Tamaño de cuadernos Excel con tablas dinámicas

sábado, julio 04, 2009

Una de las mejores y más útiles funcionalidades de Excel son las tablas dinámicas. Si bien podemos generar tablas dinámicas basándonos en datos externos, por lo general los datos estarán en una de las hojas del cuaderno que contiene la tabla dinámica.

Si queremos distribuir nuestro archivo y queremos reducir su tamaño podemos sencillamente eliminar la hoja que contiene los datos. Esto sólo afectará la posibilidad de agregar o borrar datos de la base de datos, pero todas las otras funcionalidades seguirán vigentes.

Para demostrarlo construimos una base de datos de las ventas de una empresa imaginaria. Esta base de datos contiene las ventas de todos los días desde el 1ro. de enero de 1970 hasta el 30 de junio de 2009 (14423 días/líneas en la tabla). El tamaño del archivo, antes de construir la tabla dinámica es 1.2 MB.



tablas dinámicas Excel

Creamos una tabla dinámica que agrupe las ventas por año y trimestre

tablas dinámicas Excel

El tamaño de nuestro archivo ha crecido y es ahora 1.63 MB.


Ahora borramos la hoja que contiene los datos y guardamos el cuaderno. El tamaño de nuestro archivo se ha reducido dramáticamente a 455 KB

tablas dinámicas Excel

La funcionalidad de la tabla dinámica sigue intacta. Por ejemplo, podemos arrastrar el campo de los trimestres del área de columnas al área de filas

tablas dinámicas Excel


tablas dinámicas Excel

A pesar de haber borrado los datos en que se basa la tabla dinámica, éstos no se han perdido. Para recuperarlos todos lo que tenemos que hacer es un doble clic en la celda de la tabla dinámica que contiene el total general

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Esta acción genera una nueva hoja con todos los datos tal como aparecían en la hoja que borramos previamente.


Esto es posible dado que cuando creamos una tabla dinámica, Excel “fotografía” todos los datos y los guarda en una memoria especial llamada Cache. Este método hace que las tablas dinámicas sean tan eficientes en la velocidad de cálculo.




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4 comments:

Felipe Binimelis 06 julio, 2009 15:33  

Me queda una duda, si la fuente de la tabla dinámica queda almacenada en la cache del sistema, entonces al cerrar Excel o reiniciar el sistema los datos de la base de datos se perderían, ya que esos 1.2 Mb dejan de estar en excel para mantenerse en la memoria RAM. ¿Estoy en lo cierto?,

Jorge L. Dunkelman 06 julio, 2009 22:22  

Hola Felipe
no, despues de guardar el cuaderno sin la base de datos puedes cerrar Excel (y también la máquina). Al volver a abrir el archivo la tabla dinámica sigue siendo totalmente funcional. La única limitación es que, obviamente, no se puede modificar la base de datos.

Eduardo 15 julio, 2009 02:11  

Pero si algún día se te ocurre darle "Actualizar" a la tabla dinámica, ya perdiste todo cierto?
O si tines configurada tu tabla dinámica en "Actualizar al abrir" ya perdiste la información.

Jorge L. Dunkelman 15 julio, 2009 20:53  

Así es Eduardo. Como pongo en la nota, no se puede agregar o cambiar datos, es decir, actualizar. Pero no perdiste todo. Podés cambiar campos de un área a otra, podés filtrar, etc. Todo lo que no requiera cambiar los datos de la tabla que no son accesibles.

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