Usos del Power Query - importar una lista de archivos a Excel

jueves, enero 23, 2014

Las nuevas herramientas que Microsoft ha incorporado a Excel hace que las versiones anteriores a Excel 2010 parezcan prehistóricas. Me refiero a las herramientas de BI (Business Intelligence, Inteligencia de negocios), específicamente Power Pivot y Power Query.
A quien le interese el Power Pivot  (y a todo analista de datos le debe interesar) le recomiendo visitar el sitio de Miguel Escobar, Powered Solutions. Miguel ofrece cursos de Power Pivot y quien esté interesado puede acceder a la información con un clic en el banner que aparece en la columna derecha (aclaración: por cada inscripción al curso recibo una comisión)

En esta y otras futuras notas me ocuparé de usos prácticos del complemento Power Query. Algunos de mis memoriosos lectores recordará la nota sobre cómo importar una lista de archivos usando funciones XLM (las viejas macrofunciones de Excel 4). Una nota posterior trataba sobre como generar la lista usando Vba. Ambas técnicas tienen un cierto grado de complejidad y requieren cierto nivel de conocimientos en Excel.

El complemento Power Query simplifica la tarea, lo que mostraremos con este ejemplo (el menú del Power Query en mi máquina está en inglés por lo que me discuplo de antemano). Supongamos que quiero crear una lista con todos los archivos que aparecen en mi carpeta "Blog".


Como puede apreciarse, bajo la carpeta Blog hay otras y también archivos de diversos tipos.
Después de descaragar e instalar el complemento (Excel 2010 y 2013), veremos una nueva pestaña en la ventana de Excel: Power Query


En el grupo "Get External Data" (datos externos), elegimos la opción "From File - From Folder"; Excel abre una ventanilla donde seleccionamos la ubicación deseada


Al apretar OK dos veces, Excel transfiere los datos a la ventana del editor del Query (más  adelante transferiremos los datos a la hoja de Excel).


En esta ventana del editor podemos ordenar, seleccionar y transformar datos, agregar o eliminar columnas y muchas otras operaciones. Nótese además que el editor cuenta con una barra de fórmulas (pero de todo esto nos ocuparemos en otras notas).

Después de examinar los datos, todo los que nos queda por hacer es apretar "Done". Excel transfiere los datos del editor del Query a una hoja de Excel

















En esta nota tampoco nos ocuparemos de la ventanilla de las definiciones del Query (Query Setup) que aparece a la derecha de la hoja. Sencillamente la cerramos apretando el "x" en el icono "Show Query Settings" en la barra de opciones. ¡Listo! En la hoja de Excel tenemos una tabla con todos los datos de los archivos de la carpeta















En la próxima nota veremos, basados en este ejemplo, como podemos transformar los datos antes de transferirlos a Excel.

1 comments:

Henry Mestra 25 enero, 2014 05:26  

Déjeme decirle que desde Colombia lo admiro por su conocimiento y especial desinterés de compartir dicho conocimiento, pero con ésta nota he de admirarlo aún más al leer el artículo y ver la siguiente anotación: "(aclaración: por cada inscripción al curso recibo una comisión)". Ésto simplemente lo hacen las personas transparentes y humildes de corazón. Gracias. Atte. Henry Mestra - Desde Medellín-Colombia

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