Comentarios en celdas - una alternativa

lunes, julio 21, 2014

Todo usuario de Excel conoce la posibilidad de insertar comentarios en las celdas de la hoja. Los comentarios son una manera muy práctica de asociar observaciones al contenido de la celda. Un pequeño triángulo rojo en el ángulo superior derecho de la celda nos indica la existencia del comentario



Con el método tradicional es muy fácil  introducir y modificar comentarios, pero en ciertas situaciones pueden presentarse inconvenientes. Por ejemplo, según las deficiones por defecto, el comentario se hace visible cuando apuntamos a la celda que lo contiene. Esto puede ocultar el contenido de celdas contiguas que pueden ser necesarias para las acciones a tomar por el usuario. Otro inconveniente es que el comentario desaparece al dejar de apuntar a la celda lo cual limita su uso para dar instrucciones al usuario.

Una alternativa es usar cuadros de texto u cualquier otra forma, combinados con un poco de código Vba (macros) para hacerlos aparecer o desaparecer.

Veamos cómo aplicar esta técnica al ejemplo de la imagen más arriba.

Empezamos por agregar un icono que indique la posibilidad de recibir instrucciones usando, por ejemplo, una imagen prediseñada


Luego creamos un cuadro de texto con las instrucciones y activamos el panel de selección


Tal como hicimos con el icono de información, agregamos un icono "x" al cuadro de texto que nos servirá para que el usuario pueda cerrar (volver invisible) el cuadro.

En el panel cambiamos el nombre por defecto de los objetos por algo más explícito; por ejemplo, en lugar de "CuadroTexto 3" hacemos un clic sobre el nombre  lo reemplazamos por "ctInstrucciones". Esto nos será útil para simplificar nuestro código



Ahora tenemos que crear el código para volver visible o invisible el cuadro de texto. Activamos la grabadora de macros y ocultamos el cuadro de texto pulsando el "ojo" a la derecha del nombre del objeto en el panel de selección; hacemos lo mismo con la imagen de la "X".



El código resultante es el siguiente:

Sub ocultar_objetos()
'
' ocultar_objetos Macro
'
    ActiveSheet.Shapes.Range(Array("ctInstrucciones")).Visible = msoFalse
    ActiveSheet.Shapes.Range(Array("imCerrar")).Visible = msoFalse
End Sub


Como sucede con todo código creado por la grabadora, podemos simplificarlo a éste:

Sub ocultar_objetos()
'
'
    ActiveSheet.Shapes. _
        Range(Array("ctInstrucciones", "imCerrar")).Visible = msoFalse

End Sub


Ahora necesitamos un código para mostrar los objetos, para lo cual sencillamente copiamos el código anterior cambiando el valor "msoFalse" a "msoTrue"

Sub mostrar_objetos()
'
'
    ActiveSheet.Shapes. _
        Range(Array("ctInstrucciones", "imCerrar")).Visible = msoTrue

End Sub


El último paso es ligar la macro para mostrar los objetos al icono "i" yla macro para volverlos invisibles al icono "x"



Este video demuestra el funcionamiento


3 comments:

Mario Dorantes 15 septiembre, 2014 05:54  

Me pierdo en la asignación del macro, ¿Lo podrías explicar en vídeo?

Jorge Dunkelman 15 septiembre, 2014 07:33  

Veré si encuentro un momento para armar el video. ¿En que parte te perdés?

Ricardo Villagran 14 octubre, 2015 23:21  

Gracias por el post Jorge, me ayudo mucho a presentar un informe con instrucciones, permitiendo que el reporte mantuviera su limpieza y profesionalismo.

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