Calcular registros únicos en rangos extensos - otra versión

jueves, enero 28, 2016

Supongamos que tenemos una tabla de datos de ventas donde cada registro (fila) nos muestra el país, la ciudad, el cliente, el producto, la cantidad y, por suspuesto, el importe.
Ahora supongamos que nuestro jefe (o jefa) nos pide saber cuantos clientes hay en cada país. Esto significa hacer un recuento de valores únicos.

Cuando se trata de rangos extensos nada mejor que usar tablas dinámicas. Hemos mostrado en el pasado cómo hacerlo, como pueden ver en esta nota.

Excel 2013 cuenta con la función incorparada para registros únicos tal como mostré en esta nota.

Si todavía usamos Excel 2010 y la tabla de datos es extensa, por ejemplo 500 K filas, las técnicas que usan CONTAR.SI son prácticamente inútiles por el tiempo de proceso que demandan. Tampoco Filtro Avanzado con la opción Registro Únicos ofrece una solución eficiente.

El MVP Roger Govier propuso una solución que consiste en construir una tabla dinámica cuya base de datos es otra tabla dinámica; es decir, pivotear una pivot table.

Veamos como es esta técnica. Esta es nuestra tabla de datos


Como nos piden el "recuento distinto", cuántos clientes hay en cada país, construimos esta tabla dinámica



Para que la etiqueta del país se repita en todas las filas usamos Configuración de campo - Diseño e Impresión - Repetir etiquetas de elementos


Otros detalles importantes:
  • dar a la tabla formato tabular (por defecto la tabla tiene el formato Compacto);
  • quitar los Subtotales del campo País;
  • quitar los Totales de las filas y las columnas.
Ahora vamos a construir una segunda tabla dinámica basada en la primera

No es indispensable ubicar la segunda tabla dinámica en la misma hoja como la primera, pero lo hacemos por comodidad.
En esta tabla dinámica ponemos el campo País en el área de las filas y el campo Cliente en el área de los datos. Como Clliente no es un campo numérico, Excel usa la función Cuenta lo que nos da el número de clientes únicos por país


Para completar nuestro modelo debemos agregarle dinamismo, es decir, la capacidad de ampliarse dinámicamente (en ingles: "scalabilty", la capacidad de ir acomodándose a incrementos de datos; la palabra "escalabilidad" no existe en castellano, por lo menos por ahora).
Para hacerlo tenemos que crear un rango dinámico que se refiera a la primer tabla dinámica. Si intentamos definir la tabla dinámica como Tabla (Insertar-Tabla) veremos que esto no es posible. Así que echaremos manos a las técnicas "tradicionales", creando un nombre que se refiera al rango en forma dinámica usando la INDICE y CONTARA. En nuestro ejemplo definimos el nombre "rngTablaDatos" que se refiere a esta fórmula:

=Hoja1!$A$3:INDICE(Hoja1!$C:$C,CONTARA(Hoja1!$A:$A)+2)


Otra mejora posible es crear un evento que actualize la tabla cada vez que se genera un cambio en la base de datos, como muestro en esta nota.

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