domingo, enero 19, 2014

El extraño caso del cálculo manual persistente

Excel tiene una manera peculiar de manejar las opciones de cálculo. Estas pueden ser manual, automático o automático excepto en tablas de datos. En las Opciones de Excel, en Fórmulas podemos ver las posibilidades


Las opciones de cálculo son hereditarias (ya verán por qué) y siguen estas reglas:

• El primer documento abierto utiliza el modo de cálculo con la que se guardó. Documentos abiertos posteriormente utilizan el mismo modo.

• Al cambiar el modo de cálculo de un documento abierto se cambia el modo de todos los documentos abiertos.

• Si se cierran todos los documentos y crear un documento nuevo, el nuevo documento utiliza el mismo modo de cálculo como los documentos cerrados previamente.

• Si ha cambiado el modo de cálculo en un libro y se guarda el archivo, se guarda el modo de cálculo actual.


Si cerramos una sesión de Excel y el último cuaderno que guardamos estaba definido con cálculo automático, al abrir una nueva sesión esperamos que también el primer cuaderno que creamos esté definido con cálculo automático.

Sin embargo mi Excel insistía en abrir el primer cuaderno de cada sesión en estado de cálculo manual. Intenté todos los remedios conocidos (guardar un cuaderno en Automático y cerrar Excel, revisar si hay un WorkbookOpen event en algún Add-in, si el cuaderno en XLSTART está definido con cálculo manual). ¡Nada! Es más, no tengo ningún archivo en XLSTART, así que mi sesión se abre sin ningún "Libro1".

Al borde de la desesperación encontré el problema: de alguna manera que no logro entender, había guardado el cuaderno Personal.xlsb con la opción Manual.

Podemos solucionar este problema de dos maneras:

Por defecto, el cuaderno Personal está oculto. Este cuaderno tiene una hoja y para cambiar sus propiedades tenemos que volverlo visible



Una vez visible cambiamos la propiedad, guardamos y volvemos a ocultar.

Otra posibilidad, sin necesidad de mostrar el Personal, es abrir el editor de Vb (Alt+F11), nos aseguramos que el Personal sea el cuaderno activo y en la ventanilla Inmediato ponemos:

Workbooks("Personal.xlsb").Parent.Calculation = xlCalculationAutomatic: Workbooks("Personal.xlsb").Save







miércoles, enero 15, 2014

Como usar la calculadora del Windows en Excel

Aprovechando un momento de descanso en mi viaje de trabajo, publico este tip rápido. ¿Se acuerdan de la calculadora del Windows?


A pesar que Excel nos permite hacer todo cálculo que queramos, a veces es prático tener esta calculadora a nuestra disposición.

Para activar la calculadora no tenemos que salir de Excel, sino que podemos agregarla a la barra de acceso rápido.

Este video muestra el proceso




Tal vez parezca supérfluo agregarla a la barra de acceso rápido, pero la calculadora tiene muchas más funciones y usos de lo que aparenta.



Por ejemplo, si tenemos que realizar conversiones entre unidades (Ctrl+U)


O diferencia entre fechas (Ctrl+E)


También podemos convertirla en calculadora científica, de programadores, etc.

Una alternativa interesante son las funcionalidades que aparecen bajo el rótulo Worksheets



Por ejemplo, para calcular la cuota de un préstamo



domingo, enero 12, 2014

Ordenar y jerarquizar por valores en tablas dinámicas

Un post rápido mientras espero subir a mi vuelo a Milán (cuestiones de trabajo, no de placer). Podemos ordenar las tablas dinámicas de acuerdo al área de filas o de valores. Esto no es ninguna novedad, pero la consulta de una lectora me da la oportunidad de mostrar otra de las nuevas funcionallidades introducidas en el nuevo Excel (2010 - 2013) en lo que hace a tablas dinámicas.

Supongamos estos hipotéticos datos de ventas de una red y el reporte dinámico que hemos generado


Para mostrar las ventas jerarquizadas por producto, nos basta con ordenar el reporte


con este resultado
Pero también podemos mostrar el rango de las ventas, sin mostrar el volumen usando "Mostrar Valores como...Clasificar de Mayor a Menor"


El resultado es este

También podemos agregar por una segunda vez el campo "Venta" y obtener este efecto