Poner fondos en gráficos de columnas Excel

Supongamos, como me consultaba una lectora, que tenemos esta tabla que mide la velocidad de lectura de los alumnos de un curso



Hemos puesto un fondo para resaltar los datos del rango entre 45 palabras a 100 palabras.

A partir de estos datos creamos este gráfico de columnas



¿Cómo hacemos para poner un fondo, tal como en la tabla, en el gráfico? Es decir, queremos obtener este gráfico



La técnica consiste en crear una serie auxiliar para definir el fondo. Éste esta formado por una serie de columnas, donde hemos cambiado la definición de ancho del rango a 0 y hemos cancelado los bordes, para crear la ilusión de una única columna.
Veamos los pasos:

1 - creamos una columna auxiliar en el rango C2:C22



En las celdas paralelas a los valores del rango que queremos resaltar ponemos el valor 70 (el valor máximo del eje Y del gráfico). En las celdas fuera del rango ponemos 0 (o dejamos en blanco).

2 - Agregamos la nueva serie al gráfico. Seleccionamos la serie y la copiamos (Ctrl+C), seleccionamos el gráfico y abrimos el menú Edición-Pegado Especial y en el formulario seleccionamos "nueva serie" y "columnas"



3 - Seleccionamos la primer serie (no la que acabamos de agregar). Abrimos el menú de Formato de Series de Datos y en la pestaña Eje la relacionamos al eje secundario. Nos aseguramos que ambos ejes tengan la misma escala y formato



4 - Seleccionamos la serie que acabamos de agregar y abrimos el menú Formato Serie de Datos. En Tramos ponemos Bordes a Ninguno y elegimos un color claro



En la pestaña Opciones definimos Ancho de rango como 0



En la pestaña Eje nos aseguramos que la serie pertenece al eje principal. A pesar que el sentido común parece decir lo contrario, en los gráficos de Excel las series del eje secundario son representadas en el frente y las del primario en el fondo.

Una técnica similar es crear una columna auxiliar donde todos los valores equivalen al valor superior del eje de la Y del gráfico original



Repetimos los pasos anteriores: copiamos la nueva serie y relacionamos la serie original al eje secundario. Cambiamos las definiciones de la nueva serie, como hicimos en el paso 4. El resultado será



A pesar que vemos sólo una única columna en el fondo, en realidad la serie incluye 21 columnas. Seleccionamos la columna correspondiente al valor 45 (el primero que queremos resaltar en la serie) y le cambiamos el color. Para seleccionamos un punto de la serie (columna en el gráfico) hacemos un clic para seleccionar la serie y un segundo para seleccionar el punto/columna



A continuación seleccionamos las otras columnas y apretamos F4 para copiar el nuevo formato. El resultado será



La primer técnica nos permite refinar nuestro modelo para hacer aún más dinámico. En las celdas C3 y D3 ponemos los límites de los valores del fondo



En el rango E3:E22 introducimos esta fórmula (la fórmula original era matricial y fue reemplazada por esta más sencilla)

=(A3>=$C$3)*(A3<=$D$3)*MAX($B$3:$B$23)



Agregamos la serie al gráfico y seguimos todos los pasos señalados en la primer técnica. Luego movemos el gráfico de manera que oculte la columna. De esta manera podemos cambiar los parámetros en las celda C3 y D3 y veremos los cambios en el gráfico en forma instantánea

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Actualización simultánea de tablas dinámicas en Excel.

Después de realizar cambios en la base de datos de una tabla dinámica tenemos que apretar el botón de actualización para que los cambios se reflejen en la tabla



Si tenemos más de una tabla dinámica en el cuaderno, tenemos que actualizar cada una por separado. Además de la molestia de tener que hacer varios clics existe también el riesgo de olvidar de actualizar alguna de las tablas.
Aparentemente Excel no tiene ningún método para actualizar todas las tablas simultáneamente, pero podemos usar el botón Actualizar Todo, que por defecto aparece en la barra de herramientas de Datos Externos, para esta tarea. Para agregar el botón a la barra de herramientas Tabla Dinámica hacemos lo siguiente:

1 - pulsamos la flecha de Opciones de la barra de Tablas Dinámicas para abrir la posibilidad Agregar o quitar botones



2 - Elegimos Tabla Dinámica y señalamos el botón Actualizar todo



Al apretar el botón se actualizarán todas las tablas dinámicas del cuaderno. Hay que tomar en cuenta que si hay rangos externos en el cuaderno, éstos se actualizarán.

