Crear tablas dinámicas independientes.

miércoles, agosto 10, 2011

Tal vez habrán notado un problema que existe en tablas dinámicas que comparten la misma base de datos: aplicar agrupar o desagrupar en una tabla produce el mismo efecto en la otra.

Supongamos que tenemos una tabla de facturas por fecha (como siempre, la bendita base de datos Northwind)



Creamos dos tablas dinámicas: una que muestra las ventas por año y mes y la segunda por año y trimestre, para lo que usaremos Agrupar

Para la primer tabla



con este resultado



Ahora creamos la segunda tabla basándonos en la misma base de datos, para lo cual usamos Insertar-Tabla Dinámica (o Datos-Tabla Dinámica en Excel Clásico). Pero al momento de crear la tabla, antes de que hayamos arrastrado alguno de los campos a alguna de las áreas podemos notar que el campo Años, creado al agrupar la tabla anterior, está presente en la lista de campos



Al arrastrar el campo Fechas al área de filas, los datos estarán agrupados por meses



Veamos que pasa al agrupar los datos en la segunda tabla por trimestres



Ambas tablas sufren el mismo cambio. Para que esto no suceda tenemos que construir la segunda tabla usando el asistente de tablas dinámicas.

En Excel Clásico (97-2003), al crear la segunda tabla usando la misma base de datos, veremos este mensaje



Todo lo que nos queda por hacer es apretar No para crear informes independientes



En Excel 2007/10 no se abre la opción de crear tablas independientes al construir la segunda tabla. Para que esta opción se presente tenemos que usar el asistente de tablas dinámicas. El viejo asistente existe en Excel 2007/10, pero está oculto lejos de los ojos del usuario. Para hacerlo visible usamos el atajo de teclado Alt+T+B



Seguimos los pasos hasta recibir el mensaje



Procedemos como en el caso anterior y creamos tablas dinámicas independientes también en Excel 2007/10

10 comments:

carola 11 agosto, 2011 00:58  

Muy buen aporte. El asistente para Tablas Dinámicas 2007-2010, también se puede poner en inicio rápido, buscándolo previamnete en "más comandos"...
Es curioso también (alguna vez lo comenté por aquí), el hecho de que si hacemos una tabla dinámica basada en una base de datos y, si posteriormente borramos dicha base de datos,...la base de adtos entera continúa implícitamente en la tabla dinámica...

Jorge L. Dunkelman 11 agosto, 2011 06:49  

Hola Carola, gracias por el aporte.
En relación a la segunda parte de tu comentario, cuando creamos una tabla dinámica, Excel crea una copia oculta (cache)de la base de datos lo que le permite hacer los cálculos en forma eficiente. Al borrar la base de datos el cache sigue existiendo y permtiéndonos manipular los datos.
Si creamos un informe dinámico y no tenemos que agregar o quitar datos, podemos borrar la base de datos, por lo general la hoja que la contiene, y reducir considerablemente el tamaño (pesso) del archivo.

T4V1T0 28 septiembre, 2011 19:26  

Hola, Jorge.
Excelente página! He aprendido y aplicado muchas de tus prácticas.
Tengo una pregunta que no tiene nada que ver con excel: Cómo editas tus imágenes para que se vean con ese borde irregular?

Gracias de antemano,
Octavio

Jorge L. Dunkelman 28 septiembre, 2011 21:40  

Uso FastStone. Fijate en la página (http://www.faststone.org). Tiene varias aplicaciones, algunas gratuitas y otras (la que uso es FastStone Capture) con un precio razonable.

Jorge (El chango),  18 noviembre, 2011 17:46  

Hola Jorge, te pregunto algo:
En el caso que ya haya creado las Tablas dinámicas y hayan quedado dependendientes, ¿existe alguna opción para independizarlas?.

Un saludo y gracias.

Jorge L. Dunkelman 19 noviembre, 2011 08:06  

No se me ocurre ninguna opción para hacerlo. Siempre se puede crear de nuevo la tabla usando la técnica que muestro en la nota.

Anónimo,  30 diciembre, 2011 17:47  

Hola Jorge un saludo desde Mexico, tengo la misma duda de EL Chango, hice un archivo con la ayuda de tus excelentes aportes pero deje las tablas dependientes y tengo muchos problemas para proteger las hojas, y son bastantes, el msexcel me pide que las tablas sean independientes, ¿tendras alguna forma de hacerlas independietnes?

Gracias¡

Jorge L. Dunkelman 31 diciembre, 2011 10:55  

Mucho me temo que tendrás que crearlas de nuevo, tal como pongo en la respuesta a Chango. Si se me ocurre algo lo publicaré.

Anónimo,  04 marzo, 2012 04:56  

Hola Jorge, queria preguntarte como puedo obtener la BD Northwind para poder practicar, tengo Excel 2010.

Gracias

Jorge L. Dunkelman 04 marzo, 2012 06:47  

Hasta la versión 2007 de Excel, la base de datos viene en el disco de instalación (Access). Para Excel 2010 se puede descargar la nueva versión (en este sitio hay un enlace para la descarga).

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