Gráficos dinámicos – Mostrar puntos en función de valores.

Ya hemos visto una técnica para determinar cuantos puntos de una serie mostrar en un gráfico.
En esta entrada veremos como determinar la cantidad de puntos a mostrar en función de un determinado valor.

Supongamos que queremos generar un gráfico de columnas a partir de esta tabla de ventas (el archivo con el ejemplo se puede descargar aquí)



Nuestro objetivo es determinar la cantidad de puntos a exhibir en función de un determinado valor. Digamos que queremos exhibir los 5 meses con más ventas.

Empezamos por crear una columna auxiliar, con la fórmula

=JERARQUIA(B2,$B$2:$B$13)+CONTAR.SI($B$2:B2,B2)-1



Esta fórmula la otorga a cada valor un número de orden. Usamos CONTAR.SI para "desempatar" en caso que dos meses tenga la misma suma de ventas.

Ahora creamos una tabla auxiliar donde ordenamos la tabla original de mayor a menor. Para lograr esto usamos las funciones INDICE y COINCIDIR



En el rango E2:E13 ponemos la serie del 1 al 12 que nos servirá como referencia para ordenar los valores. En el rango F2:F13 ponemos la fórmula

=INDICE($A$2:$A$13,COINCIDIR(E2,$C$2:$C$13,0))

Esta fórmula usa los valores del rango E2:E13 para obtener el mes adecuado. Lo mismo hacemos en el rango G2:G13 para poner la suma del mes.

Nuestro próximo paso es crear el gráfico. En esta etapa veremos todos los meses



Ahora tenemos que crear dos rangos dinámicos usando nombres (ver la nota del enlace más arriba).
Creamos dos nombres

mes =DESREF(Hoja1!$F$2,0,0,Hoja1!$I$1,1)
suma = DESREF(Hoja1!$G$2,0,0,Hoja1!$I$1,1)

Como ven, hemos ligado los nombres a la celda I1 de la hoja. En esta celda ponemos, en esta etapa, la cantidad de puntos de la serie que queremos mostrar. Como estos nombres se refieren a la tabla auxiliar, donde hemos ordenado los datos en forma decreciente, si ponemos 5 en la celda I1, los rangos dinámicos mostrarán los primeros cinco meses de la tabla, que son los primeros 5 meses con mayores ventas.

Nuestro próximo paso es reemplazar en la función SERIES del gráfico, los rangos de los valores por los nombres que acabamos de crear.

Seleccionamos el gráfico y abrimos el menú Datos de Origen



Y reemplazamos los rangos del gráfico por los nombres



Esto también se puede hacer seleccionando la serie de datos en el gráfico y reemplazando los valores en la función SERIES que aparece en la barra de fórmulas.

Cada vez que reemplacemos el valor en la celda I1, el gráfico mostrará los valores correspondientes



Nuestro último paso es que el gráfico dependa de un valor de ventas. Por ejemplo, ponemos 60000 en una celda y que el gráfico nos muestre todos los meses con ventas mayores a 60000. Para esto agregamos una celda auxiliar, I2, donde ponemos el monto de ventas a partir del cual queremos mostrar los meses. En la celda I1 ponemos esta fórmula

=CONTAR.SI(G2:G13,">"&I2)

Ahora nuestro gráfico muestra todos los meses con ventas mayores al monto introducido en la celda I2

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Sumas condicionales con SUMAPRODUCTO

La función SUMAR.SI nos permite realizar sumas de acuerdo a una condición.
Ya hemos mostrado en este blog cómo hacer sumas condicionales con más de una condición
.
En esta nota veremos como enfrentarnos con situaciones especiales del tipo, por ejemplo, cómo sumar los cinco mayores números de una lista.

Por ejemplo, supongamos esta lista de números

Los cinco números mayores de la lista ( 94, 98, 93, 88, 87) suman 454. No hay forma en la cual podamos usar SUMAR.SI para sumar los números mayores de la lista. Pero si podemos hacerlo con SUMAPRODUCTO (o con fórmulas matriciales). EN nuestro caso

=SUMAPRODUCTO(lista*(JERARQUIA(lista;lista)<=5)) donde lista es un nombre que define el rango A2:A21 SUMAPRODUCTO crea dos matrices. Una contiene todos los números del rango "lista" (A2:A21); la otra matriz contiene valores VERDADERO y FALSO producidos por la función JERARQUIA. Cuando el valor calculado es menor o igual a 5, es VERDADERO; en caso contrario, FALSO. Como ya hemos visto, Excel interpreta VERDADERO como 1 al emplearlo en una operación y FALSO como 0.

