Formato condicional con iconos - Algunos trucos

Supongamos una tabla que muestra las ventas de cada mes. Podemos aplicar formato condicional con iconos para enfatizar si las ventas del mes fueron mayores o menores que la del mes anterior

En la tabla vemos con claridad que las ventas de febrero superaron las de enero y que en abril se vendió menos que en marzo.
Mis astutos lectores ya habrán descubierto que los iconos no están en la columa C, donde aparecen los datos de ventas, sino en la columna contigua D.
Si seleccionamos la celda D4, veremos que ésta contiene la fórmula ="C4-C3"

Sobre el resultado de la celda aplicamos el formato condicional

Hemos aplicado "Mostrar icono únicamente", para ocultar los resultados de las celda en la columna D y así crear la ilusión que los iconos están en la columna C.

Una variante interesante es si queremos que sólo aparezcan las flechas rojas en los meses en que las ventas fueron menores que en el anterior. En ese caso usaremos una opción poco utilizada del formato condicional.

Abrimos las definiciones del formato condicional del ejemplo anterior y agregamos una nueva regla

Como puede apreciarse usamos la opción "Utilice una fórmula..." y no definimos formato. Al apretar "Aceptar" veremos este cuadro

Como ven hemos señalado la opción "Detener si es verdad" (también nos aseguramos que esta regla aparezca en primer lugar). Al apretar "Aceptar" obtenemos

Lamentablemente la opción "Utilice una fórmula..." no tiene la opción "Mostrar icono únicamente", lo cual es bastante obvio (esta opción no tiene iconos). Para superar este inconveniente definimos el color de la fuente en las celdas de manera que coincida con el fondo

Las funciones CARACTER y CODIGO de Excel

Allí por marzo de esta año publiqué una nota sobre "funciones raramente usadas en Excel". Integraban la lista, entre otras TIPO, SIGNO y RESIDUO. En agosto publique dos notas adicionales sobre las funciones CELDA y DELTA.
En este post hablaré sobre otras dos funciones que en mi opinión, raramente sufren de fatiga por uso: CARACTER y su inversa, la función CODIGO.

La descripción de la función CARACTER en excel reza: "devuelve el carácter especificado por el número de código del juego de caracteres establecido en su PC".

Así por ejemplo, el caracter perteneciente al número de código 36, en mi PC, es el símbolo $

Se impone la pregunta, ¿para qué usar la función si podemos introducir el símbolo usando el teclado? Hay situaciones en las cuales CARACTER es la única posibilidad, en especial cuando concatenamos textos en una celda.
Por ejemplo, tenemos el nombre de un producto y queremos que a continuación, en la misma celda, aparezca el símbolo de Copyright. Este símbolo, cuyo número de código es169, no está asignado a ninguna tecla. Pero podemos agregarlo de esta manera

También el símbolo TM (Trade mark, marca registrada, número de código 153) puede ser agregado de esta manera

Otro uso posible es cuando consolidamos texto de varias celdas en una única pero queremos presentarlo en líneas separadas dentro de la celda. En este caso podemos usar CARACTER(10), como se ve en este ejemplo (prestar atención que hemos aplicado "Ajustar Texto")

Otros dos códigos útiles son el 32 (espacio) y el 34 (comillas). Por ejemplo, si queremos introducir en una celda el texto Julio "Fantasma" Juárez

La función CODIGO es la inversa de CARACTER. Usando el caracter como argumento podemos averiguar el número de código. Así, la fórmula =CODIGO(") da como resultado 34.

La función TEXTO de Excel

Para crear y modelar nuestros informes Excel cuenta con una gran cantidad de herramientas. Muchas ocupan un lugar de privilegio, como las tablas dinámicas y los gráficos, y otras pasan desapercibidas, tal vez, por gran parte de los usuarios.

Una de estas es la función TEXTO(). Esta función nos permite mostrar un valor como texto con un formato, numérico, de fecha o de hora, específico. Veamos como podemos usar esta función en nuestros informes.

La tabla a la izquierda resume las ventas de los primeros 10 meses del año. La celda E2 contiene esta fórmula ="Total de ventas al presente: "&$C$13

Podemos ver que a pesar de que el valor en la celda C13 tiene formato numérico, en el texto de la celda E2 aparece sin formato. Para mostrar el texto con formato numérico usamos la función TEXTO que tiene dos argumentos: la referencia al valor y el formato a aplicarle. En nuestro caso 

="Total de ventas al presente: "&TEXTO($C$13,"#,##0")

Podemos ir un poco más lejos e incluir un cálculo dentro de la función

Aquí estamos anidando la función SUMA dentro de TEXTO. De la misma manera podemos usar la función PROMEDIO 

El argumento formato es la clave del formato tal como podemos ver en la lista de formatos numéricos

La clave del formato podemos copiarla de la ventanilla "Tipo" y pegarla en nuestra fórmula.