Filtro Avanzado – valores únicos en otra hoja

martes, julio 13, 2010

Ya hemos mencionado en el pasado la posibilidad de extraer valores únicos de una lista con Filtro Avanzado.

En Excel 2007 usamos Datos-Ordenar y Filtrar-Avanzadas



El problema con este método, tanto con Excel Clásico como con Excel 2007, es que aparentemente podemos extraer la lista de valores únicos sólo a la hoja que contiene la lista



Pero si leemos con atención el mensaje de Excel, vemos que dice "Sólo se puede copiar los datos filtrados a la hoja activa". Y remarco "hoja activa", ya que esta es la clave para resolver el "problema".

Cuando queremos copiar valores únicos de una lista a una hoja distinta de la hoja que contiene los datos, sencillamente activamos el Filtro Avanzado desde la hoja que recibirá la lista de valores únicos. De esta manera la hoja activa es la que recibirá los valores únicos.

Veamos el caso en nuestro ejemplo. La lista de nombres, con varios valores repetidos, está en la hoja "lista"; nuestro objetivo es copiar la lista de valores únicos en la hoja "únicos".

Elegimos la celda de la hoja "únicos" donde queremos poner los valores únicos (A1 en nuestro caso) y activamos Filtro Avanzado y ponemos todas las definiciones excepto "Rango de la lista"



Ahora señalamos el rango de la lista



Al apretar "Aceptar" los valores únicos serán copiados al rango deseado.
Antes de descubrir esta solución (y supongo que no soy el primero en descubrirla) me había embarcado a escribir una macro para hacer la tarea. Moraleja: dedicar siempre unos segundos para evaluar si entendemos lo que nos dicen.

26 comments:

Martín 13 julio, 2010 19:42  

Jorge, una observación brillante la tuya.

Como me pasaba esto con cierta frecuencia, descubrí que si en realidad usás rangos nombrados (y mejor aún, si los hacés dinámicos), este problema se resuelve más fácilmente, y de una manera más correcta quizás.

Juan R Garces 14 julio, 2010 16:07  

Buen día. Tengo una inquietud, me gustaria saber si existe una manera de resaltar o señalar de alguna forma, las celdas que dentro de una base de datos, contengan formulas. Es que tengo una base de datos de más de 50 columnas y más de 300 filas y necesito saber cuales son las celdas que contienen alguna formula, pero no se la forma de descubrirlas o que queden resaltadas de algun color para poderlas ver sin problemas. Muchas gracias.

Lucio Arango 14 julio, 2010 17:10  

hola Jorge es interesante el metodo, pero una consulta que tan importante es el nombre del campo (es decir el titulo nombres) ya que hice la prueba sin poner el titulo y me sale uno repetido pero si le pongo el titulo ahi recien muestra sin repetir. porque??

Jorge L. Dunkelman 14 julio, 2010 18:30  

Podés usar esta técnica: seleccionás el rango relevante (o toda la tabla con Ctrl+*) y apretas F5 para abrir el diálogo de Ir A. Apretás el botón Especial; marcás la opción "Celdas con fórmulas" y apretás Aceptar. Esto selecciona todas las celdas del rango que contienen fórmulas. Ahora podes poner un fondo de color de una vez a todas las celdas seleccionadas.

Jorge L. Dunkelman 14 julio, 2010 18:36  

Lucio,
cuando no incluís el título en el rango Excel supone que el primer valor de la lista es el título. Si el segundo valor es igual al primero, éste sale repetido.

Antonio,  25 setiembre, 2010 10:08  

Hola Jorge, gracias de antemano por tu esfuerzo y paciencia.
Somos un centro de formación de idiomas a empresas, tenemos varios profesores que van a dar esa formación y, como es lógico, tienen que pasar lista y con ello cubrir una hoja de asistencia. En esa hoja, entre otras cosas hay una celda que define el campo EMPRESA. El caso es que a final de mes, los profesores me envían los archivos y yo necesito automatizar la selección de las asistencias de cada una de las empresas para enviarselas a las compañías. Resumiendo, como puedo filtrar para que me aparezcan las hojas de una determinada empresa y así puedo guardar esa selección y enviarla por correo.

Gracias de antemano

p.d.: me he atrevido a poner esta consulta aquí, y no tengo muy claro si es el sitio adecuado.

Jorge L. Dunkelman 25 setiembre, 2010 11:12  

Antonio, por favor, fijate en los enlaces "Ayuda" o "Consultoría" en la parte superior del blog

Anónimo,  15 octubre, 2011 14:14  

OYE GRACIAS POR TU INFO ME SIRVIO DE MUCHO, YA QUE HOY TENGO MI PARCIAL DE INFORMATICA Y TELEMATICA Y ESTO DE FILTROS ES LO QUE NOS VAN A PREGUNTAR Y NO SABIA COMO HACERLO, HE MIRADO EN VIDEOS Y EN OTROS LADOS PERO MAS CLARO QUE EL TUYO NO HABIA PODIDO ENCONTRAR.

