Ordenar rangos de valores mixtos (alfanuméricos) en Excel

Ordenar listas e valores es una tarea muy corriente en Excel. Para ordenar un rango de valores, sencillamente usamos el menú Datos-Ordenar que nos permite ordenar los valores del rango en forma ascendente o descendente usando hasta tres criterios

Los problemas empiezan cuando los valores a ordenar son valores mixtos, es decir que contienen número y letras, como en el caso de direcciones.

En este ejemplo tenemos una lista de direcciones en la columna A y la misma lista ordenada en forma ascendente usando el menú Ordenar de Excel



Como pueden ver, Excel considera cada valor de izquierda a derecha y pone en primer lugar los números, en nuestro caso de mayor a menor, y luego las letras.
Es por este motivo que las direcciones en la calle 25 de Mayo aparecen antes que las de la calle Av. Mitre.
Ahora se preguntarán por qué 25 de Mayo aparece antes que 9 de Julio, dado que 25 es mayor que 9? Cuando se trata de valores mixtos, alfanuméricos, Excel considera todos los componentes del valor como texto. Por lo tanto, al considerar el primer elemento del texto, el 2 es menor que el 9.
Hasta aquí esto no parece ser un grave problema. Pero si nos fijamos en el resto de la lista veremos que las direcciones de calle tampoco están ordenadas como hubiéramos querido. Por ejemplo, 25 de Mayo 541 aparece después de 25 de Mayo 3290!
Si estuviéramos organizando el recorrido de cartero, por ejemplo, estaríamos dificultando enormemente su tarea.

Excel no tiene un método incorporado para este tipo de ordenamiento, pero podemos hacerlo creando dos columnas auxiliares, en base a las cuales ordenaremos la lista.

La idea es separar el nombre de la calle del número de la casa (o edificio). Basándonos en la norma que en la dirección siempre aparece el nombre de la calle al principio y el número de la casa al final, usaremos la técnica que mostré en la nota sobre cómo extraer el ultimo elemento de un texto en una celda en Excel.

Empezamos por crear dos columnas auxiliares (aux1, aux2). En la primera aparecerá el nombre de la calle y en la segunda el número de casa



La fórmula en la columna B es

=IZQUIERDA(A2,LARGO(A2)-(LARGO(A2)-ENCONTRAR("*",SUSTITUIR(A2," ","*",LARGO(A2)-LARGO(SUSTITUIR(A2," ",""))))))

La fórmula en la columna C:

=VALOR(DERECHA(A2,LARGO(A2)-ENCONTRAR("*",SUSTITUIR(A2," ","*",LARGO(A2)-LARGO(SUSTITUIR(A2," ",""))))))

En esta última usamos la función VALOR, que queremos que Excel ordene los números como tales y no como texto.

La explicación sobre cómo funcionan estas fórmulas las encontrarán en la nota mencionada.

Ahora todo lo que nos queda por hacer es ordenar la tabla usando la columna Aux1 como primer criterio y la columna Aux2 como segundo

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Listas ordenadas en validación de datos de Excel - segunda nota

Esta es una ampliación a mi nota anterior sobre el tema. A partir del comentario de un lector he notado la posibilidad de usar una función matricial en lugar de columnas auxiliares.
Básicamente usaremos las mismas funciones, pero combinándolas en una única fórmula matricial.
Volviendo a nuestro ejemplo, tenemos esta lista



donde hemos creado dos columnas: B para obtener el número de orden de los miembros de la lista y en C la lista ordenada alfabéticamente para crear nuestra validación de datos ordenada.

Para mostrar la solución con fórmula matricial empezamos por crear una nueva hoja, "matricial", y poniendo un rango dinámico para la lista de valores de la columna A en el nombre "frutasm". En la columna B obtendremos la lista ordenada, usando una fórmula matricial



Para el rango de la columna B creamos nombre con rango dinámico, "ordenm"



La fórmula en la columna B es una combinación de las fórmulas que usamos en la solución no matricial (en la hoja "con formulas"), pero utilizando rangos de celdas (matrices) en lugar de una celda por fila

={INDICE(frutasm,COINCIDIR(FILA()-1,CONTAR.SI(frutasm,"<="&frutasm),0))} Como en toda fórmula matricial, la introducimos en el rango de celdas relevante (en nuestro ejemplo B2:B10) usando la combinación de teclas Ctrl+Mayúsculas+Enter.


