Reportes dinámicos con segmentación de datos en Tablas Excel

miércoles, diciembre 11, 2013

¿Se acuerdan de la funcionalidad Segmentación de Datos? Microsoft introdujo en Excel 2010 esta funcionalidad para las tablas dinámicas. La herramienta permite filtrar reportes de tablas dinámicas con ciertas ventajas sobre el filtro tradicional.

En Excel 2013 también las Tablas cuentan con esta herramienta. Esto abre la posibilidad de crear reportes dinámicos que pueden ser muy útiles en presentaciones de datos. Veamos este reporte hecho con esta herramienta

reporte Excel dinamico con tablas












Como pueden ver en la animación, la tabla oculta todas las filas no relevantes a la elección que efectuamos en los cuadros de segmentación. La ventaja de este método sobre el tradicional Autofiltro, es que vemos las elecciones que hemos efectuado. Además cuando elegimos un valor los cuadros de segmentación oscurecen todos los valores que dejan de ser relevantes.

La mejor parte de todo esto es que es muy fácil crear estos reportes.

Empezamos por un rango que contiene datos de ventas, que hemos convertido en Tabla.

Nuestra tabla tiene fechas por día, pero en nuestro informe queremos seleccionar por años y meses. Las Tablas no tienen la funcionalidad Agrupar de las tablas dinámicas, así que tendremos que dar un rodeo. A la derecha de la columna "Enviado" agregamos las columnas "Año" y "Mes". Los valores los generamos con las funciones AÑO y MES, obviamente

tabla Excel


Ahora tenemos que hacer un poco de espacio por encima y a la izquierda de la tabla para poder ubicar los cuadros de segmentación de datos. Al seleccionar alguna celda de la tabla, se hace visible el menú Herramientas de Tabla donde activamos la segmentación de datos

cuadros de segmentacion de datos


Elegimos los campos con los que queremos filtrar nuestro informe y apretamos Aceptar. Excel crea los cuadros

cuadros de segmentacion sin formato


Nuestra próxima tarea es cambiar el diseño de los cuadros de segmentación. Para hacer esto seleccionamos un cuadro de segmentación para hacer visible el menú de Herramientas de Segmentación

segmentacion de datos


Elegimos un estilo de la galería de estilos y lo aplicamos a los cuadros. Si ninguno de los estilos nos satisface, podemos duplicar y modificar alguno de los estilos existentes

Aplicar formato en segmentos de datos


Otra herramienta importante en el menú es el grupo de comandos Botones. Aquí podemos definir el número de columna que tendrá el cuadro (por defecto tiene una sola), el ancho y el alto

Agregar columnas en segmentos de datos


Finalmente ocultamos las columnas Mes y Año, ubicamos los cuadros en las posiciones que nos parezcan convenientes y quitamos las líneas de cuadrícula de la hoja (Vista-Mostrar)

El resultado final

informe dinamico


El archivo se puede descargar aquí.

6 comments:

Sergio 12 diciembre, 2013 00:32  

La segmentación de datos es algo que utilizo habitualmente para crear cuadros de mando. Me ha gustado tu forma de explicarlo.

Hilario Etienne 12 diciembre, 2013 16:09  

Excelente explicación, sin duda una herramienta que facilita el análisis de datos. Saludos.

Jhon Ariza 20 marzo, 2015 23:26  

Si tengo un archivo en 2013, se puede abrir y ejecutar en excel 2010?

Jorge Dunkelman 21 marzo, 2015 08:26  

Si. ¿Te ha surgido algún inconveniente?

Jhon Ariza 21 marzo, 2015 16:26  

Si, me genera un mensaje diciendo que es un segmentacion en office 2013, y no me lo muestra en 2010

Jorge Dunkelman 21 marzo, 2015 16:36  

Pensé que te referías a tsblas dinámicas. Como pongo al principio del post la funcionalidad segmentación para tablas existe sólo a partir de la versión 2013.

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