Jose Francisco 22 enero, 2012 18:47  

Hola

Jorge, que barbaridad. De nuevo felicidades y gracias

Te pido el favor me orientes en estas dos dudas

La primera:
Como funciona este ejemplo con una lista con 2 campos (Mes y Nombre). Ejemplo: Extraer los registros de enero y vendidos por Juan. Yo estoy concatenado los dados, sin embargo como tu lo mencionas en la moraleja en otra nota " es mejor tomarse unos minutos ...."

La segunda:
Como extraido el complemento. Ejemplo como extraer los registros de enero y NO vendidos por Juan.

Jorge L. Dunkelman 23 enero, 2012 06:52  

José

tienes que poner los encabezamientos de las columnas que te interesan en el rango donde vas a copiar los datos y usar criterios (fijate en esta nota)

JFVV 24 enero, 2012 02:13  

Jorge....

Solo agradecieminto y admiración

Gracias por tu guia

Nelson 27 abril, 2012 17:39  

Amigo, muchas gracias. La comunidad se alimenta de información gracias a ti y a muchos otros. Ahora que estoy haciendo clases me doy cuenta de lo importante que es transmitir el conocimiento.

ale torres,  17 mayo, 2012 22:53  

Jorge:

Pido tu ayuda, para resolver un conflicto, como puedo extraer datos que coincidan con un criterio si estan en dos columnas diferentes?

Gracias de antemano.

Jorge L. Dunkelman 19 mayo, 2012 11:35  

Ale,

una solución sería poner todos los datos en una única columna. Otra sería realizar la tarea en dos etapas. Pero si queremos realizar la tarea en una única operación, no veo otra salida que programar una macro.

anna,  30 mayo, 2012 15:42  

Hola!
me gustaria hacer una copia (mirror) de una hoja (hoja 1) a otra (hoja 2). Con la dificultad que: si inserto una fila en la hoja 1, me aparezca tambien en la hoja 2. Porque en condiciones normales, si inserto una fila en la hoja 1 entre la fila 4 i la 5, lo que me pasa en la hoja 2 es que en la fila 5 queda copiada la fila 6 de la hoja 1.
no se si me he explicado bien.
simplement quiero un espejo de la hoja 1.

Gracias

Anna

Jorge L. Dunkelman 01 junio, 2012 17:25  

Para que los cambios en la estructura de una hoja se reflejen de la misma manera en otra (suponiendo que son idénticas) tienes que seleccionar ambas hojas (apretar Ctrl apuntando a la pestaña de la segunda hoja) antes de realizar el cambio.

Anónimo,  03 agosto, 2012 20:54  

Hola, Jorge necesito de tu ayuda.

necesito generar una consulta en una hoja de excel a raiz de otra hoja base, la informacion la alimento en la base y en la consulta quiero que salgan todos los registros relacionados según un criterio

Jorge L. Dunkelman 06 agosto, 2012 18:52  

Hay varias formas de hacerlo. Te sugiero que veas esta nota donde muestro un uso posible de MS Query.

Anónimo,  15 abril, 2013 02:55  

Hola, uso la version 2010, y si trato de comenzar el filtro avanzado desde la hoja en donde quiero el resultado, no funciona, me dice que debo tener una tabla.

Jorge Dunkelman 15 abril, 2013 08:26  

Funciona de la misma manera en Excel 2010. Un detalle importante, que me parece es tu problema, es que la celda por encima de la cual queremos traer los datos debe estar vacía. Es decir, no hay que poner un encabezamiento al rango donde queremos quye aparezcan los valores filtrados.

Anónimo,  15 abril, 2013 22:25  

Muchas gracias Jorge!
Estuve mucho tiempo tratando de filtrar datos, sin éxito, de una hoja a otra... hasta hoy!

Anónimo,  06 mayo, 2013 23:48  

Gracias, Jorge.

De verdad, es muy apreciable lo que tu haces, al ayudar a personas que necesitamos encontrar soluciones de este tipo.

Anónimo,  21 junio, 2013 20:43  

como podria colocar en otra celda como titulo el valor de por el cual se esta filtrando

Jorge Dunkelman 22 junio, 2013 21:26  

Usando la técnica que muestro en esta nota.

Arianne 03 diciembre, 2014 00:49  

Jorge estupendo tutorial, me ha ayudado muchísimo en el trabajo y ahorrado un montón de tiempo. En el hacer de la tabla se me ha ocurrido una idea, la cual te agradecería un montón que me aclararás como hacer (en caso de ser posible).
Tengo una tabla en el libro 1, a la cual le aplico autofiltros y deseo que esos autofiltros estén disponibles en el Libro 2, pero solo el filtro (no todos los datos de la tabla) es posible?, Es decir que yo en el Libro 2 tenga celdas filtradas de los datos provenientes del Libro 1 :) Está un poco complicado, pero espero haberme expresado bien

Jorge Dunkelman 03 diciembre, 2014 15:25  

Hola Arianne,
no creo haber entendido. ¿Qué quiere decir que los filtros del libro 1 estén disponibles en el libro 2? Podés usar la técnica que muestro en la nota, aplicando criterios para filtrar, y llevar los resultados a otro libro.

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