Convertir valores numéricos a texto en Excel

Hay situaciones en las cuales queremos transformar valores numéricos a texto. Uno de los casos más corrientes es con las números de catálogo. Estos códigos pueden estar formados sólo por cifras o contener letras y cifras. Debido a esto son guardados en la base de datos original como texto.
Dependiendo del método que usemos para importar los datos, tendremos o no control sobre el formato de los datos en la hoja de Excel (recordemos que también podemos usar el MS Query).
Supongamos que hemos importado esta lista de números de catálogo. Aquellos que contienen alguna letra han sido convertidos a texto. Pero aquellos que contienen sólo cifras han sido transformados a números, a pesar de que en la case de datos original hayan sido guardados como texto



En la columna auxiliar "chequeo" uso la función ESNUMERO para verificar a qué tipo han sido transformados los datos.
Como podemos ver, los datos en las celdas A2 y A3 han sido transformados a valores numéricos.
En esta nota mostraremos las distintas posibilidades que nos ofrece Excel para transformarlos a texto.

1 –Usar la función TEXTO. Esta función no sólo convierte el valor numérico en texto, sino que también nos permite establecer el formato.



En este ejemplo hemos empleado el formato "General". En lugar de la palabra general podemos emplear el símbolo que lo representa: "@".
Como pueden ver la columna de chequeo (E) muestra ahora FALSO para todas las filas.
Si hace falta, podemos pegar los valores convertidos a texto en el rango original (la columna A en nuestro ejemplo), usando Pegado Especial-Valores.



Esto hará que el formato de texto se mantenga también en la columna A



2 – Usar el menú Datos-Texto en columnas. Seleccionamos el rango a convertir y abrimos el menú indicado



En el diálogo que se abre pasamos al paso 3 y marcamos Texto en la opción Formato de los datos en la columna



Apretamos Finalizar y veremos que los datos han sido convertidos a texto



Una confusión bastante común en los usuarios principiantes es intentar aplicar el formato de celda "Texto" a toda la columna. Esto no influye en los datos que ya se encuentran en las celdas de la columna. Si aplicamos el formato Texto a una celda que contiene un valor numérico, deberemos editarla para que la conversión tome efecto.
Por ejemplo, seleccionamos la celda A2 en nuestro ejemplo. Aplicamos el formato Texto con el menú Formato de celdas. Luego apretamos F2 (modo de edición) e inmediatamente Enter. El número se convertirá en Texto. Lo que hemos hecho equivale a haber tipeado el número en la celda después de haber puesto el formato de texto.

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Totales en el tope de una tabla dinámica de Excel

Cuando creamos una tabla dinámica y no cancelamos los totales por columna (con el menú Opciones de tabla), Excel pone los totales al pie de los campos de datos de la tabla



Hay situaciones en las cuales, a diferencia del ejemplo en esta nota, tenemos muchas líneas en nuestra tabla. Por ejemplo, supongamos que en lugar de 5 departamentos de una tienda, tenemos 100 o 200 sucursales de una red.
En esos casos es conveniente mostrar el total de la tabla en la parte superior, en lugar de forzar al destinatario del informe a moverse hasta el final de la tabla.
Excel no tiene un método integrado para hacer esto, pero podemos lograrlo con un pequeño truco.
Como en la nota sobre el cálculo de porcentaje para subtotales, lo que haremos es agregar una columna (campo) auxiliar.
Siguiendo con nuestro ejemplo, insertamos una columna entre Mes y Ventas (Total)



Al insertar el nuevo campo entre dos existentes no tenemos que actualizar el rango de la tabla dinámica ya existente.

Apretamos el icono de Actualización de datos para que el nuevo campo aparezca en la lista de campos. Lo arrastramos al área de campos de fina asegurándonos que sea el primer campo del área (a la izquierda)



El próximo paso es abrir el menú de configuración del campo, apretamos el botón Diseño y marcamos las opciones Mostrar elementos en formulario esquemático y Mostrar subtotales en la parte superior del grupo



Apretamos Aceptar dos veces y obtenemos esta tabla



Todo lo que nos queda por hacer es deshacernos de la línea de Total General al pie de la tabla. Para esto abrimos el menú de Opciones de la tabla y quitamos la marca de la opción Totales generales de columnas



con lo cual logramos el resultado esperado

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Una manera fácil de publicar hojas Excel en la WEB.

Hasta ahora no me ocupado en este blog de temas que no estuvieran directamente relacionados con Excel y análisis y presentación de datos. Pero en esta entrada haré un excepción para contarles sobre el sitio Widgenie.
La propuesta del sitio es sencilla: crear un "widget" a partir de archivos Excel, o .csv que nos permita publicarlo en nuestra hoja, ya sea un blog o cualquier otro tipo de sitio (Facebook, iGoogle, etc.).
Lo que más me ha resultado atractivo de este sitio es la facilidad de uso.
Por ejemplo, después de haber creado una hoja con los datos de las visitas al blog en los primeros seis meses del año,



quiero publicarla en el blog. Después de haber creado una cuenta en el sitio, me conecto y entro en mi cuenta



Elijo crear un nuevo archivo de datos (data file)



En este caso elegimos el formato de Excel y subimos el archivo al sitio usando la interfaz de importación



Hay que prestar atención a las instrucciones en el cuadro a la derecha de la página, ya que hay ciertas limitaciones

Al apretar el botón Upload, se abre un formulario donde en la pestaña "Information" podemos agregar una descripción de los datos. En la pestaña "Columns" podemos borrar columnas de la tabla que no queremos publicar y finalmente, en la pestaña "Linked Widgets" determinamos la forma de presentación de los datos



Las posibilidades son expuestas en forma gráfica e intuitiva



En mi caso, he elegido el gráfico de columnas animadas, lo que abre el diálogo de diseño. Aquí arrastramos los datos que queremos que aparezcan en sobre el eje de las X (categorías) y los que aparecerán sobre el eje de la Y. Después de arrastrar los datos, aparecerá una imagen previa del gráfico



En el próximo paso podemos agregar títulos al gráfico y a los ejes y también cambiar la orientación (de columnas a barras). Finalmente, pasamos a la pestaña "Publish" donde obtenemos el código para publicarlo (en mi caso, obviamente, "Blogger")



El resultado lopueden ver en la parte inferior de la columna izquierda del blog.

A pesar de la facilidad de uso, existen ciertos inconvenientes. Por ejemplo, al usar los nombres de los meses (en inglés), las columnas del gráfico no aparecen en el orden original de la tabla de los datos. Como pueden ver, en el gráfico que publico en el blog, he reemplazado los nombre de los meses por sus números de orden.
Otro inconveniente es que no parece ser posible el uso de caracteres castellanos como los acentos. De todas maneras, la facilidad de uso hace que recomiende este sitio con entusiasmo.

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