Para evitar ver los resultados #N/A debidos a las celdas vacías, podemos aplicar formato condicional, pero esto no evitará que los valores #N/A aparezcan en la lista desplegable.



Ahora tenemos que corregir la definición de la lista de validación de datos usando el nombre "ordenm"



Ahora podemos agregar nuevos valores a la lista en la columna A, y estos aparecerán ordenados en la columna B y en la lista desplegable






El archivo con el ejemplo se puede descargar aquí.

Todo sobre listas desplegables en Excel, técnicas avanzadas y descarga gratuita de ejemplos  en la Caja de Herramientas Excel - Listas Desplegables de JLD. Ver la nota o ir a la página de descarga de la guía.

Listas ordenadas en validación de datos de Excel

La situación es la siguiente: en una hoja de Excel tenemos una lista que nos sirve como base para crear una lista desplegable con validación de datos. Esta lista cambia de tanto en tanto. Si queremos mantener la lista actualizada sin necesidad de realizar cambios en forma manual, definimos un rango dinámico como ya hemos mostrado en el pasado.
Por comodidad queremos que la lista desplegable aparezca ordenada alfabéticamente. El problema reside en que a lista que nos sirve de base no sigue ningún orden preestablecido. Una posibilidad, obviamente, es ordenar la lista manualmente cada vez que ésta cambie. Pero, como ya habrán supuesto, queremos que esto suceda en forma automática.
Tenemos dos posibilidades: programar un evento o utilizar fórmulas y columnas auxiliares.
Empezaremos por la segunda opción. Supongamos esta lista (la misma que usamos en la nota sobre cómo agregar valores únicos en la lista desplegable de validación de datos)



Definimos un nombre con un rango dinámico



y creamos una lista desplegable con validación de datos



Al abrir la lista desplegable, veremos los miembros de la lista en el mismo orden que figuran en el rango original



Para ordenarlos con fórmulas empezamos por crear una columna auxiliar, donde le daremos a cada miembro un número de orden con la técnica que mostramos en la nota sobre cómo ordenar texto con fórmula en Excel. Creamos la columna auxiliar "No. de orden" y usamos esta fórmula:

=CONTAR.SI(frutas,"<="&A2)

Ahora creamos una segunda columna auxiliar, donde ordenamos la lista usando las funciones INDICE y COINCIDIR

=INDICE(frutas,COINCIDIR(FILA()-1,orden,0))



Hemos creado un segundo nombre, "orden", que es también un rango dinámico que contiene los números de orden de la columna auxiliar. En la fórmula que usamos en la columna auxiliar "Lista ordenada", usamos la función FILA para obtener el número de orden deseado sin necesidad de cambiarlo manualmente en cada celda.

Todo lo que nos queda por hacer ahora es crear una nombre que contenga el rango de los valores ordenados, es decir, de la columna "Lista ordenada"



Ahora reemplazamos el nombre "Frutas" en la definición de validación de datos, por el nombre "lista_ordenada"



La lista desplegable aparecerá ahora ordenada alfabéticamente



Podemos hacer lo mismo sin columnas auxiliares, programando un evento. Este código hará que con cada cambio nuestra lista se reordene alfabéticamente.

En el módulo Vba de la hoja correspondiente (en nuestro caso, la hoja "evento"), ponemos este código



Como pueden ver, usamos el nombre que define el rango dinámico en nuestro código. La sentencia On error resume next, nos permite borrar todas la lista en la hoja sin que aparezca un mensaje de error.

Ahora al agregar un nuevo valor, por ejemplo "Melón", este aparecerá automáticamente en el lugar deseado.



El archivo con el ejemplo se puede descargar aquí.

Todo sobre listas desplegables en Excel, técnicas avanzadas y descarga gratuita de ejemplos  en la Caja de Herramientas Excel - Listas Desplegables de JLD. Ver la nota o ir a la página de descarga de la guía.