Buenas y malas prácticas en Excel – Combinar celdas.

martes, abril 14, 2009

Uno de los blogs que leo con regularidad, Daily Dose of Excel, cita una entrada publicada en The Universe Divided sobre malas prácticas en Excel.

El tema no sólo es interesante e importante sino también controvertido. Suficiente con leer los comentarios en ambas notas para comprobarlo. Uno de los temas que no aparecen en la nota original pero que varios lectores mencionan en los comentarios es el de combinar y centrar celdas.

Según los diseñadores de Excel esta funcionalidad es tan importante que por defecto tiene un icono en la barra de herramientas de Formato





Veamos este ejemplo




Si queremos que el texto de la celda A1 sirva de encabezamiento de las columnas A hasta D, podemos seleccionar el rango y apretar el icono de combinar y centrar




Una mejor alternativa es usar Formato de Celdas-Alineación-Horizontal-Centrar en selección








Aparentemente el resultado con ambos métodos es el mismo. En la fila 1 hemos usado Combinar y centrar y en la fila 2 Centrar en selección. La diferencia es que con el primer método Excel borra el contenido de las celdas que se encuentran a la derecha de la primer celda del rango. De hecho, las celdas B1, C1 y D1 dejan de “existir”. En cambio, al usar Centrar en selección no alteramos la estructura de la hoja.


Entre los motivos por los cuales considero que Combinar y Centrar es una mala práctica en Excel se cuentan:


# - borrar datos inadvertidamente;


# - problemas al tratar de usar los datos en una tabla dinámica;


# - problemas que surgen al tratar de ordenar datos;


# - problemas que surgen al copiar dado que el pegado normal copia también el formato;


# - dificultades al escribir código de Vba



Mi recomendación usar Centrar en la selección y evitar totalmente usar Combinar y centrar.




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22 comments:

Martín 14 abril, 2009 20:49  

Totalmente de acuerdo !!! es mas, no conocía la opción que mencionás de centrar en la selección, ya que directamente no uso esas opciones, porque generalmente el contenido de mis planillas es para generar tablas dinámicas.

Gracias por el Dato !!!

Saludos,

/J. 14 abril, 2009 22:45  

Totalmente de acuerdo, ese combinar y centrar es una pesadilla.

hentailo,  14 abril, 2009 23:27  

Tu nota es muy buena y la observación del uso de combinar celdas evidencia que aquel artículo está incompleto y sesgado.

Creo que en este mismo blog he leído que lo peor que puedes hacer en una hoja de Excel es privilegiar el aspecto a la funcionalidad. Y estoy de acuerdo.

Junto con dar formato para que se vea bien la hoja, formato para imprimir (enlarging fonts), usar formatos como información, y combinando celdas, es imposible trabajar con una hoja de Excel de manera práctica y efectiva.

Gracias. Saludos.

hentailo,  15 abril, 2009 00:23  

Jorge, por favor ¿sabes porque las entradas del feed no salen completas? De marzo a la fecha se leen parcialmente las entradas y terminan con "Ver el resto de la nota en el blog".

Realmente era más cómodo leer la nota completa en el feed reader sin tener que abrir el browser.

Saludos

César 15 abril, 2009 10:03  

Hola Jorge.

Se puede usar Combinar celdas para ocultar datos. Te cuento:

En el rango A1:A10 de una hoja vacía escribo varios valores (1,2,3,4,5,6,7,8,9,10).

En el rango A11 pongo ‘=Promedio(A1:A10)’. (Resultado = 5,5)

Selecciono el rango B1:B10 y con ‘Formato - Alineación’, combino las celdas.

Copio el rango combinado B1:B10 y en A1 hago Pegar formato (si combino A1:A10 directamente no funciona)

El rango A1:A10 queda combinado y muestra el valor que había en A1 (1) pero conserva ocultos los valores de todas las celdas: La fórmula del promedio sigue mostrando el valor correcto 5,5. Si en otra celda pongo por ejemplo '=A4' muestra el valor correcto (4); y si con ‘Formato - Alineación’ elimino la combinación de celdas de A1:A10 aparecen de nuevo todos los valores iniciales.

Funciona tanto con combinaciones verticales como horizontales.