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Cuadro de texto flotante en Excel - segunda nota

En la nota anterior sobre cómo crear cuadros de texto flotantes en Excel mostramos una técnica para simular el efecto de un objeto flotante.
La técnica consiste en crear una cuadro de texto y ligarlo a una celda, o mejor aún usar la cámara fotográfica de Excel para crear una imagen dinámica de un rango.
El problema con la técnica que describimos en esa nota es que el objeto se desplaza sólo verticalmente. Es decir que si creamos el objeto con la cámara y lo ubicamos en el área de la columna D, cuando nos movamos hacia la derecha hasta la columna AB, por ejemplo, no veremos el objeto ya que éste no se desplaza horizontalmente.

Para lograr que el objeto se desplace también horizontalmente creamos este evento en el módulo de Vba de la hoja correspondiente

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    With Shapes("Picture 2")
        .Left = Target.Offset(0, 1).Left
        .Top = Target.Offset(-1, 0).Top
    End With
    On Error GoTo 0
End Sub


Usamos la propiedad OFFSET para colocar el objeto a la izquierda y arriba de la celda activa. Así por ejemplo, si tenemos una tabla de cotizaciones en el rango A1:B4, después de crear el objeto con la cámara y poner el código en el módulo de la hoja, al seleccionar la celda C6 el cuadro se desplaza de esta manera



Si seleccionamos la celda N3, el cuadro se moverá para sobreponerse al rango O2:P5.



Usamos "On Error Resume Next" para evitar que el código produzca un error y se detenga en caso de seleccionar alguna celda en la fila 1.

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Cálculo de interés con Excel - versión mejorada

En la nota anterior sobre el tema de cálculo de intereses mostramos cómo construir una fórmula para esta tarea. El modelo que mostramos en la nota tiene un serio inconveniente: sólo sirve si las fechas del comienzo y fin del período caen en el mismo año. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento del pago cae el 15/02/2008 y nuestro deudor pagó efectivamente la cuenta el 22/08/2009, la tabla de la nota anterior nos dará un resultado erróneo



Dado que varios lectores me han pedido que les envíe el archivo, y supongo que querrán usarlo para calcular intereses de morosos, mostraremos en esta nota cómo construir un real modelo de cálculo intereses.

Empezamos por diseñar nuestro modelo. Queremos que:

1 - Ingresado el monto adeudado, la fecha de vencimiento y la fecha de pago real, el modelo calcule los intereses por mora.

2- El modelo debe mostrar el detalle del cálculo por mes (estamos suponiendo que las tasas de interés cambian solo por meses).

3- El detalle del cálculo mostrar sólo los meses relevantes al cálculo. Es decir, sólo los meses del período del cálculo.

4 - Las tasas de interés mensuales deben ser definidas en forma dinámica, es decir, no serán ingresadas por el usuario sino definidas automáticamente por el modelo de acuerdo al período relevante (mes/año).

Nuestro primer paso será crear el "esqueleto" de nuestro modelo



Partiendo de la base que el número máximo de meses que puede haber en un cálculo sea 60 (5 años), el rango de la tabla del detalle será A10:A69 (sin incluir los encabezamientos)

Nuestro segundo paso será crear las fórmulas necesarias en las celdas B4, B5 y en la tabla del detalle del cálculo.

La fórmula de B4 es sencilla: =SUMA(intereses), donde "intereses" es el nombre del rango D10:D69.

La fórmula de B5 es obviamente =B3+B4.

Ahora nos ocuparemos de la tabla de cálculo de intereses. En A10 ponemos

=FECHA(AÑO(B1),MES(B1),1)

Esta fórmula determina cuál es el primer día del mes de la fecha de vencimiento. Usamos formato personalizado para que se vea en pantalla como Mes-Año. A partir de esta celda calculamos los 59 meses subsiguientes, con la fórmula

=EDATE(A10,1)

Para usar la función EDATE (o FECHA:MES, según las definiciones del sistema) tiene que estar instalado el complemento Analysis ToolPak. FECHA.MES calcula el número de serie que representa la fecha que indica el número de meses anteriores o posteriores a la fecha especificada (argumento fecha_inicial). Copiamos esta fórmula en todo el rango A11:A69.