Para calcular los 5 menores podemos recurrir a la función CONTAR, para determinar cuantos miembros hay en el rango y así poder determinar cuales son los últimos 5 en orden decreciente

=SUMAPRODUCTO(lista*(JERARQUIA(lista;lista)>CONTAR(lista)-5))

o esta mas sencilla, sin CONTAR

=SUMAPRODUCTO(lista*(JERARQUIA(lista;lista;1)<=5))

Si queremos sumar todos los números pares usamos la fórmula

=SUMAPRODUCTO(lista*(RESIDUO(lista;2)=0))

o

=SUMAPRODUCTO(lista*(RESIDUO(lista;2)<>1))

Para los impares usamos

=SUMAPRODUCTO(lista*RESIDUO(lista;2))

que es el equivalente a

=SUMAPRODUCTO(lista*(RESIDUO(lista;2)=1))

pero nos ahorra dos paréntesis.

La función RESIDUO(número;2) da 0 si el número es par. Por eso la expresión RESIDUO(lista;2)=0 es VERDADERO si el número en la "lista" es par.

Para sumar los múltiplos de un determinado número, también podemos usarla función RESIDUO. Por ejemplo, para sumar todos los números que son múltiplos de 3 en nuestra lista, usamos la fórmula

=SUMAPRODUCTO(lista*(RESIDUO(lista;3)=0))

Otro uso de RESIDUO es sumar todos los valores que de las filas pares o impares. Por ejemplo, para sumar todos los valores del rango "lista" que están en filas pares, usamos

=SUMAPRODUCTO(lista*(RESIDUO(FILA(lista);2)=0))

De la misma manera, para sumar los valores en filas impares podemos usar:

=SUMAPRODUCTO(lista*(RESIDUO(FILA(lista);2)<>0))

Si queremos sumar cada tres filas, a partir de la fila 3 podemos usar esta fórmula

=SUMAPRODUCTO(lista*(RESIDUO(FILA(lista);3)=0))

Si queremos sumar cada 3 filas, pero empezando de la primer fila del rango, usamos esta fórmula

=SUMAPRODUCTO((RESIDUO(FILA(lista);3)=2)*lista)

donde "2" es el número de la primer fila del rango.

La fórmula general es =SUMAPRODUCTO((RESIDUO(FILA(lista);n)=m)*lista)

Donde n es el "escalón" (número de filas que queremos saltear en la cuenta) y m es la fila de donde comenzamos a sumar.

El archivo con las fórmulas se puede descargar aquí.

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Crear un índice de hojas en un cuaderno de Excel.

Una de las consultas que recibo con cierta frecuencia es cómo crear un índice de las hojas de un cuaderno Excel.

Cuando queremos navegar de una a otra hoja del cuaderno podemos usar varios métodos, por ejemplo usar las flechas de navegación en la esquina inferior izquierda de la hoja o hacer un clic con el botón derecho del mouse sobre ellas para abrir el menú de navegación



Pero cuando tenemos muchas hojas en un cuaderno, por ejemplo una por semana del año, estos métodos resultan incómodos.
La solución es crear una hoja que haga de índice. Las entradas del índice son los nombres de las hojas, a las cuales le hemos incorporado un enlace (hyperlink), de manera que con un solo clic podamos navegar a la hoja deseada.

Cuando se trata de pocas hojas, podemos hacer esto en forma manual. Pero cuando tenemos un cuaderno con un gran número de hojas, lo mejor es utilizar una macro.
Esta macro, que pueden descargar aquí, nos ofrece la opción de crear una nueva hoja que contenga el índice




Si aceptamos la opción, la macro crea la nueva hoja, en la celda A1 pone el título "Índice" y a partir de la fila 3, pondrá los nombres de las hojas con un enlace a la celda A1 de cada una de ellas.



Si no aceptamos la opción de crear una nueva hoja, el índice es creado a partir de la celda activa del cuaderno.




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