Más sobre del comando Ir A - Especial de Excel

domingo, junio 06, 2010

El blog oficial del equipo de desarrollo de Excel está publicando una serie de notas sobre los atajos de teclado favoritos de sus miembros. Esto me trajo a la memoria una nota que escribí en los albores de este blog sobre el comando Ir A.

En esa nota me limitaba a mostrar cómo seleccionar fácilmente todas las celdas en blanco de un rango. Esto es muy útil cuando tenemos que llenar los vacíos en una columna de una tabla.

Por ejemplo, al importar datos de una base de datos o copiar los valores de una tabla dinámica es muy común tener esta situación (los datos son la base de datos Northwind incluida en las distintas versiones de Office)



Para poder usar estos datos en una tabla dinámica o totalizar con fórmulas u otras tareas por el estilo, tenemos que llenar las celdas en blanco con el nombre del país correspondiente. Lo hacemos fácilmente con Ir a (atajo: F5 o Ctrl+I). Primero seleccionamos todo el rango a rellenar (en nuestro caso A1:A24), luego apretamos F5 (o Ctrl+I) y apretamos el botón Especial



Elegimos la opción Celdas en Blanco y apretamos Aceptar



La celda activa ahora es A3. Apretamos "=" y seleccionamos A2 con el mouse



Finalmente apretamos simultáneamente Ctrl y Enter, obteniendo este resultado



Es recomendable seleccionar nuevamente el rango y convertir todas las referencias en constantes (Copiar-Pegado Especial Valores).

Pero, como podemos ver, hay en Ir A-Especial mucho más. Básicamente, Ir A-Especial nos permite seleccionar rangos de acuerdo a criterios. Veamos algunos usos:

1 – Eliminar todos los comentarios en un rango



En el rango A1:B7 tenemos cuatro comentarios como podemos apreciar por las señales rojas. Seleccionamos todo el rango y usamos Ir a Especial-Comentarios




Abrimos el menú contextual (botón derecho del mouse) y con Eliminar Comentario, quitamos todos los comentarios de una vez.





2 – Constantes/Celdas con fórmulas




En este ejemplo, Ir a Especial-Celdas con fórmulas-Errores, nos permite seleccionar todas las celdas del rango con resultado #N/A. Luego podemos reemplazar el valor de estas celdas con otro (vacío, cero, etc.) de una vez usando Ctrl+Enter.

3 –Diferencias entre filas/Diferencias entre columnas.

Estos comandos nos permiten seleccionar todas las celdas de una columna/fila cuyos valores son distintos de los de las celdas de referencia. La celda de referencia es la ceda activa del rango seleccionado. Veamos estos ejemplos aplicado al rango A1:C3




Después de seleccionar, la celda activa es A1, aplicamos Ir a Especial-Diferencias entre filas







En la fila 1 la celda seleccionada es B1, la única que contiene un valor distinto a la celda de referencia (A1).

En la fila 2 la celda de referencia es A2 y por lo tanto la celda seleccionada es C2.

En la fila 3 las celdas seleccionadas con B3 y C3, que contienen valores distintos a A3.

De la misma manera funciona Diferencias entre columnas





Al principio de la nota vimos como seleccionar todas las celdas en blanco en un rango. Con estos comandos podemos hacer lo opuesto, seleccionar todas las celdas no en blanco del rango. El truco consiste en que la celda de referencia este en blanco. Por ejemplo podemos agregar una fila y una columna en blanco al rango y usar Diferencias entre filas






3 comments:

carolsurz 06 junio, 2010 22:47  
Este comentario ha sido eliminado por el autor.
carolsurz 07 junio, 2010 16:13  

Muy buena la entrada, son de esos "trucos" que no sabes que existían y cuando los ves te solucionan bastante.
De todas formas, había visto hace tiempo en otro foro o libro, no me acuerdo, que utilizaban la función "Diferencias entre filas" para comparar no constantes (como en tu ejemplo), si no fórmulas y si seguían la misma secuencia y detectaba las que no se ajustaban a la celda de referencia (activa); podrías publicar, si te parece oportuno, una entrada sobre este tema...porque la verdad muchos de estos botones nio sé para que valen realmente

Saludos y Gracias

Anónimo,  15 junio, 2013 20:46  

muy bueno, hace 5 años hice una macro para solucionar este problema sin saber que existía ese botón "Especial" en Ir a....
más vale tarde que nunca, jeje

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