Para calcular la cantidad de días en cada mes de acuerdo a las fechas de inicio y fin del período de cálculo de intereses no podemos usar la fórmula que desarrollamos en la nota anterior. En su lugar usaremos esta otra fórmula desarrollada a partir de una sugerida por un compañero de trabajo de uno de mis lectores (y como no sé su nombre no puedo darle el crédito)

=SI((MIN($B$2,EOMONTH(A10,0))-MAX(EOMONTH(A10,-1)+1,$B$1))+1>0,MIN($B$2,EOMONTH(A10,0))-MAX(EOMONTH(A10,-1)+1,$B$1)+1,0)

Esta fórmula usa las funciones MIN y MAX para determinar si las fechas de vencimiento ($B$1) y la de pago ($B$2) caen dentro del mes de la fila. En caso afirmativo calcula cuantos días caen dentro del mes considerado, En caso negativo el resultado es 0.
Para evitar el uso de columnas auxiliares usamos la función FIN.MES (EOMONTH) para determinar el primer y el último día del mes de la fila en la tabla en forma dinámica.

Ahora tenemos que ocuparnos de la columna C en la tabla del detalle. Primero creamos una hoja adiciones en la cual ponemos una lista de las tasa de interés por mes y año



Esta tabla nos sirve como argumento en la fórmula que ponemos en las celdas de la columna C de la tabla

=BUSCARV(A10,tabla_de_interes,2,0)

La fórmula en la columna D de la tabla es obvia: =$B$3*(C10/365*B10)

Antes de seguir adelante probamos nuestras fórmulas:



Vemos con satisfacción que las fórmulas funcionan correctamente. El primer mes en la tabla del detalle (A10) es diciembre de 2007, la cantidad de días de cada mes ha sido calculada correctamente y la tasa de interés corresponde a los valores de la tabla de tasas.

Sólo nos queda por resolver cómo ocultar las filas no relevantes al cálculo. Esto lo hacemos con facilidad usando Formato Condicional. De hecho, queremos ocultar una fila en la tabla si en la cantidad de días en la fila es 0. Seleccionamos todo el rango de la tabla (A10:D69) y aplicamos formato condicional con esta fórmula



con estas definiciones para fuente



y estas para los bordes



Ahora nuestro modelo cumple todos los requisitos.




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Manejo de escenarios con Excel

Uno de los usos frecuentes de Excel es crear modelos de predicción de resultados o presupuestos según van cambiando ciertas variables. En ingles existe el término "what if" para describir este tipo de análisis. En el proceso de escribir esta nota he buscado un equivalente en castellano a esta expresión. La ayuda en línea de Excel traduce el término a "y si", que por algún motivo me parece menos acertado que su equivalente literal en inglés. Tal vez sería mas expresivo usar "qué pasaría si", pero supongo que a los traductores les debe haber parecido excesivamente largo.
Mi inclinación personal es usar la expresión "análisis de escenarios" y precisamente Escenarios es el nombre de una las herramientas que Excel pone a disposición de los usuarios.

Según mi experiencia personal, esta herramienta es poco conocida y aún menos usada a pesar que puede ahorrarnos tiempo y errores.

De acuerdo a la ayuda de Excel "Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo"



La funcionalidad se encuentra en el menú Herramientas, junto con Buscar Objetivo y Solver. Esto no es casualidad ya que estas herramientas también permiten realizar análisis de sensibilidad y de escenarios. Bajo el menú Datos se encuentra otra herramienta para realizar análisis de sensibilidad, las Tablas.

Antes de usar la herramienta Escenarios necesitamos construir un modelo cuyos resultados sean sensibles al cambio en una serie de variables. Esta herramienta acepta hasta 32 variables.

Veamos un uso posible de Escenarios con un ejemplo. Supongamos una empresa cuyos ingresos son en euros (todas sus ventas son en Europa), los materiales son adquiridos en dólares y el resto de los ingresos y gastos son en pesos. El cuadro de pérdidas y ganancias de semejante empresa será afectado por los cambios en las cotizaciones de las monedas, aún si no hay cambios en la actividad real de la empresa.

