen días de pago determinados. Por ejemplo, supongamos una empresa que paga sólo los 15 de cada mes. Si la condición de pago es "fecha de la factura + 30 días", las facturas con fecha posterior al 15 del mes serán pagadas de hecho dos meses más tarde.
Veamos este caso



La fecha de pago de la segunda factura será un mes más tarde que el de la primera. Cómo hacemos para calcular estas fechas con Excel? Obviamente creando un fórmula condicional con la función SI

=SI(DIA(A3+30)<=15,FECHA(AÑO(A3+30),MES(A3+30),15),FECHA(AÑO(A3+60),MES(A3+60),15))



Usamos la función FECHA para "armar" la fecha de pago basándonos en la fecha de la factura.
En caso que queramos establecer un mes después de la fecha de la factura (o dos, o cualquier otro número de meses) usaremos la función FECHA.MES




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jueves, julio 24, 2008

Cancelar botones de pegado y autorrelleno en Excel

Excel tiene varias funcionalidades para agilizar o hacer más eficiente el trabajo de usuario. Algunas son muy prácticas, otras pueden resultar molestas.
En esta última categoría encuadran, para mi gusto personal, los botones de autorrelleno y pegado. Sobre el molesto Autocompletar ya me explayado en otra oportunidad.
Estos botones aparecen, sin que nadie los haya llamado, cuando copiamos un rango




o arrastramos una serie de celdas para crear una serie



Para desactivar estos botones tenemos que abrir el menú Herramientas-Opciones y en la pestaña Modificar, quitar la marca de las opciones correspondientes




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