Calcular Porcentaje de Subtotales en tablas dinámicas de Excel

Un lector me pregunta como podemos calcular porcentajes de subtotales en una tabla dinámica de Excel.
Excel permite mostrar porcentajes del total de una tabla con facilidad, pero no tiene ningún método incorporado para calcular los porcentajes de subtotales. Veamos a qué me refiero.

Supongamos esta lista de datos



Con facilidad podemos crear una tabla dinámica que totalice las ventas por región y agente



Luego podemos usar el menú de opciones de campo para mostrar los resultados como porcentaje del total



Todo esto con algunos clics del Mouse!

Pero qué pasa si queremos calcular el porcentaje de cada agente sobre el total de cada región? Para hacer esto tendremos que dar un rodeo.

Empezamos por crear un campo auxiliar en nuestra lista de datos, que llamamos "% de Región"



Los valores de este campo los calculamos con la fórmula:

=C2/SUMAR.SI($B$2:$B$13,B2,$C$2:$C$13)

que calcula el porcentaje de cada valor sobre el total de los valores de la región. Este nuevo campo lo arrastramos al área de datos



Para evitar que Excel totalice los subtotales y muestre un total del 400%, cancelamos la opción Total de Columnas en el menú de opciones de tabla.

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Búsqueda por campo con INDICE y COINCIDIR

Supongamos que tenemos una lista como ésta



Queremos crear una fórmula que nos permita hacer una búsqueda o por nombre o por número de identidad. Esta situación refleja varias de las consultas que he recibido últimamente.

Podemos pensar en una solución usando BUSCARV, pero en esta nota veremos como hacerlo usando INDICE, COINCIDIR y validación de datos.

Empezamos por crear dos nombres, que usaremos en validación de datos:

Identidad = Hoja1!$B$2:$B$8
nombre = Hoja1!$A$2:$A$8

En otro lugar de la hoja creamos una tabla donde mostraremos los datos extraídos



En la celda A12 creamos una lista desplegable con Validación de datos



En la celda B12 también creamos una lista desplegable. Aquí usamos la función INDIRECTO para que en la lista aparezcan los valores del rango del nombre que ha sido elegido en la celda A12



En las celdas C12 y D12, donde queremos que aparezcan los datos buscados, ponemos esta fórmula, basada en INDICE y COINCIDIR:

Para el campo Edad: =INDICE(C2:C8,COINCIDIR(B12,INDIRECTO(A12),0))

Para el campo Profesión: =INDICE(D2:D8,COINCIDIR(B12,INDIRECTO(A12),0))

Hay que prestar atención al uso de la función INDIRECTO para interpretar el valor de la celda A12 como rango nominado.



Un detalle a agregar es dar formato condicional a las celdas C12 y D12, para evitar ver el valor #N/A cuando cambiamos el valor de la celda A12




Usamos la función ESERROR y el color de la fuente, en caso de ser VERDADERO, blanco. De esta manera, en caso de error, el contenido de la celda se vuelve "invisible".

El archivo del ejemplo se puede descargar aquí

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Generar hojas con nombre a partir de una lista

Una de las consultas que recibo con bastante frecuencia es cómo generar hojas en un cuaderno a partir de una lista.
Supongamos que tenemos una hoja en un cuaderno con la lista de los meses del año.



Queremos que una macro genere 12 hojas en el cuaderno, un para cada mes, y les ponga el nombre del mes



Esto podemos hacerlo con una macro bastante sencilla

Sub crear_hojas()
Dim Lista As Range
Dim iX As Long

Set Lista = Application.InputBox(prompt:="Señalar rango de la lista", _
Title:="Lista de nombres", Type:=8)


Application.ScreenUpdating = False

For iX = Lista.Count To 1 Step -1
Sheets.Add.Name = Lista(iX)
Next iX

Sheets(1).Select

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Al correr esta macro, se abre un diálogo donde ponemos el rango que contiene la lista (pueden ser meses, días de semana o cualquier otra cosa); al pulsar el botón Aceptar



se generarán las hojas en el orden de la lista.

Si queremos usar esta macro con cierta frecuencia o pasársela a un compañero del trabajo, descubriremos que tenemos que hacer algunas mejoras.
Por ejemplo, si en el diálogo de elegir rango pulsamos Cancelar, se abrirá el editor de Vba y veremos este mensaje de error



Para evitar esto usamos la sentencia On Error

Sub crear_hojas()
Dim Lista As Range
Dim iX As Long


On Error GoTo Cancelar

Set Lista = Application.InputBox(prompt:="Señalar rango de la lista", _
Title:="Lista de nombres", Type:=8)


Application.ScreenUpdating = False

For iX = Lista.Count To 1 Step -1
Sheets.Add.Name = Lista(iX)
Next iX

Sheets(1).Select

Application.ScreenUpdating = True

Cancelar:End Sub
Otro problema puede generarse cuando ya existe en el cuaderno una hoja con uno de los nombres que aparecen en la lista. Por ejemplo, si la hoja Enero existe antes de correr la macro, obtenemos este resultado



Para evitar este problema tendremos que hacer algunas modificaciones a nuestra macro. Primero creamos una función para verificar si una hoja a crear ya existe


Function chequear_hoja(sheetName As String) As Boolean

Dim wkb As Worksheet

On Error Resume Next
Set wkb = Sheets(sheetName)
On Error GoTo 0

chequear_hoja = IIf(Not wkb Is Nothing, True, False)
End Function
Esta función da como resultado FALSE si la hoja no existe, y TRUE si la hoja ya existe en el cuaderno.
Lo que hacemos es usar esta función (adaptada de la propuesta por Colo) en nuestra macro para crear una condición. Si la hoja no existe, entonces creamos una nueva con el nombre correspondiente; de existir, pasamos a verificar el próximo nombre en la lista.

Sub crear_hojas2()
Dim Lista As Range
Dim iX As Long


On Error GoTo Cancelar

Set Lista = Application.InputBox(prompt:="Señalar rango de la lista", _
Title:="Lista de nombres", Type:=8)


Application.ScreenUpdating = False

For iX = Lista.Count To 1 Step -1
If chequear_hoja(Lista(iX)) = False Then
Sheets.Add.Name = Lista(iX)
End If
Next iX

Sheets("Hoja1").Activate

Application.ScreenUpdating = True

Cancelar:
End Sub
El cuaderno con las macros se puede descargar aquí



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