Cálculo de horas trabajadas en turno noche

lunes, abril 27, 2015

Un tema recurrente en las consultas que recibo es cómo calcular horas trabajadas en turno noche. Supongamos la siguiente situación:

  • un operario trabaja desde las 20:00 hasta las 04:00
  • el turno noche, cuya tarifa es distinta del horario normal, corre de las 22:00 a las 06:00

¿Cómo calculamos con Excel cuántas horas de las 8 horas trabajadas pertenecen al turno noche? Veamos esta tabla con varios ejemplos


La fórmula en la celda E7, que calcula correctamente las horas trabajadas en turno noche tal como ésta definido en las celdas D3 y E3, es:

=RESTO(C7-B7,1)+MEDIANA(B7,$E$3,$D$3)-MEDIANA(C7,$E$3,$D$3)-(C7<B7)*($D$3-$E$3)

Esta fórmula se basa en la función MEDIANA y en la función RESTO (o RESIDUO, dependiendo de la versión de Excel en uso).
Para explicar esta fórmula vamos a dividirla en tres módulos:

RESTO(C7-B7,1)  - esta fórmula, que ya hemos explicado, calcula el total de horas trabajadas.

+MEDIANA(B7,$E$3,$D$3)-MEDIANA(C7,$E$3,$D$3) - Esta expresión nos permite calcular el total de horas trabajadas fuera del turno noche. Este resultado será siempre negativo o cero, de manera que al restarlo de las horas trabajadas (el primer "módulo" de nuestra fórmula), obtenemos las horas que caen dentro del horario nocturno.

(C7<B7)*($D$3-$E$3) - el objetivo de esta expresión es corregir el resultado cuando el horario trabajado pase de un día al otro. Si la hora de salida es mayor que la hora de entrada, todo el trabajo ha sido realizado dentro del mism día; en este caso la expresión dá cero (FALSO) y no varía el resultado. Si la hora de salida es menor que la de entrada, la jornada terminó al día siguiente; la expresión da VERDADERO (que equivale a multiplicar por 1), y el resultado es corregido de acuerdo.

Este cuadro interactivo permite ver como funciona cada módulo de la fórmula (los valores de entrada y salida y los del horario nocturno pueden ser modificados)


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La función MEDIANA de Excel o como calcular si un valor se encuentra entre dos valores

viernes, abril 24, 2015

Un lector me consultaba cómo calcular horas trabajadas en turno noche. El método tradicional para calcular horas de un turno, por ejemplo cuando el turno noche empieza a las 22:00 y concluye a las 06:00 y el trabajador trabajó de las 20:00 a las 04:00, es usando la función MEDIANA.

En este post mostraré cómo usar la función MEDIANA para calcular si un valor cae entre dos valores. En el próximo post mostraré cómo calcular las horas trabajadas en un turno.

Supongamos que queremos calcular con Excel si el valor en la celda B4 está comprendido entre los valores de las celdas B1 y B2. Podemos hacer usando la función Y



El problema con esta fórmula es que presupone que el valor de B2 es mayor que el de B1; en caso contrario el resultado es erróneo

El uso de la función MEDIANA evita este problema


La función MEDIANA calcula, obviamente, la mediana de un conjunto de números dado. La mediana, según la  ayuda de Excel es:  el número que se encuentra en medio de un conjunto de números.

Nuestra fórmula funciona también con valores no enteros, negativos y positivos. Un punto a tomar en cuenta es cómo definimos "entre". En nuestro ejemplo, ¿10 cae entre los valores del intervalo? Si usamos MEDIANA, la respuesta es si; si usamos la función Y

=Y(B4>=B1,B4<=B2), dará VERDADERO

=Y(B4>B1,B4<B2) dará FALSO


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Vencimientos en día hábil posterior

miércoles, abril 15, 2015

En la nota anterior vimos como en el caso que una fecha de vencimiento caiga en día no laboral (feriado o fin de semana) calcular el día hábil inmediato anterior. Por suspuesto no tanscurrió mucho tiempo hasta que un lector me consultó cómo hacer el cálculo al día hábil inmediato posterior. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento cae un domingo, calcular la fecha del lunes siguiente.
Ambos casos serían muy sencillos de calcular si las funciones DIA.LAB o  DIA.LAB.INT contaran con la opción "0" (los siete días de la semana son laborales).
Como esa opción no existe, combinamos las funciones MAX, FILA y DIASEM en esta fórmula matricial