Queremos investigar cuáles serán los resultados del año para este empresa de acuerdo a distintos escenarios para las tasa de cambio. El modelo que construimos será éste:



En las celdas B2 y B3 tenemos las tasas de cambio actuales del euro y el dólar. Estas celdas serán las variables en nuestro modelo.
En el cuadro de pérdidas y ganancias proyectado tenemos los montos en la moneda original en la columna C y los montos convertidos a pesos en la columna D.

Con las tasas de cambio actuales, predecimos un porcentaje de beneficio bruto del 42%. ¿Que pasaría si esta tasa cambiaran? Supongamos tres posibilidades (escenarios) posibles:

1 - euro = 4.50; dólar = 3.30
2 - euro = 4.10; dólar = 3.10
3 - euro = 4.10; dólar = 3.30

Para crear los escenarios con la herramientas abrimos el menú Herramientas-Escenarios



Apretamos el botón Crear e ingresamos los datos. Al primer escenario lo llamaremos Devaluación, al segundo Revaluación y al tercero Mixto.



Al apretar el botón Aceptar se abre este formulario donde ingresamos los valores de las variables correspondientes al escenario



Apretamos aceptar y en el formulario que se abre volvemos a apretar Agregar para insertar el próximo escenario (Devaluación). Volvemos a realizar el proceso para agregar Mixto.



Cuando terminamos de ingresar los datos de todos los escenarios podemos apretar el botón Mostrar. Esto hará que los resultados en el modelo cambien de acuerdo al escenario elegido. Por ejemplo, si elegimos el escenario Revaluación y apretamos Mostrar, veremos en la hoja que el porcentaje de la ganancia bruto cae al 39%. Así podemos elegir cada vez un escenario distinto y ver el resultado directamente en la hoja.
Hay que tener en cuenta que al cerrar el formulario, las celdas variables conservan el valor del último escenario elegido.
Pero la real utilidad de usar Escenarios se evidencia al apretar el botón Resumen. Se abre este formulario



En la ventanilla Celdas de Resultado ponemos las celdas que queremos que aparezcan en el resumen. Si queremos que aparezca todo el total de ingresos, el total de gastos y el beneficio bruto, elegimos las celdas D10, D16 y D17



Al apretar Aceptar Excel crea una nueva hoja donde podemos ver un cuadro que compara los tres escenarios con la situación actual



Uno de los inconvenientes es que Excel usa la dirección de las celdas como nombre de la fila, lo que hace que la tabla sea prácticamente ilegible, es especial si se trata de un modelo con muchas líneas.
La técnica para superar este inconveniente es poner nombres a las celdas que estamos interesados en mostrar


Beneficio_bruto = Hoja1!$D$17
Dólar = Hoja1!$B$3
Euro = Hoja1!$B$2
Total_de_Gastos = Hoja1!$D$16
Total_de_Ingresos = Hoja1!$D$10

Volvemos a generar el resumen y obtenemos



Escenarios permite consolidar escenarios de distintas hojas, a condición que los modelos sean idénticos. Para combinar escenarios hay que apretar el botón Combinar que abre un formulario donde ingresamos los libros y las hojas que queremos combinar.
Como habrán notado, la hoja Resumen usa Agrupación y Esquema para ocultar ciertas filas. Si mostramos estas filas podemos ver el nombre del creador del escenario y la fecha en que fue creado



Dado que Excel crea una hoja cada vez que activamos la opción Resumen, podemos crear varias hojas que guarden distintos escenarios.
También podemos crear una tabla dinámica del escenario usando la opción Informe de tabla dinámica en el formulario de Resumen.

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Calcular intereses por mes y días en Excel (o como construir una mega-fórmula)

Digamos que queremos calcular intereses por la demora en el pago de una cuenta o factura. Supongamos también que la tasa de interés cambia cada mes. Dados estos datos, lo que buscamos es desglosar los días transcurridos entre la fecha de vencimiento y la del pago efectivo por mes.

