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domingo, septiembre 08, 2013

Power Pivot potencia lo que ya conoces de Excel - Conócelo

Power Pivot no es algo difícil de aprender

Muchas de las funciones DAX que encuentras en Power Pivot son iguales o similares a las funciones existentes en el Excel tradicional.

No solamente el nombre de las funciones es similar, sino también sus parámetros y la forma en que trabajan.

image
Figura muestra la lista de funciones estadísticas disponibles en DAX
Tomemos por ejemplo la funciones:
Nombre en DAX Nombre en Excel castellano
MAX() MAX()
MIN() MIN()
SUM() SUMA()
AVERAGE() PROMEDIO()
DISTINCTCOUNT() No existe en Excel tradicional

y ahora vamos a utilizar las funciones en el contexto de la siguiente tabla:
Producto Venta
A 13
B 27
C 39
B 23
A 22
A 27
C 32

En realidad, ésta tabla seria mucho mas “grande” en el mundo real y tendría otras columnas que definirían mas cada registro pero con este ejemplo solamente queremos demostrar el concepto de lo sencillo que es crear una medida con las funciones DAX.

Una vez tengamos la tabla de arriba, la importamos a nuestro modelo de datos en Power Pivot utilizando la opción de “Crear tabla vinculada” en la cinta de Power Pivot:

image

y luego vamos a verla en Power Pivot de la siguiente manera:

image

La ventana de Power Pivot es algo nuevo y luce mucho a la hoja de cálculo que tanto conocemos y amamos.

Es un lugar donde se cargan las tablas que vamos a utilizar y cada hoja o tab representa una tabla. El ambiente no es igual al del Excel tradicional tipo R1C1 o A1 donde existen referencias de columnas y filas. El ambiente de Power Pivot es parecido al de una tabla creada en Excel en donde se trabajan con referencias de Columnas y una calculación o fórmula trabaja a lo largo de toda la nueva columna. (como se muestra en la siguiente figura)


image

Sobre todo, tenemos que entender que en Power Pivot no es posible modificar los datos o borrarlos, lo que crea una manera segura de administrar los datos y proteger los mismos y, gracias a todo lo anterior mencionado, las soluciones creadas con Power Pivot son mas robustas a las creadas con el Excel tradicional.
Es algo que Microsoft tuvo que cambiar para poder llegar a un nivel robusto y fue una buena decisión en cuanto a la herramienta. Lo que sí se nos es posible, es crear nuevas columnas calculadas y medidas o campos calculados que es justamente lo que vamos a plantear en el siguiente punto.


Para crear una medida vamos a crear una tabla dinámica:

image

Una vez dentro de la tabla dinámica podemos definir una nueva medida:

image



Una medida o campo calculado es simplemente la nueva manera para crear fórmulas que trabajen utilizando el modelo de datos creado con Power Pivot.

En el Excel tradicional se conocían simplemente como Campos Calculados pero su uso no era/es muy conocido y también tiene algunas limitantes. Microsoft nunca invirtió mucho dinero en esta característica de Excel por lo que luce, se siente y trabaja igual que la versión que existe desde el Excel 2003:


image 
Insertar campo calculado en tabla dinámica tradicional de Excel

Ahora le damos clic al botón de “Nueva medida” para obtener la ventana de configuración de medida (la nueva forma de crear campos calculados con Power pivot):

image

dentro de esta nueva ventana podemos definir una medida simple como se muestra en la figura.
=SUM( Tabla1[Venta] )
donde SUM simplemente necesita 1 argumento el cual necesita ser una columna de tipo de dato numérico.

Pude crear una medida para cada una de las funciones que quería y he obtenido la siguiente tabla dinámica:

image

Nota como el conteo de Productos es una medida que hace un conteo distintivo de la columna “Producto” de la Tabla1 (algo que no es posible de manera nativa en el Excel tradicional).

...y luego, como era de esperarse, tuve la idea de ver dichas agregaciones por Producto, por lo que he agregado el campo de Producto a etiquetas de fila:

image

y funciona correctamente Sonrisa

Te invito a probar Power Pivot y también puedes ver el siguiente video donde explico de principio a fin qué es Power Pivot, Power View y como te podría ayudar en tus análisis y tu vida profesional.



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lunes, agosto 26, 2013

Power Pivot es la mejor novedad de Excel en 20 años

Si eres un usuario que utiliza fórmulas y características como:
  • BUSCARV()
  • SUMAR.SI()
  • SUMAR.SI.CONJUNTO()
  • Tablas dinámicas
  • Conexiones a bases de datos u fuentes externas
  • Tablas de Excel
  • Consolidación de múltiples datos, VBA, etc
entonces este articulo o post te resultará muy interesante pues te ayudará a hacer tus reportes y análisis de una manera nunca antes vista. Power Pivot es una extensión a las cosas que ya conoces sobre Excel.

pero…¿Qué es Power Pivot en realidad?

