Nombres (NAMES) en Excel – Lista automática

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Varias de mis entradas tratan sobre el uso de nombres (NAMES) en Excel, como por ejemplo Uso de Nombres (NAMES) en MS Excel, Uso de Nombres en Excel para formato condicional, Uso de Nombres para Validación de Datos y otras.

Para ver cuales son los nombres disponibles en cada situación podemos usar el menú Insertar---->Nombres--->Pegar
Aparecerá un diálogo como este



Al apretar "Aceptar" se imprimirá una lista de todos los nombres disponibles en la hoja activa.



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Utilizar BUSCARV (Vlookup) en lugar de combinaciones de SI (nested IF functions)

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Ya he mencionado a mi abuelita y su inagotable fuente de saber (aquello de "si los atajos fueran buenos, no existirían caminos"). Decíamos esto en relación a buscar atajos al construir fórmulas en Excel. EL caso clásico es combinar varias funciones SI (IF en la versión inglesa) para resolver casos de varias condiciones. En esa entrada había sugerido que a veces es posible usar ELEGIR (Choose) en lugar de combinaciones de SI (If).
Ayer tuve oportunidad de ver otro caso de fórmulas innecesariamente complicadas. Claro, que mi abuelita diría a esto: "para pensar en forma sencilla hay que ser extremadamente sofisticado".
Aquí les muestro el caso. En uno de los departamentos de mi empresa decidieron poner en marcha un plan de aumentos salariales basados en la antigüedad el empleado (déjenme decirles que somos socialistas, ya que soy miembro de un kibbutz).
La idea es dar un aumento de acuerdo a esta tabla






El director del departamento de recursos humanos pidió ver una lista de quien recibiría qué aumento, así que el encargado del departamento preparó esta hoja en Excel



Para calcular los porcentajes de aumentos utilizó esta fórmula:

=SI(C2<2,0%,si(y(c2>=2,C2<5),2%,si(y(c2>=5,C2<10),4%,6%)))

Como pueden ver hay aquí 3 funciones SI combinadas (de acuerdo al principio: cantidad de casos menos 1).

Una forma más sencilla es utilizar BUSCARV, para lo cual todo lo que tenemos que hacer es rescribir un poco la tabla de aumentos



Luego usamos la función BUSCARV, con el argumento "ordenado" (el cuarto argumento de la función) en blanco (o con valor VERDADERO).


Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.

De esta manera la fórmula será la siguiente: =BUSCARV(C2,$D$16:$E$20,2)
Como pueden ver más sencilla y concisa. Los resultados, por supuesto, son los mismos

Para calcular la antigüedad de cada empleado usamos la función SIFECHA (DATEDIF en la versión inglesa)


Pueden descargar el cuaderno con el ejemplo aquí.


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Distintas funciones para redondear (rounding) en Excel

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Siendo economista he preparado y presentado un sinnúmero de Business Plans sobre todo tipo de proyectos. Una de las reacciones más comunes de los directores, es por qué los números no aparecen redondeados. Los directores parecen tener cierta alergia a números como "Ventas del primer año: 1,234,567 euros". Ellos quieren ver: "Ventas 1,230,000 euros".

Hay dos caminos de enfrentarse con esta cuestión:
1 – usar formato de celdas personalizado (tema de una futura entrada)
2 – usar alguna de las funciones de Excel para redondear.

Esto último significa combinar (anidar) la función del cálculo dentro de alguna de las funciones de redondeado de Excel.

Excel ofrece una variedad de funciones para redondear números. Pueden descargar un cuaderno con ejemplos de toda la variedad de funciones de redondeado.

Sucintamente (en orden alfabético):

ENTERO: Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Nombre en inglés: INT

MULTIPLO.SUPERIOR: Redondea un número al próximo múltiplo del argumento cifra_significativa, hacia arriba. Nombre en inglés: CEILING

MULTIPLO.INFERIOR: Redondea un número al próximo múltiplo del argumento cifra_significativa, hacia abajo. Nombre en inglés: FLOOR

REDONDEA.IMPAR: Redondea un número hasta el próximo entero impar. Nombre en inglés: ODD

REDONDEA.PAR: Devuelve un número redondeado hasta el número entero par más próximo. Nombre en inglés: EVEN

REDONDEAR: Redondea un número al número de decimales especificado. Nombre en inglés: ROUND

REDONDEAR.MAS: Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero. Nombre en inglés: ROUNDUP

REDONDEAR.MENOS: Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero. Nombre en inglés: ROUNDOWN

RESIDUO: Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado tiene el mismo signo que núm_divisor. Núm_divisor es el número por el cual desea dividir el argumento número. Nombre en inglés: MOD

TRUNCAR: Trunca un número a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho número. Esta función tiene un argumento opcional que permite determinar el número de decimales a dejar además de la parte entera del número. Nombre en inglés: TRUNC

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