Lo que buscamos es crear una especie de calculadora en una hoja de Excel tal que si ingresamos el monto adeudado y las fechas, nos haga el cálculo del interés a pagar. Nuestra hoja se vería así (el archivo se puede descargar aquí)




Nuestro enfoque será resolver el modelo con fórmulas. Empecemos por señalar que tanto los datos en las celdas B2 y B3 como en el rango A6:A17 son fechas y no texto. Es decir, estamos trabajando con fechas que son números, como ya hemos explicado en el pasado.
Por ejemplo, si seleccionamos la celda A6, donde vemos la palabra "enero", veremos en la barra de fórmulas que en realidad es la fecha 01/01/2008



Para calcular los días por mes de la fecha de iniciación hasta la fecha de pago usamos una "mega-fórmula". Baste con ver la fórmula que usamos para calcular, dinámicamente, los días del mes de febrero que caen entre las fechas de principio y fin del intervalo para entender por qué la llamamos "mega"-fórmula

=SI(MES(A6)=MES($B$2),MES(A6)<=MES($B$3)),DIA(FIN.MES(A6,0)),0)-SI(MES($B$2)=MES(A6),$B$2-A6,0),SI(SI(MES($B$3)=MES(A6),$B$3-A6,0)<>0,SI(MES($B$3)=MES(A6),$B$3-A6,0)+1,0))

Para usar la función EOMONTH (o FIN.MES, de acuerdo a las definiciones del sistema) hay que tener instalado el complemento Analysis Toolpak.

La técnica que propongo para construir esta mega-fórmula consiste en crear las fórmulas parciales en columnas auxiliares y luego unirlas en una única fórmula.



La primer columna auxiliar es C donde calculamos la cantidad de días que caen dentro del mes de la fecha inicial con esta fórmula

=SI(MES($B$2)=MES(A6),$B$2-A6,0)

La función MES nos permite ver si el mes de la línea es el mes de la primer fecha. En caso afirmativo calculamos la diferencia de días entre la fecha de inicio (B2) y el primer día del mes (A6). En caso de coincidir el mes el resultado es 0.

En la columna D hacemos lo mismo pero en relación a la fecha de pago efectivo (B3), con la fórmula

=SI(MES($B$3)=MES(A6),$B$3-A6,0)

En la columna E calculamos los días de los meses que caen entre ambas fechas con la fórmula

=SI(Y(MES(A6)>=MES($B$2),MES(A6)<=MES($B$3)),DIA(EOMONTH(A6,0)),0)

La función EOMONTH (FIN.MES) nos permite calcular con exactitud los días de cada mes, también en años bisiestos.

En la columna F calculamos el total de días de cada mes con una resta sencilla

=E6-C6


A esta altura del partido tenemos calculados los todos los días por mes, excepto para el último mes del período. Para esto u Samos la columna auxiliar G con esta fórmula

=SI(D6<>0,D6+1,0)

Ahora podemos combinar todas estas fórmulas intermedias en una única mega-fórmula. Primero nos proponemos la fórmula en palabras, lo que nos ayuda a crear la lógica. Nos fijamos en las columnas auxiliares y decimos:

1 - si el mes de la fila no es el de la fecha de pago, calculamos los días restando la columna C de E (E-C);
2 - si el mes es el de la fecha de pago tomamos el resultado de la columna D y le sumamos 1.

En la columna H empezamos a crear la mega-fórmula

=SI(MES(A6)<MES($B$3),F6,G6)



Necesitamos que toda la fórmula esté expresada en términos de celdas en la columna A y B para lo cual empezaremos reemplazando F6 y G6 por sus equivalentes, las fórmulas que hemos puesto en las columnas auxiliares. Al reemplazar F6 y G6 nos queda

=SI(MES(A6)<MES($B$3),E6-C6,SI(D6<>0,D6+1,0))



Ahora tenemos que ocuparnos de E6, C6 y D6, que al reemplazarlas por las fórmulas de las columnas auxiliares nos dan la mega-fórmula que estamos buscando.

Es de notar que esta fórmula supone que las fechas de principio y final caen en el mismo año.

Para ver cómo construir un modelo real para el cálculo de interese por mora, consulten esta nota.

Quien esté interesado en recibir el archivo con el ejemplo y las fórmulas, debe dirigir el pedido a mi mail.



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¿De quién es el próximo cumpleaños?

