Unir hojas de un archivo Excel con Power Query

lunes, febrero 20, 2017

Casi todo usuario de Excel se ha enfrentado en algún momento a la tarea de unir datos de distintas hojas de un cuaderno. Por ejemplo, en un cuaderno Excel tenemos cuatro hojas conteniendo cada una los datos de ventas de cada uno de los trimestres del año. De la misma manera podríamos tener un cuaderno con 12 hojas, una por cada mes; o 48 hojas, una por cada mes de los últimos dos años; o…bien, la idea queda clara.

Si se trata de unir dos o tres tablas, que tienen la misma estructura, un simple Copiar y Pegar nos resuelve el problema. Pero cuando tenemos un número considerable de hojas Copiar y Pegar no sólo es tortuoso sino que puede conducir a omisiones o errores.

Power Query nos permite hacerlo con unos pocos clics y sin necesidad de abrir el archivo, de manera que podemos crear un nuevo archivo sin alterar el original.

Supongamos que nuestro original contiene cuatro hojas con los datos de ventas de cada uno de los trimestres del año. En la pestaña del Power Query (en Excel 2010/13, Datos Obtener y Transformar en 2016) creamos una consulta 


En la ventana del Navegador podemos ver las cuatro hojas del cuaderno. En lugar de seleccionar las hojas una por una, hacemos un clic al nombre del archivo (Ventas anuales por trimestre.xlsx) y apretamos el botón Edit. El resultado es el siguiente


Filtramos la tabla dejando visible sólo los valores “Sheet” en la columna “Kind”


con este resultado


Ahora eliminamos todas las columnas excepto “Data” (opcionalmente podemos dejar también la columna “Name” para identificar el origen de los datos) y apretamos el botón Expand (la doble flecha a la derecha del encabezado de la columna)

No nos dejamos inquietar por la advertencia “List may be incomplete” y apretamos “OK” con decisión. 


Como podemos apreciar, los encabezamientos aparecen en la primer fila por lo que deberemos promoverlos con “Use first row as headers”. Ahora se nos presenta un último problema: cada tabla en cada hoja cuenta con encabezamientos por lo que éstos aparecen en las filas de la tabla unificada y debemos eliminarlos.
Para hacerlo usamos el filtro en alguna de las columnas, por ejemplo en la primera quitamos la marca de "Customers.CompanyName"


Todo lo que nos queda por hacer es apretar Close and Load y ya tenemos nuestros datos integrados en una única tabla.


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