=MAX((C5+C4+1-FILA(INDIRECTO("1:"&C4)))*(ESERROR(COINCIDIR(C5+C4+1-FILA(INDIRECTO("1:"&C4));Feriados;0)))*(DIASEM(C5+C4+1-FILA(INDIRECTO("1:"&C4));2)<6))

donde C4 contiene la cantidad de días corridos al vencimiento y C5 la fecha inicial


El funcionamiento de la fórmula está explicado en la primer nota de la serie. Básicamente, creamos un vector de fechas partiendo de la fecha de vencimiento hacia atrás, donde las fechas de los fines de semana o de feriados reciben el valor 0; luego MAX extrae el valor mayor, que es el primer día hábil "hacia atrás".

Volviendo a la consulta de nuestro lector, queremos encontrar el primer día hábil posterior al vencimiento si este cae en día no laboral. Para encontrar la fecha vamos a aplicar una lógica similar: creamos un vector de fechas "hacia adelante" (los días posteriores a la fecha de vencimiento antes de las correcciones); las fechas que caen en días no laborales (fin de semana o feriado) reciben el valor cero. Ahora tenemos que encontrar la fecha hábil más cercana, es decir la menor, lo que podemos hacer con la función MIN (recordemos que en Excel las fechas son miembros de un serie de números enteros). Pero aquí nos encontramos con el problema que el vector de fechas incluye ceros.

Para encontrar el menor de los valores positivos de una serie (en nuestro caso, la primer fecha hábil posterior al vencimiento) excluyendo los ceros usaremos la función K.ESIMO.MENOR combinada con SUMAPRODUCTO en esta fórmula matricial

=K.ESIMO.MENOR(($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)))*(ESERROR(COINCIDIR($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)),Feriados,0)))*(DIASEM($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)),2)<6),SUMAPRODUCTO(--((($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)))*(ESERROR(COINCIDIR($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)),Feriados,0)))*(DIASEM($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)),2)<6))=0))+1)

Para ahorrar a mis estimados lectores los mareos (y talvez ligeras náuseas) que pueda causar la lectura de semejante fórmula, vamos a explicarla. Podemos dividir esta fórmula en dos partes

La expresión

$C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)))*(ESERROR(COINCIDIR($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)),Feriados,0)))*(DIASEM($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)),2)<6

crea un vector de fechas donde el primer miembro es la fecha de vencimiento (fecha inicial + más diás corridos al vencimiento) y los restantes son los números de serie de las fechas siguientes o cero si la fecha cae en día no laboral. "Feriados" es un nombre definido que se refiere al rango que contiene las fechas de los feriados.
Para facilitar la lectura podemos definir un nombre que se refiere a esta fórmula (vector_fechas)



La expresión

SUMAPRODUCTO(--((($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)))*(ESERROR(COINCIDIR($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)),Feriados,0)))*(DIASEM($C$5+$C$4-1+FILA(INDIRECTO("1:"&$C$4)),2)<6))=0))+1

calcula cuantos ceros hay en el vector creado por la expresión anterior que hemos encapsulado en el nombre "vector_fechas".

Si usamos el nombre "vector_fechas" en nuestra fórmula, obtenemos una versión mucho más fácil de leer y entender:

=K.ESIMO.MENOR(vector_fechas,SUMAPRODUCTO(--(vector_fechas=0))+1)

Otra ventaja de esta sintaxis es que no hay que ingresar la fórmula en forma matricial.

Veamos este ejemplo


Le fecha de vencimiento, antes de las correcciones necesarias, cae el 15/03/2015 que es un domingo; en la tabla de feriados vemos que el lunes y martes siguientes son feriados, de maner que el resultado de la fórmula es el miércoles 18/03/2015.

También podemos usar esta variante:

=K.ESIMO.MENOR(vector_fechas,INDICE(FRECUENCIA(vector_fechas,0),1)+1)

donde el número de ceros en el vector es calculado con la función FRECUENCIA. También en este caso no hace falta ingresar la fórmula en forma matricial.

Una tercera variante es usar la función MIN combinada con SI, en esta fórmula matricial

=MIN(SI(vector_fechas=0,"",vector_fechas))

El cuaderno con el ejemplo puede descargarse aquí.

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