Ya he comentado que cálculos de fechas y horas es uno de los temas más consultados por los lectores de este blog. No es casualidad. La forma en que Excel trata las fechas y las horas no es intuitiva.
Un lector me pedía ayuda con un modelo para encontrar el nombre de la persona cuyo cumpleaños fuera el más cercano a la fecha corriente.

Consideremos esta lista de nombres con sus respectivas fechas de nacimiento



Si la fecha corriente es el 7 de octubre, la persona cuyo cumpleaños es el más cercano es, obviamente, María. Si le fecha fuera el 10 de octubre, el próximo cumpleañero sería Pedro.

Hacer este cálculo con Excel parece sencillo, diferencia en días entre dos fechas, pero tiene sus bemoles.
Excel representa cada fecha con un número entero que indica la cantidad de días transcurridos desde el 1ro. de enero de 1900. Por lo tanto, no podemos usar SIFECHA o usar una resta para calcular el intervalo entre la fecha actual y la fecha del cumpleaños de los miembros de la lista.
Tampoco podemos representar fechas en Excel sin el año, por lo que explico más arriba. Así que nuestra aproximación al problema será convertir todas las fechas de nacimiento a fechas del año corriente. Esto lo hacemos con la función FECHA creando una columna auxiliar (Aux 1)



Ahora creamos la columna auxiliar Aux2 donde calculamos la diferencia con la fecha de referencia, que hemos puesto en la celda B9



En la columna Aux2 vemos claramente que María es la cumpleañera, ya que la diferencia es 0 (el cumpleaños coincide con la fecha de referencia).
Como no siempre hay alguien que cumpleaños, necesitamos una forma de encontrar quien es el más cercano. A esta altura de los acontecimientos estaríamos tentados a usar la función MIN() lo cual es una buena idea pero con un pequeño problema. Pongamos como fecha de referencia el 10 de octubre



Si observamos con atención veremos que el próximo cumpleaños es el de Pedro. Pero si usamos el resultado de MIN(D2:D6) para encontrar el cumpleañero, el resultado será José ya que -252 es el menor de los números en el rango. Para corregir esto tenemos que sumar 365 (un año, expresado en días) a los resultados de Aux2 cuya fecha de nacimiento ya ha pasado.
En lugar de esto, cambiaremos de aproximación. Lo que haremos es crear una columna auxiliar donde calculamos la fecha (incluido el año) del próximo cumpleaños. Para esto usamos esta fórmula

=FECHA(2008+(C2<$B$9),MES(B2),DIA(B2))



La expresión lógica (C2<$B$9) calcula si la fecha del cumpleaños es anterior o posterior a la fecha de referencia. En caso de ser posterior (menor que la fecha de referencia) la expresión da VERDADERO que es sumado como 1 al año corriente.

Con esta aproximación, la columna Aux2 es innecesaria. Para obtener el nombre del cumpleañero usamos esta fórmula con INDICE y COINCIDIR

=INDICE(A2:A6,COINCIDIR(MIN(D2:D6),D2:D6,0))



Podemos reducir el número de columnas auxiliares a una reemplazando C2 en la fórmula de Aux3 por la fórmula de Aux1

=FECHA(2008+(FECHA(2008,MES(B2),DIA(B2))<$B$9),MES(B2),DIA(B2))



Otra corrección necesaria, si queremos usar este modelo también el próximo año, es reemplazar el "2008" en la fórmula por un calculo dinámico del año corriente

=FECHA(AÑO(HOY())+(FECHA(AÑO(HOY()),MES(B2),DIA(B2))<$B$9),MES(B2),DIA(B2))

Finalmente, si queremos prescindir totalmente de columnas auxiliares, podemos usar esta fórmula matricial (matricial = introducir pulsando simultáneamente Ctrl+Enter+Mayúsculas)

={INDICE(A2:A6,COINCIDIR(MIN(FECHA(AÑO(HOY())+(FECHA(AÑO(HOY()),MES(B2:B6),DIA(B2:B6))<$B$9),MES(B2:B6),DIA(B2:B6))),FECHA(AÑO(HOY())+(FECHA(AÑO(HOY()),MES(B2:B6),DIA(B2:B6))<$B$9),MES(B2:B6),DIA(B2:B6)),0))}

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