Power Pivot es la nueva herramienta (complemento de Excel 2010 y 2013) que permite a los usuarios de negocio tomar un papel mucho más importante en la creación de ideas que son relevantes para la toma de decisiones. Es una herramienta de auto-manejo de Inteligencia de Negocio.
Si eres uno de los miles de usuarios de Excel que lucha con la creación de nuevos códigos VBA o tratar de llegar a soluciones que son semi-dinámicas debido a las limitaciones del tradicional Excel, Power Pivot entonces hará tu vida más fácil en casi todos los sentidos.
Para conocer un poco mas el aspecto técnico sobre Power Pivot puedes visitar mi articulo sobre:
pero ahora, vamos a la parte que nos interesa.

¿Qué valor puede aportarle Power Pivot a mi trabajo actual?

Antes de comenzar, tengo que decirte algo muy importante... Power Pivot es gratuito!  No tienes que pagar absolutamente nada por el complemento.

Ok, ahora podemos comenzar. Voy a darte algunos puntos que necesitas saber sobre Power Pivot que te ayudarán a decidir si en realidad Power Pivot aporta o no valor a tu trabajo:
  1. Limitante de filas/columnas en Excel ya no es un problema: recuerdas que solamente tienes ~1M de filas para trabajar en el Excel tradicional? y que con tan solo 100K ya tienes problemas con el Excel? pues ya no - es un problema del pasado con Power Pivot. Con Power Pivot puedes importar virtualmente una cantidad casi infinita de filas y columnas y seguir trabajando a una velocidad deslumbrante. Mira la imagen de abajo como prueba de una tabla cargada en Power Pivot con un poco mas de 161M de filas :)image                 Imagen tomada de Powerpivotpro (mi buen amigo Rob Collie)
  2. Con Power Pivot puedes trabajar con múltiples tablas: correcto! Power Pivot trabaja con tablas dinámicas y/o funciones de cubo y en vez de utilizar BUSCARV() o VLOOKUP() para "aplanar" las tablas, pues solamente puedes tomar 1 tabla para "pivotear", puedes utilizar múltiples tablas para trabajar y relacionar los datos. Puedes leer un ejemplo de Jorge aquí
  3. Mejores y más flexibles fórmulas: alguna vez has intentado agregar un conteo distintivo en una tabla dinámica? es un problema muy serio y nunca se logra hacer algo dinámico o flexible, pero con DAX, el nuevo lenguaje de fórmulas para Power Pivot, puedes crear cualquier fórmula que te puedas imaginar. Te muestro un ejemplo aquí
  4. Creando una aplicación de BI en la web (Con Excel!): Gracias a la integración de Power Pivot con SharePoint, es posible crear aplicaciones en la Web a partir de Excel que se auto refresquen (actualicen)  con los datos necesarios de acuerdo a un horario. En corto, el reporte que creas en Excel ahora puede ser expuesto mediante un explorador en la web sin que hagas ningún cambio. Te dejo un ejemplo abajo de algo que he creado en Excel con Power Pivot y lo he colgado en mi sito de SharePoint para demostraciones. Más adelante te comentare sobre Power BI que es la nueva oferta de Office365 para crear reportes en la Web (que también puedes consumir desde tu iPad, iPhone, Android y como App de W8)   image
    (puedes darle clic en la imagen para poder ver el reporte desde tu explorador o visitando mi sito demo aquí )
Con estos 4 puntos creo que tenemos muchos que asimilar pero falta MUCHO mas...(a revisar en próximos artículos a publicar en mi blog y en este blog)

Pero vamos a revisar otros puntos y dejaré algo sumamente interesante para el final que te va a dejar boquiabierto.

¿Cómo consigo Power Pivot?

Si tienes Excel 2010 (cualquier versión) puedes descargar el complemento desde la siguiente pagina y luego seleccionando la versión correcta de Power Pivot (32 o 64 bits)
Mientras que para Excel 2013 el complemento viene integrado en ciertas versiones de la aplicación. Para conocer más al respecto te invito a leer la siguiente entrada en mi blog:

Power BI: tu futuro como profesional de Excel es prometedor :)

image
(dar clic en las imágenes para ver mi articulo completo sobre cada uno en mi blog)
Power BI se centra en Power Pivot con Office 365 (SharePoint) y las demás herramientas de BI que obtienes en Excel 2013 como:
didimoPower View: reporte creado netamente con Excel 2013
Animation
Power View nuevamente: todo esto con Excel 2013. Increíble, no?

Mapa de Calor creado con Power Map dentro de Excel 2013 (Población de Panamá)
Sígueme en twitter o en mi blog para conocer más y mantenerte al día sobre Power BI:
Blog 

domingo, agosto 25, 2013

PowerPivot – Bienvenida a un nuevo colaborador

Es para mí un placer anunciar que a partir de hoy Miguel Ángel Escobar comenzará a colaborar en este blog.

Miguel Ángel es, además de experto en Excel, un apasionado profesional del área del BI (Business Intelligence – Inteligencia de Negocios) y en particular del PowerPivot.

En su primer nota, Miguel Ángel nos introduce al nuevo mundo del PowerPivot. En las futuras notas, tratará distintos temas y aspectos de esta nueva y poderosa herramienta.

Miguel Ángel publica este blog bajo el lema "Power Pivot, Power BI, Excel y BI para las masas!" y es el propietario del sitio Powered Solutions.