Cálculo de tiempos y formato personalizado en Excel

jueves, enero 29, 2015

Ayer apareció por mi oficina Armando, del departamento de planificación. Me llamó la atención que llegara solo porque, por lo general, se lo ve con Raquel, la del departamento de producción (las malas lenguas dicen que...).

- Como seguramente sabés, los datos de uso de las máquinas están en minutos.
- Si, lo se.
- ¿Cómo hago para mostrarlos en días, horas y minutos?
- Poniendo el formato correspondiente. Digamos "dd hh:mm"
- No sabía que existía ese formato, no aparece en la lista.
- Es un formato personalizado.
- Ah!, gracias.

Como era de esperar, Armando apareció de nuevo a los pocos minutos.

- Mirá, tu método no funciona; en lugar de 1 día, 22 horas y 40 minutos, me da este resultado


- ¿Te acordás lo que te explique sobre cómo Excel calcula fechas y horas? Tenes que dividir los 2800 minutos por 1440.

- Pero, ¿por qué 1440?
- Porque tu dato está en  minutos, y en un día hay 1440 minutos (60 x 24). Como explicaba en esa nota, que parece ser no leiste, los días en Excel están representados por una serie de números enteros y las horas, minutos y segundos por la parte decimal. Así 1 es un día, una hora es 1/24 (0.466667), un minuto es 1/1440 y un segundo es 1/86400 (24 x 60 x 60). Fijate en esta tabla


- Entendido, gracias. Pero cómo hago para que se entienda que se trata de días/horas/minutos. Si te fijas en la celda D3 de tu tabla parece ser 1 hora, no un día.
- Agregando texto en el formato personalizado; por ejemplo dd "dias" hh "horas y" mm "minutos". Fijate en esta tabla


- ¿Y si quiero que cuando sea un día aparezca "01 día" y no en plural?
- Usando formato condicional con esta regla



El formato condicional se suma al formato de la celda. Si queremos aplicar lo mismo para las horas y los minutos tenemos que crear un formato condicional para cada caso.

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