Saludos, César.

Anónimo,  15 abril, 2009 10:19  

eres el mejor! hace tiempo que tenía problemas con el combinar celdas, y no había quien me diera una alternativa. Soy fan de tu blog!
slds

G. Rodolfo 15 abril, 2009 16:52  

Completamente de acuerdo contigo, Jorge. En mi trabajo hay personas que son adictas a esta práctica, y luego, cuando necesito recuperar la información de esas hojas, la tarea se vuelve engorrosa y enojosa. No podría estar más de acuerdo contigo.

zaxl 15 abril, 2009 17:51  

100% de acuerdo, es una de las cosas más molestas que encuentro en las hojas Excel que recibo.
La única ocasión en la que utilizo combinar celdas es cuando quiero pegar una tabla en el cuerpo de correo electrónico, para que no pierda el formato.
Saludos,

Jorge L. Dunkelman 15 abril, 2009 19:18  

Creo que muy pocos usuarios de Excel conocen esta posibilidad. Tal vez se deba a la ubicación en el formulario de Formato que hace que sea difícil descubrirla. Sería bueno reemplazar el icono de Combinar y Centrar por una que active Centrar en la selección.

Jorge L. Dunkelman 15 abril, 2009 19:24  

Las notas en feed salen en forma parcial por decisión mía. Sucede que hay varios sitios que reproducían las notas del blog sin mi autorización.

lucho 16 abril, 2009 06:10  

La gente utiliza la opción de combinar pensando en centrar la mayoría de ocasiones.
Combinar es útil pero si es algo fastidioso cuando se borra el contenido en una hoja con fondo blanco y luego no se distinguen cuáles celdas están combinadas y cuáles no; así como la selección contínua y ocultar filas y/o columnas.
Saludos Jorge, soy un fiebre de tu blog.

Gerson Pineda H 17 abril, 2009 21:11  

Jorge
Yo he manejado las dos opciones, lo que no sabia es lo que nos publicastes... bueno algo mas que hemos aprendido contigo en esto llamado Excel

Gracias y saludos de alguien mas que te sigue de cerca con tu Blog

Hasta pronto!!

novatox 03 agosto, 2009 17:48  

Hola Jorge,

Espero hacer bien la pregunta.

¿Conoces si existe lo mismo que explicas aquí pero para NO combinar celdas en vertical?

Sigue así porque se aprende mucho aquí
Muchas gracias

Jorge L. Dunkelman 03 agosto, 2009 21:39  

No, no existe lamentablemente.

María 21 abril, 2012 18:53  

Hola jorge: me encanta leer todo lo q publicas quisiera saber si me puedes ayudar necesito crear un filtro pero no se como empezar. existe una proforma en la q trabajamos y si me pongo por ejemplo en h6 y quiero poner automovil me aparece automaticamente hay un filtro que tira todos los tipos de vehiculo yo necesito crear un filtro igual pero en otra hoja de excel como lo puedo hacer ya intente con filtro avanzado pero creo q lo estor haciendo mal, porfa ayudame!!!!

Jorge L. Dunkelman 22 abril, 2012 06:38  

Ponte en contacto conmigo pro mail privado (fijate en en enlace Ayuda).

María 07 noviembre, 2015 15:08  

Excelencia en Blogs. Contenido y feedbacks de nivel.

María 07 noviembre, 2015 15:09  

Excelencia en Blogs. Contenido y feedbacks de nivel.

Unknown 02 mayo, 2017 21:48  

Saludos, es la primera vez que escribo y veo el blog.
He visto que es una mala práctica el combinar celdas, ya veo por qué y lo estoy experimentando, siendo mi propia víctima. Algo que me gustaría saber es cómo podría sustituir el combinar celdas de forma vertical, por ejemplo, en la primera columna tengo fechas (supongamos que del 1 de enero al 30 de enero) pero por ejemplo en el dia 5 de enero pertenecen varias filas, en este caso tendria que separar la celda combinada verticalmente y repetir los valores en esas varias filas pertenecientes a esa fecha?

Jorge Dunkelman 03 mayo, 2017 07:16  

Excel no tiene ningún método para combinar celdas en forma vertical. :(

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