Buenas y malas prácticas en Excel – colores como datos y número de hojas en un cuaderno.

Hay otros dos puntos en la discusión propuesta por The Universe Divided que merecen ser examinados: el uso de colores como datos (o mejor dicho, meta-datos) y la cantidad de hojas empleadas en un cuaderno.

Excel no viene provisto con fórmulas para realizar cálculos basados en el color de fondo de la celda (o el color de la fuente). Sin embargo a lo largo de los años que vengo ayudando a colegas a desarrollar modelos he visto muchos usuarios que usan en forma intensiva el color de fondo de la celda para señalar un meta-dato. Por ejemplo, esta lista con trabajadores de tres distintos niveles

A pesar que se ha agregado una referencia para indicar al usuario cuál es el nivel del trabajador de acuerdo al color del fondo, éste meta-dato es absolutamente inútil. Por ejemplo, no podemos usar CONTAR.SI para saber cuántos trabajadores de cada nivel hay. En este blog hemos mostrados dos soluciones para efectuar operaciones basándonos en colores, usando funciones XLM y usando funciones UDF (desarrolladas por el usuario – macros). Pero éstas no son soluciones ideales y si estamos diseñando un modelo desde el principio la mejor práctica es evitar el uso de colores como meta-datos.

La otra cuestión es la del número de hojas en un cuaderno. Una práctica común en especial en los usuarios poco experimentados es dividir los datos en hojas de acuerdo a algún criterio aparentemente lógico. Por ejemplo, creamos un modelo para registrar las ventas de una compañía que tiene varios departamentos o líneas de producto, parece lógico crear una hoja para cada departamento o para cada mes (o año).

Esta práctica no conlleva ninguna ventaja o beneficio y sólo hace que los sumarios y los cálculos sean más difíciles de realizar. Para demostrarlo supongamos que tenemos los datos de ventas por mes de una compañía con 20 departamentos. Queremos llevar todos los datos en un cuaderno con una hoja donde ponemos una tabla dinámica. La tabla dinámica nos permite analizar los datos con eficiencia y facilidad.

Una alternativa es crear una hoja para cada mes. Nuestro cuaderno tendrá 13 hojas, una para cada mes y una para contener la tabla dinámica. Como los datos no están en una única lista (o tabla) usamos la opción Rangos de consolidación múltiples. Esto nos obliga a agregar una por una cada hoja al construir la tabla y además los meses no son identificados como campos. Las hojas de nuestro cuaderno se ven así

La tabla dinámica resultante se ve así



Ahora tendremos que cambiar los nombres Elemento 1, Elemento 2, etc. , por los meses correspondientes (teniendo previamente que identificar que elemento corresponde a que mes).

Cada hoja de este cuaderno, sin la hoja Reporte, tiene 42 celdas, en total 504 celdas de datos y su peso es 78.5KB.

La alternativa recomendable es usar una única hoja para los datos. Esta hoja tiene tres campos: Departamento, Mes y Ventas

La tabla dinámica se crea simplemente y se ve así



La hoja datos tiene 723 celdas de datos y el cuaderno pesa 41.5KB, es decir, cerca de la mitad del Multihojas.xls.

La conclusión no es que bajo cualquier circunstancia hay que limitarse a una única hoja para contener los datos. Pero cuando se trate de analizar datos, dado que no hay ninguna herramienta que supere a las tablas dinámicas en eficiencia, la práctica recomendada es poner todos los datos en una única lista.

Otra ventaja, en especial para los usuarios de Excel 2007, es que una única lista permite el uso de tablas (listas en Excel 2003 y anteriores), como ya hemos mencionado en alguna nota anterior.

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